Организация и участие в выставках

Федеральное агенство морского и речного транспорта Факультет Вечерне-заочного обучения

Курсовая работа

На тему: Организация и участие в выставках

1. Теоритические основы организации выставок

1.1 Характеристика выставочных мероприятий, их роль в жизни организации

1.2 Процесс организации участия в выставке. Работа персонала во время выставки

1.3 Нормативно-правовое регулирование выставочной деятельности

2. Организация и участие в выставках ООО «ЭсПиДжи Рашиа»

2.1 Организационно-экономическая характеристика деятельности ООО «ЭсПиДжи Рашиа»

2.2 Анализ эффективности выставочной деятельности ООО «ЭсПиДжи Рашиа»

3. Разработка организации выставочной деятельности в ООО «ЭсПиДжи Рашиа»

Заключение

Литература

Выставка — это уникальный маркетинговый механизм, объединяющий все инструменты продвижения и сбыта продукции.

Однако, выставочная культура в нашей стране — явление еще достаточно молодое, поэтому в процессе организации выставок и подготовке к участию в них возникает немало трудностей.

Основной задачей проведения выставок является создание положительного имиджа организаций.

Целью курсовой работы является — исследовать понятие и сущность выставки, ее назначение, процесс подготовки и проведения.

Объектом исследования в данной работе является сама выставочная деятельность, а предметом — выставочная деятельность компании ООО «ЭсПиДжиРашиа» .

В курсовой работе мною решаются следующие задачи:

— Дать общую характеристику выставочных мероприятий, определить их роль в жизни организации;

— Раскрыть процесс организации участия в выставке;

— Изучить нормативно-правовое регулирование выставочной деятельности;

— Проанализировать организацию и участие в выставках компании ООО «ЭсПиДжи Рашиа» .

— Дать свои рекомендации и предложения по совершенствованию выставочной деятельности.

Данная тема, к сожалению, мало освещена в книгах и учебниках по коммерции, её исследовательность в русскоязычных источниках не значительна.

1. Теоритические основы организации выставок

1.1 Характеристика выставочных мероприятий, их роль в жизни организации

Проведение выставок имеет давнюю историю. Традиции демонстрировать товары и услуги корнями уходят в далекое прошлое. Современные выставки представляют собой целую отрасль мировой экономики. [1]

Выставки возникли как средство публичной демонстрации тех или иных достижений человечества, вначале они носили просветительский характер, но по мере развития приобрели ярко выраженную коммерческую направленность. [3]

Выставочно-ярмарочная деятельность в России не всегда была популярна. Ещё недавно выставки в России не рассматривались как прибыльный бизнес для страны и выставочных организаций и эффективный инструмент маркетинга для предприятий, и уж тем более не считались хорошим способом выхода предприятия на внешний рынок. [2]

Сегодня многие российские компании все чаще обращают свой взор на выставочные мероприятия как на способ продвижения результата своей деятельности. [2]

Торгово-промышленная выставка — кратковременное мероприятие, периодически проводимое в одном и том же месте, в рамках которого значительное количество предприятий с помощью образцов дают представительную картину предложения товаров одной или нескольких отраслей и стремится информировать конечных потребителей о своей фирме и ее продукции с конечной целью содействия продажам. [4]

В настоящее время выставки согласно «Концепции развития выставочно-ярмарочной деятельности в Российской Федерации» классифицируются по:

— географическому составу экспонентов;

— тематическому (отраслевому) признаку;

— значимости мероприятия для экономики города, региона, страны;

— территориальному признаку (на территории какой страны проводится);

— времени функционирования;

— частоте проведения;

— коммерческим позициям;

— направлению работ. [1]

В зависимости от географического состава участников различают следующие виды выставок и ярмарок:

1) Всемирные — это международные выставки, в которых принимают участие различные страны. Они «представляют собой мероприятие, имеющее целью продемонстрировать средства, которыми располагает человечество для удовлетворения своих культурных потребностей, а также те, которые свидетельствуют о достигнутом им прогрессе или показательны для его будущих стремлений». Организация и проведение всемирных выставок часто связаны со значительными событиями в мере науки и техники, а также регистрируют главнейшие вехи в эволюции человеческой цивилизации. [1]

2) Международные — определяются числом иностранных участников выставки, которых должно быть не менее 10% от общего количества экспонентов, а выставочное оборудование и сервисные услуги должны соответствовать международным стандартам. Предпосылкой проведения международных выставок, которые организуются как внутри страны, так и за рубежом, является участие в них экспонентов и посетителей из различных стран.

