Старт. 
Налаживание внешней коммуникации организации посредством event-менеджмента

Команду проекта курирует научный руководитель.

При календарном планировании прежде всего учитываются сроки, место проведения мероприятия, а так же устоявшиеся, вошедшие уже в традицию и привлекательные для публики мероприятия ближайшего окружения.

Количество ожидаемых посетителей оценивается на основе данных, полученных в результате исследования (проведено анкетирование и опрос), так же на основе опытных данных, в виде обратной связи рекламной деятельности.

Планирование логистики ограничивается самостоятельным участием организаторов в обслуживании кофе-брейка, обустройством сидячих мест, установкой декораций, подключением звуковой аппаратуры, все остальное в полной мере предоставлялось конференц-залами НГТУ.

Предварительные переговоры с поставленными на повестку дня именитыми выпускниками, которые являются визитной карточкой кафедры, проводятся уже на начальном этапе, поскольку результат таких переговоров в значительной мере влияет на запланированную программу.

Когда на выбранные помещения оформлена заявка, планирование переходит в подготовительную фазу.

Подготовка

При распределении задач определяются отдельные участки работ и назначаются ответственные. Далее идет этап детального планирования.

Планирование event-мероприятия концентрируется на следующих пунктах:

· Реклама/пресса Использована наружная реклама: афиши, пригласительные билеты; интернет-реклама в социальных сетях, размещена информация о мероприятиях на официальном сайте НГТУ; приглашены фотографы и журналисты печатных изданий НГТУ;

• · Приглашение почетных гостей, дружественных групп
• · Планирование снабжения продовольствием
• · Планирование логистики, составление рабочего плана для членов команды.

После оформления заявки на место проведения мероприятий и заключения устной договоренности со спикерами остановить планирование и отказаться от мероприятий уже невозможно. Т.к. это повлечет за собой сбой во внешней коммуникации организации и повышенные затраты.