Организация закупок. 
Работа с поставщиками и заказчиками

Организация и планирование процесса снабжения

Организация процесса снабжения предусматривает:

• — создание инфраструктуры процесса;
• — создание организационной структуры управления снабжением.

Рассмотрим каждую из этих составляющих.

Инфраструктура снабжения включает подразделения складского, транспортного, заготовительного хозяйств.

В основу определения организационной структуры управления снабжением должны быть положены принципы, которые обеспечивают все функции управления совокупностью подразделений. Существует два основных варианта организации снабжения, принципиально отличающихся друг от друга возможностями реализации системного подхода к управлению материальными потоками в процессе обеспечения предприятия сырьем:

• — централизованная;
• — децентрализованная.

Как именно организовано снабжение, зависит от типа и размера организации. В небольшой организации за все закупки может отвечать один сотрудник. В организации средних размеров может быть создан отдел, где работают сотрудники, осуществляющие закупки, грузовые экспедиторы, складские работники.

В крупной организации снабжением могут заниматься сотни людей, координирующих огромные закупки материалов.

Если организация подходит к процессу закупок с позиции децентрализации, то служащие отделов будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего отдела.

Преимущества такого подхода:

• — пользователь лучше знает потребность отдела, чем кто-либо другой;
• — возможность более быстрого удовлетворения потребности в материальных ресурсах.

Недостатки децентрализованных закупок:

• — решая оперативные вопросы, служащие могут не заметить тенденции изменений планирования организации в целом;
• — недостаточный профессионализм служащих и проблемы определения возможностей снабжения;
• — ни одно подразделение не может быть достаточно большим для того, чтобы проводить функциональный анализ в таких областях, как работа с таможней, транспортные услуги, складирование, управление запасом, анализ закупок и т. п.

Задачи, «у кого закупать» и «на каких условиях закупать» решаются дирекцией по закупкам. Здесь же выполняются и перечисленные работы по снабжению, т. е., заключаются договоры, контролируется их исполнение. В результате функция управления материальным потоком в процессе снабжения предприятия сырьем и материалами разделена между различными службами и ее эффективная реализация затруднена.

Для осуществления централизованных закупок обычно организуется один отдел снабжения, сосредоточивающий все функции снабжения организации, что позволяет получить определенные выгоды:

• — объединение всех закупок аналогичных или похожих материалов, что дает возможность получить скидки за большой заказ;
• — координация связанных между собой видов деятельности для сокращения затрат на транспортировку, хранение и обслуживание;
• — устранение дублирования операций и ненужных приемов;
• — наличие единой точки контактов с поставщиками и предоставление им необходимой информации и услуг;
• — концентрация ответственности за снабжение, что облегчает осуществление управленческого контроля.