Письменные формы деловой коммуникации

Виды и стили документов

Сопоставление письменной и устной разновидностей делового стиля показывает их принципиальное различие. Устная деловая речь менее регламентирована, ее степень свободы существенно выше. Коммуникативная специфика делового текста определяется тем, что письменный акт в абсолютном большинстве случаев имеет официальную силу. Условно можно выделить два основных типа деловой коммуникации: официальную переписку между различными органами власти, организациями, гражданами и внутренний документооборот.

Документ — это текст, управляющий действиями людей, и для выполнения этой функции он должен обладать свойством официальности, которое может быть обеспечено лишь фактурой письменной речи, где письменное слово «зафиксировано». Эта фиксация проявляется в документе как требование точности толкования слова, что является доминантой делового стиля. Такому требованию может отвечать только подготовленная, отредактированная письменная речь. В устной речи достичь такой степени точности практически невозможно ввиду ее спонтанности, неподготовленности, вариативности.

Типология деловой письменной речи определяется сферами деятельности: производственная, коммерческая, юридическая, научная, образовательная, дипломатическая и др. Тексты делового стиля представляют значительное разнообразие жанров: закон, уставу приказу указ_у постановлениву ходатайствОу распоряжениву договору инструкция, жалоба, протоколу справШу характеристика у резюме, извещениеу завещание, рецепту различного рода заявленияу а также множество других жанров (объяснительная записка, автобиография у анкета, статистический отчет и др.).

Выражение правовой воли в деловых документах определяет свойства, основные черты деловой речи и социалыю-организующее употребление языка. Жанры официально-делового стиля выполняют информационную, предписывающую, констатирующую функции в различных сферах дея-^[1]

тельности. Несмотря на различия в содержании отдельных жанров, степени их сложности, официально-деловая письменная речь имеет общие стилевые черты:

• • точность изложения, не допускающая возможности различий в толковании;
• • строгость выражения мысли;
• • детальность изложения;
• • официальность;
• • стереотипность, стандартизированность;
• • объективность и логичность;
• • долженствующе-предписывающий характер изложения.

Функция социальной регламентации, которая играет наиболее важную роль в официально-деловой речи, предъявляет к соответствующим текстам требование однозначности прочтения. В связи с этим для каждого текста должна быть характерна такая точность изложения информации, которая не допускала бы различных трактовок, неоднозначности. Официальный документ будет выполнять свое назначение, если его содержание тщательно продумано, а языковое оформление безупречно. Именно этой целью определяются собственно лингвистические черты официально-деловой речи, а также ее композиция, рубрикация, выделение абзацев и другие компоненты стандартизированное™ оформления деловых документов, примером которых могут служить: листок по учету кадров, анкета для получения визы, налоговая декларация, квитанция на оплату жилищно-коммунальных услуг, протокол и т. п.

Лексический состав текстов делового стиля имеет свои особенности, связанные с указанными чертами. Прежде всего, в этих текстах используются слова и словосочетания литературного языка, которые имеют ярко выраженную функционально-стилистическую окраску, например протокол, ответчик, истец, должностная инструкция, заключение под стражу, пассажироперевозки, поставка, удостоверение личности, научный сотрудник. Для делового письма характерно значительное количество профессиональных терминов. Многие глаголы содержат предписания или долженствования: постановить, обязать, запретить, разрешить, назначить. В официально-деловой речи наблюдается самый высокий процент употребления инфинитива среди глагольных форм. Это определяется императивным характером официально-деловых текстов. В документах активно используются клишированные стандартные фразы: «Договор вступает в силу со дня подписания», «Во исполнение приказа…»

Стандартизация языка деловых документов обеспечивает ту степень коммуникативной точности, которая придает им юридическую силу. Любая фраза, любое предложение должны иметь только одно значение и толкование. Чтобы достичь такой степени точности в тексте, приходится повторять одни и те же слова, названия, термины.

