Внешняя организация (аутсорс)

Процессы «а» и «б», обычно, заказчики разрабатывают и проводят самостоятельно. Однако, имея недостаток опыта, следует запросить у привлекаемой специализированной организации типовые процедуры, рекомендации по составлению технического задания и другие документы, позволяющие существенно упростить процесс разработки собственных регламентов. Стоит отметить, что часть специализированных организаций (например http://etp.roseltorg.ru, http://com.sberbank-ast.ru) весьма жестко относятся к регламентам проведения торгово-закупочных процедур и требуют от заказчиков использовать только стандартные варианты с весьма скромными вариациями (см. Приложение № 1, Регламент площадки «Сбербанк-АСТ»). Другие позволяют заказчикам разрабатвать собственные стандарты, рекомендуя придерживаться оптимальных, по их мнению, вариантов (например http://www.zakupki.ru/art/static/15). В любом случае, заказчик должен понимать, чем более полно и формализовано будет описан, как процесс проведения тендера, так и процесс определения победителя, тем эффективнее будет результат.

Таким образом, при всех возможностях Интернета, заказчики все еще нуждаются в качественной автоматизации подбора поставщиков, также, как поставщики нуждаются в своих заказчиках. Есть спрос — есть предложение. На рынке появились сервисы помогающие заказчикам и поставщикам найти друг-друга. К примеру: Trade. Su, Multitender, Seldon и другие системы автоматически уведомляют поставщиков о том, что заказчики собираются приобрести. У каждой системы есть свои собственные плюсы и минусы, но самые главный плюсы:

• · Максимальный охват целевой аудитории
• · Быстрое уведомление поставщиков о предстоящем тендере
• · Высокое внимание поставщиков к запросам (не отсеиваются, как спам)

В дополнение к этому, системы предлагают свои «уникальные бонусы», например:

• · услуга «проверенный поставщик»
• · аналитические справки по товару/региону/контрагенту
• · юридическое и информационное сопровождение сделок

и другие.

Интересным фактом является то, что заказчики могут получать основные сервисные возможности бесплатно, т.к. за использование систем обычно платит поставщик (он в первую очередь заинтересован в сбыте своей продукции). Это означает, что заказчик может сэкономить значительные средства на оплату труда некоторых сотрудников отдела закупок. Впрочем, заказчик может оплатить «уникальные бонусы» и получить дополнительный сервис.

Передавая организацию закупок на аутсорс, заказчик максимально подробно описывает техническое задание и отдает его фирме, занимающейся организацией и проведением тендеров. Часто (а для государственных нужд — всегда) сторонние фирмы, занимающиеся проведением тенедеров, называют «специализированными организациями» (сокращенно СО или спецорганизации). Заказчику остается только решить, заключать с победителем тендера контракт или нет (государственные заказчики не имеют возможности отказаться от заключения контракта согласно ФЗ-94).

Из наиболее значительных минусов можно отметить зависимость от посторонней организации. Т. е. неизвестно, будет ли эффект от этих сервисов. Впрочем, СО заинтересованы (в целях сохранения отношений с заказчиками) в прозрачности процедуры проведения тендеров, поэтому на каждом этапе автоматически предоставляют заказчику полную открытую информацию, о компаниях подавших заявку. Этим добивается высокая конкуренция между поставщиками и снижается коррупционная составляющая.

Комбинирование способов закупок.

Для большей минимизации рисков, можно периодически провести закупки параллельно, как с привлечением СО, так и с самостоятельным поиском поставщиков. В зависимости от экономического эффекта — принимать решение о дальнейшем способе подбора поставщиков. Это «держит в тонусе» СО, заставляя оказывать услуги качественно.

Именно таким образом, в свое время АК «АЛРОСА», Международный аэропорт «Домодедово», торговая сеть и др. выбрали в качестве основного организатора поиска поставщиков систему Trade. su; Sollers, Росатом, Группа Е4 выбрали Fabrikant; Росатом в последствии переключился на «Единую электронную торговую площадку (http://etp.roseltorg.ru/personal/atom/) государство создало систему zakupki.gov.ru. Это говорит о том, что и ведущие коммерческие предприятия страны и государство понимают важность максимально оптимизированного процесса закупок.

Следует понимать, что организация тендеров через СО обычно требует большего времени, чем прямые закупки. Т. е. такой вид закупок отлично подходит, например, для выбора поставщика материалов под планируемое производство или строительство. Но абсолютно непригоден, когда требуется срочно закупить требуемую продукцию (услуги, работы), например, устранение аварийных ситуаций, либо когда объем закупаемой продукции слишком мал и экономически невыгодно платить СО за организацию такого тендера, например, закупка небольшой партии канцелярских товаров. В этом случае, заказчик закупает необходимое собственными силами, обычно у ближайшего поставщика, которых хорошо известен. Впрочем, все большую популярность набирают тендеры в которых предметом контракта является не конкретный объем поставляемой продукции (работ/услуг), а возможность срочной поставки по заявке заказчика в течении какого-то периода (обычно такие контракты заключаются на год). Т. е. победитель тендера готов в течение года поставлять продукцию/работы/услуги по заявке заказчика по цене, отличающейся от начально-предложенной на коэффициент изменения цены.

Коэффициент может быть линейным, равным текущей официальной инфляции, либо привязан к ставке рефинансирования, либо выбран произвольно, по согласованию между заказчиком и поставщиком. В частном случае, цена не меняется в течение всего срока действия контракта. Т. е. поставщик обязан поставлять в любое время товар по начальной цене независимо от текущей экономической ситуации. Гарантиями в данном случае обычно являются крупные штрафные санкции к поставщику, отказавшемуся от своих обязательств.

Этим заказчик решает сразу 2, казалось бы, несовместимые, проблемы:

• · Максимально быстрый поиск поставщика
• · Максимально выгодная цена контракта

Безусловно, возможно существует какой-либо поставщик, предлагающий более низкую цену, но его поиски займут дополнительное время, что недопустимо для данного случая.