3) С международным участием — с числом иностранных участников выставочного мероприятия менее 10% от общего количества экспонентов.

4) Национальные — участниками являются фирмы одной страны. Такие выставки проводятся внутри страны и за рубежом с целью демонстрации продукции национального производства и стимулирования ее сбыта; как правило, имеют межотраслевой характер.

5) Межрегиональные — участниками выставочного мероприятия являются фирмы из нескольких регионов. Межрегиональные выставки представляют одну или несколько отраслей и предназначаются для демонстрации крупных предприятий.

6) Местные, региональные — участниками являются фирмы одного города или региона.

7) Выставки с изменяемым местом проведения проводятся в различных местах (городах или даже странах).

8)Передвижные (плавучие и железнодорожные) выставки часто представляют собой дорогостоящее мероприятие, проводятся совместно с организациями по развитию связей с общественностью и направлены на поднятие престижа отрасли, нескольких отраслей или страны в целом. [1]

В зависимости от отраслевой принадлежности выставляемых экспонатов различают следующие типы выставок и ярмарок:

1) Универсальные выставки — достигли пика популярности после Первой мировой войны и служили своего рода зеркалом национальной экономики. На Западе в своей традиционной форме они утратили значение еще в середине 1960;х гг. В России и странах СНГ универсальные выставки продолжают развиваться.

2) Многоотраслевые выставки — дальнейшая форма развития универсальных выставок. На них экспонируются товары и услуги нескольких, обычно родственных, отраслей.

3) Отраслевые — это выставки, на которых в основном представлены предприятия только одной отрасли.

4) Специализированные выставки имеют жесткую конструкцию и строгую специализацию в отношении экспонируемой на них продукции. Они ориентированы главным образом на посетителей с аналогичными специальными интересами. [1]

Схема 1. Типы выставок и ярмарок в зависимости от значимости для экономики.

В зависимости от того, на территории какой страны проводится выставочное мероприятие, можно выделить:

— выставки внутри страны;

— выставки и ярмарки за пределами страны.

В зависимости от продолжительности работы выставочные мероприятия подразделяются на:

— постоянно действующие (полугодие, год и более);

— временные (от двух недель до пяти месяцев);

— краткосрочные (от одного-пяти дней до двух недель). [1]

В зависимости от периодичности проведения выставки и ярмарки можно подразделить на:

— ежегодные;

— сезонные;

— периодические (проводящиеся каждые два, три, четыре года). [1]

Выставки и ярмарки можно классифицировать с позиций бизнеса как:

— коммерческие;

— некоммерческие.

Выставка — это уникальное событие, поскольку в заранее известное и фиксированное время на ограниченной территории, которая заблаговременно определена, встречаются все заинтересованные стороны бизнес-процесса: физические и юридические лица.

Каждая выставка как зеркало отражает в концентрированном виде рынок товаров и услуг, тенденции и перспективы развития отрасли.

В период проведения выставки благодаря широкомасштабной информации встречаются фирмы, экспонирующие продукцию, и различные клиенты.

К клиентам прежде всего относятся:

— потребители;

— покупатели;

— посредники;

Выставки обеспечивают обозримость рынка, делают доступными новые рынки, что особенно важно в период глобализации.

Выставки способствуют интенсивному обмену информацией, обеспечивают необходимые коммуникации между всеми заинтересованными сторонами. [1]

Несмотря на затраты по организации выставки, только она обеспечивает возможность взаимодействия между покупателями и продавцами за очень короткий отрезок времени.