Например: «При предварительной оплате Заказчик обязан в трехдневный срок со дня оплаты вручить Исполнителю заверенную банком копию платежного документа или известить его телеграммой. При невыполнении Заказчиком требования настоящего пункта Исполнитель вправе по истечении десяти дней со дня подписания договора реализовать товар».

Подробность изложения в официально-деловом стиле сочетается с аналитизмом выражения действий, процессов в форме отглагольных существительных: давать поручения вместо поручать, принимать решения вместо решать, производить оплату вместо платить.

Таким образом, высокая степень унификации, стандартизация, насыщенность лексики терминами, логичность, информационная нагрузка каждого элемента текста, внимание к деталям характерны для языка документов и отличают его от устной спонтанной деловой диалогической речи.

Официально-деловой стиль используется в самых различных профессиональных областях в сфере социально-правовых отношений, реализующихся в законотворчестве, экономике, управленческой и дипломатической деятельности. Основным видом деловой письменности, наиболее полно отражающим ее специфику, является организационно-распорядительная документация (ОРД). Вместе с различными видами юридических документов (лицензия, правила, устав, указ и т. п.) ОРД представляет собой «центр» деловой письменности, ядро официально-делового стиля. К специфической «периферии» деловой коммуникации относят рекламу, патентный стиль и обиходно-деловое письмо (заявления, объяснительные записки, расписки и т. п.).

Новый этап в процессе стандартизации открыла компьютеризация делопроизводства, внедрение систем электронного документооборота. Электронные формы документов незаменимы в условиях все усложняющейся экономической и социально-политической жизни общества, научнотехнического прогресса, развития телекоммуникационных технологий. Использование устойчивых формул, принятых сокращений, единообразного расположения материала при оформлении документа характерно для типовых и трафаретных писем, анкет, таблиц, текстов-аналогов и т. п. Все это позволяет кодировать информацию, облегчая оформление документов в типовых ситуациях.

Стандартизация языка документов выработала особые тины текстовой организации: трафарет, анкета, таблица. Особой стандартизации подвергаются так называемые тексты-аналоги, бланки, формуляры, в которых трафарет имеет вид формализованного текста. Процесс создания трафаретных текстов заключается в выделении для группы однотипных текстов постоянных частей, содержащих заранее известную информацию, и пробелов для вписывания меняющихся сведений. Как правило, это номинации, даты оформления, подписания документа, указания стоимости, количества, формы поставки товара (оборудования), объема работ и т. п.

Трафаретные тексты с постоянными и меняющимися частями именуются бланками. «Бланк — это своего рода идеальная основа деловой бумаги, в заполненном виде это тот эталон, к которому она стремится и которого достигает. В бланке жесткость формы сводит к нулю все возможности нескольких толкований», — справедливо замечает II. В. Веселов^[2], один из крупнейших специалистов в области документной лингвистики.

Анкета является свернутым текстом в виде номинаций родо-видового соответствия, представленных в виде вопросов. Таблица — это еще более емкая организация документа: постоянная информация размещена в заголовках граф и боковика (заголовков строк), а переменная — в ячейках таблицы. Данные тины текстовой организации могут использоваться в различных жанрах деловой документации: анкетным методом можно смоделировать кадровые анкеты, приказы, докладные, объяснительные записки; в табличной форме могут быть представлены такие виды документов, как штатное расписание, структура штатов, график отпусков, кадровые приказы. Трафаретными часто бывают договоры, деловые письма.

Трафаретизация, таким образом, обусловливает высокую степень информативной емкости текста благодаря свертыванию высказывания и возможности дешифровки (в том числе с помощью компьютерной обработки), развертывания его в полную структуру.

Процесс стандартизации и унификации охватывает все уровни деловых документов — лексику, морфологию, синтаксис, текстовую организацию и определяет своеобразие и специфику официально-делового стиля. Даже известные типы текстов (повествование, описание, рассуждение) модифицируются в деловом стиле, превращаясь в типы изложения утверждающе-констатирующего или предписывающе-констатирующего характера. Все это определяет монотонность, лексическую однородность документов, высокую повторяемость слов.

