Анализ деятельности факультета истории и международных отношений КемГУ по работе с обращениями граждан

Ведение делопроизводства по письменным обращениям граждан

Факультет истории и международных отношений (ФИиМО) является структурным подразделением федерального государственного бюджетного учреждения высшего профессионального образования «Кемеровский государственный университет» некоммерческой организации, созданной главным образом для достижения образовательных, научных, социальных и культурных целей Устав федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Кемеровский государственный университет». Кемерово, 2011. Ст. 1.1. В рамках вуза факультет, осуществляя образовательную деятельность, реализует право граждан на образование.

Во главе его находится декан, который несет ответственность за работу факультета. Основным внутренним административным звеном является деканат, координирующий работу всех кафедр. В нем сосредоточено делопроизводство факультета, которое ведется двумя ведущими инженерами и секретарем-машинисткой.

Учитывая образовательную специфику учреждения объем работы с обращениями граждан здесь небольшой, что определило отсутствие специального отдела по работе с ними. Работа с обращениями граждан входит в функционал секретариата. Личную ответственность за организацию работы с обращениями граждан, состояние делопроизводства несет декан, который контролирует этот участок работы.

Внутреннего документа регламентирующего работу с обращениями граждан в Кемеровском государственном университете не разработано, она осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 ФЗ-59 и «Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях».

Обращения граждан поступают на факультет, как в письменной, так и в устной форме. В соответствии с положениями указанного закона обращения адресуются должностному лицу, в данном случае главе факультета — декану. Письменные обращения поступают на факультет по почте, факсу, электронной почте, лично из рук заявителя.

К обращениям могут прилагаться различные справочные материалы, зачастую копии документов (свидетельство о рождении, браке, паспорт). Их скрепляют вместе с обращением так, чтобы они не потерялись в процессе работы. университет делопроизводство образование Все документы изначально доставляются в канцелярию университета, откуда поступают на факультет. Они проходят обработку секретарем, которая заключается в предварительном просмотре, регистрации, после чего подаются на рассмотрение руководством и передаются исполнителям.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, и направляются непосредственно ответственным исполнителям. Поступающая корреспонденция сортируется на регистрируемую и не регистрируемую. Не регистрируются обращения граждан, в которых отсутствуют данные о заявителе. Регистрация документов на факультете осуществляется в журнале регистрации входящей корреспонденции (Приложение 2).

При журнальной регистрации обращения учитываются под порядковыми номерами в течение года, без каких-либо буквенных обозначений. Регистрация заключается в записях в журнале основных поисковых признаков документа и сведений о заявителе. На всех входящих регистрируемых документах в правом нижнем свободном от текста поле первой страницы документа ставится дата поступления документа и порядковый регистрационный номер. Нужно отметить, что единый для всех организаций порядок цифровой индексации обращений граждан не установлен.

Указания по исполнению обращений даются деканом и его заместителями в форме резолюции. Резолюция проставляется на лицевой стороне первого листа документа на свободном от текста месте, между адресом и текстом. В состав резолюции включаются следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя, содержание действий, срок исполнения, личная подпись и дата.

После решения поставленных в документе вопросов, ответственный исполнитель должен сделать отметку об исполнении документа, и направлении его в дело внизу первой страницы. Обработанные и исполненные входящие документы хранятся в деканате у исполнителя до истечения срока хранения-выписки из приказов. Обращения с ответами, кем бы они не исполнялись, обязательно подписываются деканом.

Перед отправкой ответа заявителю или органу, направившему обращение для разрешения секретарь обязан проверить наличие всех страниц обращения и ответа на него, правильность оформления и адресования, наличие подписей, приложений (если таковые имеются), ссылки на номер и дату направленного обращения, зарегистрировать в журнале исходящей корреспонденции и только после этого отправить через канцелярию или почтовое отделение.

Весь массив обращений можно разделить на две категории: личного и учебно-воспитательного характера.