Важно помнить, что в экономическом аспекте выставки всегда были и остаются:

— зеркалом технического состояния различных отраслей и сфер деятельности;

— источником информации о состоянии товаров и услуг единичных фирм и корпораций;

— «термометром» цен на товары и услуги;

— экономическим форумом прогнозирования конъюнктурных изменений на рынке.

Выставки, как и реклама, входят в структуру маркетинга. Однако выставка принципиально отличается от рекламы, поскольку позволяет осуществлять непосредственные контакты с посетителями.

Все эти факторы показывают значительную роль выставки как важного, уникального инструмента маркетинга. [1]

Значение выставочной деятельности для современных компаний-производителей сегодня трудно переоценить. Выставка дает уникальную возможность получить объективную информацию о своем бизнесе и деятельности конкурентов, провести всеобъемлющий маркетинг по различным направлениям.

Выставки — это прекрасное место для установления новых контактов и привлечения потенциальных покупателей.

1.2 Процесс организации участия в выставке. Работа персонала во время выставки

Любая фирма, желающая принять участие в выставке, ставит определенные цели. Однако для окончательного принятия решения необходимо знать ответы на ряд вопросов:

— Почему необходимо участвовать именно в этой выставке?

— Каких результатов вы хотите достичь?

Основные цели, ради которых фирмы участвуют в выставках, практически можно свести к нескольким важным направлениям:

— демонстрация своих достижений;

— позиционирование на рынке;

— изучение современных тенденций развития отрасли;

— формирование или поддержание имиджа;

— поиск новых партнеров и клиентов;

— изучение конкурентов.

Каждая цель формулируется исходя из интересов фирмы и имеющихся ресурсов, которые она может использовать.

Схема 2. Требования к целям участия в выставке.

Любые две цели участия фирмы в выставке не должны быть противопоставлены друг другу.

При анализе долгосрочных, среднесрочных и текущих целей компании формулируются конкретные цели — количественные или качественные:

— увеличить объем продаж в данном регионе на столько-то процентов;

— показать имеющийся ассортимент продукции и определить спрос на предполагаемый ассортимент;

— продемонстрировать новые товары и их основные технические характеристики;

— дать возможность покупателям сравнить продукцию компании с конкурентами;

— осуществить немедленную продажу, опробовать новые методы продаж;

— сформировать, поддержать положительный имидж фирмы;

— увеличить узнаваемость предприятия на столько-то процентов;

— продемонстрировать удобство и легкость технологических работ. [1]

Решение о выборе подходящей выставки должно приниматься при планировании ежегодного бюджета компании и расходов на маркетинг и рекламу. По моему мнению, не нужно делать выбор выставок прерогативой одного человека. В этом процессе обязательно должен принимать участие Генеральный Директор, а также руководители отделов маркетинга, продаж, развития и т. п. При этом нужно учитывать:

• тематику выставки (состав участников и посетителей);

• престижность;

• сроки проведения (насколько они сочетаются с остальными маркетинговыми мероприятиями);

• стоимость участия (оправдает ли она предполагаемый результат). [5]

Если Вы решили участвовать в выставке, постарайтесь получить от нее максимальный эффект. Для этого нужно качественно проработать каждый из следующих этапов:

Схема 3. Этапы участия в выставке

Генеральному Директору следует назначить руководителя выставки, который будет полностью отвечать за качество проведения мероприятия: от выбора формы участия до анализа эффективности. [5]

Форму участия нужно выбирать в зависимости от стратегии компании, поставленных целей и возможностей компании. Можно остановиться на одной или нескольких из перечисленных ниже форм:

• Полноценное участие (собственный стенд). Рекомендуется компаниям, которые являются лидерами своего рынка и не намерены терять эту позицию.

• Заочное участие или кооперация с партнерами (размещение на стойках или раздача промоутерами материалов о Вашей компании). Такой способ участия, на мой взгляд, лучше использовать на региональных или смежных выставках.

