Конференции. 
Событийный маркетинга как способ продвижения услуги

Подготовка конференции довольно трудоемка. Планируется полная программа конференции. Многое зависит от состава приглашаемых специалистов, что определяется, прежде всего выбранной темой конференции, целями, которые преследуют организаторы. За этим следует приглашение специалистов и почетных гостей. Подготовка включает в себя также выбор места проведения, размещения приезжих участников, обеспечение питания, организацию досуга. Хотя конференции и считаются самым формализованным видом приема, ее успех и интерес к ней участников во многом определены прежде всего именно возможностью неформального общения. Важным моментом является также издание материалов по итогам конференции, которые сами по себе являются материалом, используемым впоследствии в целях PR.

Конкретная подготовка конференции (семинара, круглого стола) предполагает решение ряда задач:

• Ш Определение целей и задач планируемой конференции (семинара, круглого стола).
• Ш Определение состава потенциальных участников.
• Ш Определение тематики конференции.
• Ш Определение круга выступающих, докладчиков и прочих спикеров. Предварительные контакты по e-mail'у, факсом, по телефону.
• Ш Определение необходимого материально-технического обеспечения.
• Ш Составление предварительного бюджета затрат.
• Ш Выбор места проведения (в помещении фирмы, аренда зала, выездной вариант).
• Ш Определение возможностей размещения приезжих участников.
• Ш Приглашение журналистов.
• Ш Разработка сценария, определение времени перерывов на кофе, обед. Опыт показывает, что теоретические вопросы (лекции, доклады, обзоры и т. п.) лучше планировать на первую половину рабочего дня. Послеобеденное время лучше посвятить знакомству с практическим опытом, обмену мнениями, дискуссиям.
• Ш Подготовка видеоили мультимедийной презентации, стендовых докладов.
• Ш Подготовка неформального общения: культурная программа, приемы, фуршеты, товарищеский ужин.
• Ш Подготовка оформления конференции: баннеры, флаги, логотип.
• Ш Изготовление приглашений, программ.
• Ш Разработка анкеты участников.
• Ш Подготовка раздаточных материалов для участников.
• Ш Рассылка приглашений.
• Ш Уточнение окончательного списка участников.
• Ш Телефонный обзвон накануне конференции.

В день проведения:

• Ш прибытие организаторов не позже, чем за час до начала;
• Ш подготовка помещения;
• Ш регистрация участнков;
• Ш проведение конференции, семинара строго по регламенту.

После проведения:

• Ш Подготовка и рассыл пресс-релиза;
• Ш Рассылка информационных материалов участникам, которые не смогли принять участия;
• Ш В течение недели — рассылка благодарственных писем всем участникам конференции, семинара;
• Ш Обработка данных анкетирования;
• Ш Подготовка брошюры с материалами конференции, семинара, круглого стола.

PR-отдача от таких мероприятий очень велика. Фирма-организатор конференций, круглых столов, семинаров резко повышает планку своего имиджа, обеспечивается выход на достаточно высокий уровень контактов. СМИ обычно обращают внимание на такие события. От этих мероприятий остаются материалы долговременного использования в целях PR: фотографии, видеоматериалы, брошюры и т. п.

Повышает статус таких мероприятий участие в них крупных специалистов, руководителей. Существует даже полушутливая градация статуса конференций:

Приехал Президент (Губернатор), произнес речь, посидел 10 мин в президиуме и уехал.

Президент (Губернатор) не приехал, но прислал приветствие, которое зачитывал Премьер-министр (полпред, министр), после чего зачитавший приветствие сидит в президиуме 10 мин и уезжает.

Президент (Губернатор) не приехал, приветствие не прислал, но выступает отраслевой министр, часто ссылается на президента (Губернатора), и, подремав в президиуме, уезжает.

Президента (Губернатора) нет, министра нет. Приехал замминистра, который пространно выступает, спит в президиуме, в перерыве обнимается в фойе с присутствующими и явно ждет угощения.