Основная масса обращений, поступающих в учреждение, состоит из студенческих заявлений, поданных на личном приеме, однако заявления бывших студентов на выдачу справок, например, об обучении могут быть присланы почтой. Каждое поданное заявление составляется в соответствие с установленными в вузе образцами и подписывается руководителем. Если обращение требует подписи ректора или проректора, то оно передается им на рассмотрение, после чего подшивается в личное дело студента в отделе кадров.

В правом нижнем углу первой страницы обращения или на другом свободном от текста месте этой страницы ставится подпись руководителя, дата принятия и резолюция, определяющая дальнейший ход документа (например, «В распоряжение», что подразумевает официальное оформление в факультетский документ). Конверты от поступивших письменных обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения. Сопроводительные письма к обращениям регистрируются, обрабатываются и хранятся вместе с поступившими обращениями.

Студенческие заявления хранятся в отдельной папке и по истечению учебного года раскладываются по личным делам учащихся, заявления бывших студентов в личных делах отдела кадров вуза.

При поступлении письменных обращений, содержащих вопросы, решение которых не относится к компетенции факультета копии данных обращений в пятидневный срок направляются в соответствующие инстанции, с обязательным уведомлением об этом автора обращения с разъяснением, куда им необходимо обратиться.

На обращения граждан, поступающих по электронной почте, например, по вопросам поступления на факультет, сотрудничества и прочее даются ответы в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении. Они нигде не фиксируются.

Срок рассмотрения письменных обращений определяются в зависимости от сложности поставленных в них вопросов. Установлен максимальный месячный срок разрешения, заявлений жалоб и предложений со дня регистрации в вузе. Заявления и жалобы, которые не требуют дополнительного изучения и проверки, разрешаются безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня поступления О порядке рассмотрения обращений граждан РФ: федер. закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ// Собрание законодательства РФ. 2006. № 19. Ст. 12. URL: htpp:// base.garant.ru/12 146 661/. При необходимости проведения специальной проверки, запроса необходимой информации руководитель может продлить указанный срок, но не более чем на один месяц с одновременным уведомлением автора обращения.

Обращения, поступившие на факультет с сопроводительными письмами или поручениями вышестоящих органов (должностных лиц) с требованиями сообщить о результатах рассмотрения обращений, берутся на особый контроль.

Обращение считается рассмотренным по существу, если в результате его рассмотрения в соответствии с законодательством решены все изложенные в обращении вопросы и дан письменный ответ ему. Ответы на обращения подписывает декан, при этом указывается фамилия исполнителя, его номер телефона.

В результате обращения граждан формируется комплекс документов по их рассмотрению (справки, сведения, переписка и т. д.). Значительное количество студенческих обращений связано с получением справок с места учебы. Для регистрации выдаваемых факультетом справок учащимся используется регистрационный журнал о выдаче справок, в котором путем сквозной нумерации фиксируется каждая выданная справка с места учебы (Приложение 3). Приказы и распоряжения, а так же их копии, содержащие более одной фамилии, студентам на руки не выдаются, а производятся выписки из этих документов, в целях защиты персональных данных.

Все исходящие документы, в том числе переписка по обращениям граждан ведется за номерами, присвоенными им при регистрации. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера и факультетского индекса. Например, 239/06.02 (239 — порядковый номер, 06.08 — индекс ФИиМО) (Приложение 4).

Предложения, заявления и жалобы граждан по учебно-производственным вопросам и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам, и хранятся в отдельных папках.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Сроки хранения заявлений, справок с места работы, объяснительных составляет в соответствии с номенклатурой дел 1 год, журнала входящей корреспонденции 3 года. Журнал исходящей корреспонденции в соответствие с номенклатурой дел полагается хранить на протяжение 3 лет.

Таким образом, делопроизводство по обращениям граждан на факультете истории и международных отношений ведется в соответствии с нормативными актами, регулирующими реализацию прав граждан на обращения в государственные органы.