Фазы осуществления event

Для эффективной организации проекта, для предотвращения сбоев в работе команды и налаживания успешной как внутренней, так и внешней коммуникации необходимо придерживаться определенного плана действий, который делит весь процесс организации на фазы Шумович Ф. Великолепные мероприятия: Технологии и практика event management 2-е изд., доп. — М.: Эксмо, 2007. — 320 с.

К начальной фазе относится этап инициирования — появление идеи event; оформление идеи и определение мероприятия; подготовка проекта отчета перед руководством, принимающим все решения по организации event.

Далее следует фаза согласования, принимается решение о проведении event-мероприятия, либо об отказе от планирования проекта. Заявление об event внутри организации, назначение исполнителей и руководителей проекта.

Фаза старт — планирование, распределение задач, формирование команд, планирование хода мероприятия, примерное определение стратегии.

Далее необходимо составление сметы, бюджета проекта, предоставление его руководству и окончательное решение по организации. При положительном решении, публично объявляется старт подготовки мероприятия. С этого момента отказ от проекта невозможен.

В подготовку мероприятия входит выполнение уже поставленных задач, выполнение поручений. Логистика.

Точка невозвращения. Активизация и предъявление требований к проекту. На этой фазе возникшие затраты имеют большой объем. Сюда входит работа по привлечению прессы, связи с общественностью, приглашения, непосредственная рекламная компания event.

Фаза пуска event включает в себя уже непосредственную техническую организация мероприятия, подготовка помещения, настройка, монтаж оборудования, контроль за всеми этапами подготовки очень важен для исключения непредвиденных ситуаций (негативной окраски).

Event. Непосредственное проведение, осуществление мероприятия от начала до закрытия. Время контакта принимающей стороны и приглашенных. Торжественное открытие, приветствие гостей, подготовленная программа, завершения мероприятия, организация отъезда приглашенных, работы на месте проведения мероприятия.

Далее следует подведение итогов. Заключительные организационные работы. Обработка данных, составление финансового отчета.

В случае использования event-мероприятия как инструмента улучшения внешней коммуникации организации, повышения ее имиджа оценка эффективности очень важна. Необходимо измерить соотношение между затраченными ресурсами и результатом, провести сравнение полученного с ожидаемым. Для этого нужно оценить степень достижения цели, задач проекта. Оценить качество реализации проекта можно при помощи прямых, непосредственных, точных измерений:

• 1) Количество получателей информационных сообщений (об event);
• 2) Количество участников мероприятий проекта;
• 3) Количество СМИ, разместивших информационные сообщения, транслируемые в рамках проекта Кошелев А. Н. Pr-проектирование. — 2-е изд. — М.: ИТК «Дашков и К», 2010. — 304 с. .