Типизация деловых документов позволяет моделировать текст любой разновидности, а также различные ситуации. При этом составляющий текст оперирует определенными модулями, типовыми блоками, которые представляют собой клишированные части текста (гак, например, в текстах договоров это представление сторон, предмет договора, порядок расчета, обязанности и права сторон, срок действия договора).

Например: «Между закрытым акционерным обществом „Торговый дом Алмаз“, далее именуемым Арендодатель, и обществом с ограниченной ответственностью „Арена“, далее именуемым Арендатор, заключается договор об аренде». Эти модули неизменно входят в тексты договоров (о выполнении работ, об аренде, о купле-продаже).

Сам текст начального модуля договора практически не меняется (допускаются варьирование членов предложения, синонимические замены), меняются юридические термины, определяющие социальные роли договаривающихся сторон:

• • договор о выполнении работ — Заказчик — Исполнитель (Подрядчик);
• • договор о купле-продаже — Продавец — Покупатель;
• • договор об аренде — Арендодатель — Арендатор.

Все особенности официально-делового стиля, его знаковая природа обусловлены действием функции долженствования, обеспечивающей правовую и социальио-регулирующую значимость деловых текстов. Экономическая необходимость, развитие науки и технологий обусловливают все возрастающую унификацию и стандартизацию документов, с одной стороны, и тенденцию к упрощению, очищению от устаревших канцелярских штампов и клише языка деловых писем и, шире, деловой корреспонденции, с другой стороны.

Язык деловой переписки представляет собой одну из разновидностей официально-делового стиля. Наряду с регламентированными письмами сегодня все шире входят в практику коммуникации нерегламентированные послания, наряду с официальными — полуофициальные (поздравительные, рекламные), в которых соотношение экспрессии и стандарта меняется. Несомненно, официально-деловой стиль, как и русский язык в целом, претерпевает существенные изменения. Его формирование тесно связано с развитием общества, государства, технологий. В настоящее время сформировались основные особенности официально-делового стиля в письменной коммуникации:

• • стандартизация синтаксических единиц (предложения, словосочетания), которые в качестве готовых модулей воспроизводятся в тексте документа, например:
  • — в установленном порядке;
  • — в соответствии с принятой договоренностью;
  • — договор вступает в силу со дня подписания;
  • — жалобы подаются в установленном законом порядке;
• • формально-логический принцип текстовой организации, выражающийся в дроблении основной темы на подтемы, рассматриваемые в нумерованных пунктах и подпунктах, на которые графически подразделяется текст, например:
  • 1. Предмет договора
  • 1.1. Исполнитель берет на себя обязанности по снабжению заказчика центральным отоплением и водоснабжением.
  • 1.2. Заказчик своевременно оплачивает предоставленные услуги;
• • отсутствие эмоциональности, речевой экспрессии;
• • максимальная степень соблюдения требований этикета, выражающаяся в обилии этикетных знаков и текстов (поздравление, соболезнование, благодарность).

В целом деловое письмо отличается высокой степенью регламентации, закрепленной в нормативно-правовых документах различного уровня.

• [1] В данном подразделе рассмотрено ограниченное число примеров жанров и видовделовых документов. Обусловлено это, прежде всего, тем, что в сети Интернет можно найтидостаточное число таких примеров (шаблонов) составления деловых документов. Имеютсяэлектронные ресурсы, с использованием которых можно проверить актуальность информации, верифицировать ее, прежде всего это информационно-справочные системы «Гарант"или «КонсультантПлюс». При подготовке данного материала использовались различныересурсы, в частности материалы сайта http://ecm-journal.ru.
• [2] Куняев II. II., Уралов Д. II., Фабричное А. Г. Документоведение: учебник / под ред.проф. Н. Н. Куняева. М.: Логос, 2012.