Письмо как средство письменной коммуникации

В современном мире с его бурно развивающимися новыми электронными средствами коммуникации (факс, e-mail, Интернет) письмо, отправленное по почте или с курьером, при всей своей традиционности не утратило определенной значимости. Прежде всего, письмо, приходящее в запечатанном конверте, предназначено персонально лицу, указанному в качестве адресата, и никому более, и именно этот факт придает данному виду письменной коммуникации особый личностный характер.

Тем не менее, поскольку речь идет о деловом письме, оно должно быть составлено с соблюдением всех необходимых для этого требований. К ним относятся:

Формат письма. Как правило, деловые письма пишутся на бланке организации (белая бумага, формат А4), на котором, помимо полного наименования организации, отправившей послание, указываются также ее почтовый и электронный адреса, контактные телефоны. Эти данные обязательно должны быть специально указаны, если письмо пишется не на бланке. Считается, что деловые письма не должны быть длиннее одной или двух страниц; если требуется отправить более объемную информацию, то обычно пишется сопроводительное письмо, а содержательная часть послания идет как приложение. Текст печатается через один интервал, абзацы разделяются либо двойным интервалом, либо сдвинутым началом строки.

Обращение. Имя адресата, с указанием его звания или должности, его почтовый адрес и дата отправления, а также тема сообщения по европейским стандартам помещаются в верхнем левом углу письма. В русской практике в настоящее время принято обращение «Уважаемый господин Петров» или «Уважаемая госпожа Петрова»; в том случае, когда фамилия адресата неизвестна, в обращении указывается должность этого лица, например: «Уважаемый господин директор». Однако некоторые организации используют, может быть, и несколько устарелую, но все еще встречающуюся форму обращения «Глубокоуважаемый господин Петров». Если отправитель и адресат знакомы, и общаются довольно регулярно, вполне уместно обращение по имени-отчеству «Уважаемый Иван Иванович», а в некоторых случаях в деловом письме возможно и обращение «Дорогой Иван Иванович».

Содержание. Обычно письмо начинают кратким вводным абзацем, в котором излагаются причины и цель его написания, а также объясняется, почему оно направлено данному адресату. Далее следует абзац или два, в которых раскрывается существо дела; в заключительном абзаце делаются какие-либо предложения.

Например, необходимо написать письмо с просьбой о встрече. Такое письмо должно начинаться указанием на то, что пишущий хотел бы встретиться с адресатом для обсуждения определенного вопроса. В основной части письма следует более подробно объяснить суть дела и указать, почему требуется именно личная встреча с адресатом. В заключительной части может быть предложено место и время встречи.

Подпись. Имя автора письма должно быть напечатано, его собственноручная подпись ставится либо справа от имени, либо над его напечатанным именем.

Особо следует остановиться на роли списка адресов для рассылки писем вашим целевым аудиториям. В такой список должны быть включены адреса всех организаций и отдельных лиц, в разное время и по разным причинам составлявших целевые аудитории для данной организации. В списке должны иметься отдельные рубрики для компаний-партнеров, клиентов, властных структур и всех других видов организаций и лиц, направление информации которым будет работать в интересах вашей организации. Конкретное содержание таких списков адресов, конечно, всегда будет специфичным для каждой отдельной организации. Кроме того, список адресов — далеко не постоянная величина, он регулярно меняется в зависимости от перемен в самой организации и ее деятельности или в силу каких-то внешних причин, что означает, что со списком адресатов должна вестись регулярная работа.

Где найти нужные адреса?

Во-первых, такой список можно заказать специальным агентствам, которые занимаются сбором и распространением информации, указав им профиль деятельности вашей организации и ее интересы. На основании социологических и маркетинговых исследований они подготовят для вас основу для составляемой вами базы данных.

Во-вторых, регулярное, внимательное и целевое чтение публикаций в профессиональной литературе и печатных изданиях средств массовой информации для широкой общественности всегда поможет вам увеличивать и обновлять ваш список адресатов.

В деловой корреспонденции каждое предложение должно содержать только одну мысль. Поэтому при составлении предложения необходимо убедиться в том, что в нем нет не связанных друг с другом мыслей.

Достичь цельности легко, если Вы употребляете в деловом письме простые предложения. Однако если Вы ограничитесь только ими, это может привести к прерывистому стилю письма с точки зрения читающего. Поэтому опытные авторы используют комбинации простых, сложносочиненных и сложноподчиненных предложений, чтобы добиться изменений ритма. При этом необходимо убедиться, что каждый абзац содержит только одну главную мысль. Например:

Неправильно:

Когда Вы запустите двигатель, сразу отрегулируйте его и обратитесь к Вашему руководству пользователя, если у Вас возникнут проблемы в дальнейшем.

Нам необходимо поговорить о планах расширения, поскольку отчет должен появиться в конце месяца, и я боюсь, что у нас мало времени.

Правильно:

Когда Вы запустите двигатель, сразу отрегулируйте его. Если в дальнейшем у Вас возникнут проблемы, обратитесь к Вашему руководству пользователя.

Нам необходимо поговорить о планах расширения. Отчет должен появиться в конце месяца, и я боюсь, что у нас мало времени.

Что такое «связность»?

Пишущие должны достичь четкой логической связи отдельных мыслей, а также ровного течения мыслей в рамках документа. Такая особенностью называется связностью, и она важна как для предложений, так и для абзацев. Если предложения или абзацы связаны, это значит, что мысли, изложенные в них, легко понять.

Как добиться связности в предложении?

Предложениям часто не хватает связности, поскольку в них неоднозначным образом используются такие местоимения как он, она, оно, этот, тот и это.

Неправильно:

Если Вы возьмете напрокат мебель для своей квартиры, она будет стоить всего $ 100 в месяц.

Правильно:

Мебель, которую Вы возьмете напрокат мебель для своей квартиры, будет стоить всего $ 100 в месяц.

Неверное использование деепричастных оборотов также может сделать предложение бессвязным. Глагольные конструкции в начале и в конце предложения должны иметь четкую логическую связь с соответствующим существительным или местоимением.

Неправильно:

Ошибки в расчетах были найдены, используя компьютерную программу для электронных таблиц.

Правильно:

Мы нашли ошибки в расчетах, используя компьютерную программу для электронных таблиц.

Сделать предложение бессвязным можно и при неправильном использовании параллельных конструкций. Последовательные пункты Ваших рассуждений должны быть представлены в аналогичном виде, причем каждый из них должен начинаться с глагола. Сравниваемые или противопоставляемые мысли также должны быть выражены в параллельной грамматической форме.

Неправильно:

Работники, желающие получить отпуск этим летом, должны подтвердить возможные сроки, получить разрешение своего начальства, и они должны быть уверены, что на желаемое время отпуска не запланировано много работы.

Послание генерального директора сплотит работников вокруг новой программы, но оно также повлияет на акционеров.

Правильно:

Работники, желающие получить отпуск этим летом, должны подтвердить возможные сроки, получить разрешение своего начальства, и убедиться, что на желаемое время отпуска не запланировано много работы.

Послание генерального директора не только сплотит работников вокруг новой программы, но также повлияет на акционеров.

Текстам моих документов часто не хватает связности. Что можно было бы порекомендовать?

Ваш текст будет связным только в том случае, если Вы сознательно попытаетесь использовать методы, помогающие читателю. К сожалению, слишком часто считается, что читатель в состоянии прочесть и понять все, что написано вне зависимости от того, в какой форме это представлено.

Для облегчения понимания и усиления связности Вашего текста существуют следующие методы:

Использование параллельных конструкций.

Использование слов-связок.

Использование перечисления (списка).

Задание ориентиров.

В чем преимущества использования параллельных конструкций?

Параллельная конструкция в тексте представляет собой повторение предложений-шаблонов. Она придает ясность написанному, делает его более удобочитаемым. Кроме того, параллельная конструкция подчеркивает, что все перечисленные в тексте аргументы одинаково важны.

Исходный текст:

Почему Вам нужен краситель для ткани «Радуга»? Он стоит всего 50 руб. за упаковку и имеет годичный срок гарантии. Он бывает трех блестящих цветов — свежей зелени, спелого золота и огненно красного.

Параллельная конструкция:

Почему Вам нужен краситель для ткани «Радуга»? Он стоит всего 50 руб. за упаковку. Он имеет годичный срок гарантии. И он бывает трех блестящих цветов — свежей зелени, спелого золота и огненно красного.

Где и как в тексте используют слова-связки?

Простым способом усиления связности текста является использование слов-связок. Слова-связки в тексте служат переходами или мостами между отдельными мыслями. К таким словам относятся однако, следовательно, таким образом, также, кроме того, наконец и другие.

Исходный текст:

Почему Вам нужен краситель для ткани «Радуга»? Он стоит всего 50 руб. за упаковку и имеет годичный срок гарантии. Он бывает трех блестящих цветов — свежей зелени, спелого золота и огненно красного.

Со словами-связками:

Почему Вам нужен краситель для ткани «Радуга»? Он стоит всего 50 руб. за упаковку. Он также имеет годичный срок гарантии. Кроме того, он бывает трех блестящих цветов — свежей зелени, спелого золота и огненно красного.

Что значит, «создать список» и как правильно его использовать?

Третьим методом усиления связности текста является использование списка. Создать список — это значит присвоить особый номер, или хронологический ярлык, каждой из мыслей Вашего текста.

Исходный текст:

Почему Вам нужен краситель для ткани «Радуга»? Он стоит всего 50 руб. за упаковку и имеет годичный срок гарантии. Он бывает трех блестящих цветов — свежей зелени, спелого золота и огненно красного.

Использование списка:

Почему Вам нужен краситель для ткани «Радуга»? Во-первых, он стоит всего 50 руб. за упаковку. Во-вторых, он имеет годичный срок гарантии. В-третьих, он бывает трех блестящих цветов — свежей зелени, спелого золота и огненно красного.

Как еще можно усилить связность текста?

Кроме перечисленных, есть еще один способ достижения связности текста за счет изменения его редакции. Вы можете задать ориентиры, т. е. придать основным мыслям вид коротких заголовков. В результате Ваш текст будет выглядеть следующим образом:

Исходный текст:

Почему Вам нужен краситель для ткани «Радуга»? Он стоит всего 50 руб. за упаковку и имеет годичный срок гарантии. Он бывает трех блестящих цветов — свежей зелени, спелого золота и огненно красного.

Использование ориентиров:

Почему Вам нужен краситель для ткани «Радуга»?

Цена — всего 50 руб. за упаковку.

Общий срок гарантии — один год.

Три блестящих цвета — свежей зелени, спелого золота и огненно красного.

В больших тестах связность может быть достигнута за счет составления четкого плана, который также придаст ясность написанному тексту.