• Спонсорство (совместные рекламные кампании, выпуск пригласительных и выставочных каталогов, организация деловых программ);

• Участие в деловой программе выставки: презентации, конференции, круглые столы, семинары, которые компания может проводить и организовывать, не имея собственного стенда. [5]

Далее следует этап подготовки к выставке, лучше если подготовка начнется за несколько месяцев до начала выставки.

Схема 4. Подготовка к выставке.

Бюджет.

Для начала необходимо определить бюджет мероприятия, для этого составляется список товаров и услуг, которые необходимо продемонстрировать на выставке, далее определяется, как их следует показать. Нужно установить виды и объемы необходимых материальных, финансовых и трудовых ресурсов для достижения каждой цели, составить примерные статьи расходов и определить сроки оплаты.

Своевременное составление бюджета является важнейшим компонентом. В зависимости от числа и опыта предыдущих участий в выставках степень детализации статей расходов будет различной.

Если фирма участвует в выставке первый раз, то трудно точно рассчитать сметную стоимость. Однако существуют общие рекомендации, которые помогут сориентироваться.

Схема 5. Необходимые расходы.

Подготовка стенда.

Важно определить основные параметры стенда: размеры, оформление, расположение. Выбор зависит от целей, стратегии компании, уровня участвующих конкурентов, значимости выставки. [5]

Типы стендов зависят от того, как они территориально расположены, как они соприкасаются с соседними стендами — как они открыты по отношению к проходам.

Различают следующие виды стендов:

— стенд в ряду (Как правило, открыт только с одной стороны, слева и справа обычно размещаются соседние стенды. В зависимости от соотношения длины и глубины стенда различают узкие и глубокие или широкие и менее глубокие стенды в ряду. Стенд в ряду имеет минимальную стоимость, за остальные типы стендов надо доплачивать);

— угловой стенд (Открыт с двух сторон, одна сторона открыта на один проход, а другая — на поперечный проход, либо одна стена граничит с другим угловым стендом, другая с соседним стендом в ряду. Наличие двух открытых сторон увеличивает обзорность углового стенда. Стоимость углового стенда выше, чем стоимость стенда в ряду, при одной и той же площади);

— головной стенд (Головной стенд открыт на три стороны. Он существенно превосходит стенд в ряду и угловой стенд, поскольку позволяет посетителю войти с трех сторон, то есть с любого из трех проходов);

— блок-стенд (Блок-стенд или изолированный стенд окружен проходами со всех сторон. Он привлекает практически всех посетителей, поскольку расположен отдельно от всех остальных. Блок-стенд качественно превосходит все другие стенды. Он является идеальным для представительских целей. Такой стенд значительно более сложен по сравнению с другими в оформлении и размещении рекламы. Блок-стенд имеет более высокую стоимость по сравнению с остальными и требует дополнительных затрат на монтаж и оборудовани);

— стенд на открытой площадке (Стенд на открытой площадке, как правило, предназначен для очень крупных изделий, таких как машины, оборудование, спецтехника и т. п., которые обычно демонстрируются в практической деятельности. Часто экспоненты используют крытые помещения или тенты для проведения переговоров). [1]

Хорошими для расположения стендов считаются места:

— направо от входа;

— в центральной части выставочной площади;

— наиболее приближенные к входу;

— на пересечении главных проходов;

— на пересечении главных и второстепенных проходов;

— в главных проходах;

— на пересечении второстепенных проходов.

Невыгодными для расположения стендов считаются места:

— возле дверей для вноса и выноса грузов;

— возле запасных выходов, тупиков, также возле колонн и за колоннами;

— возле туалетов, буфетов, тёмных пространств;

— возле более сильных конкурентов;

— возле мест проведения массовых мероприятий. [1]

В зависимости от успешности участия в выставке необходимо зарезервировать хорошее место на следующую выставку.

Независимо от того, где и как будет размещен стенд, для эффективного привлечения внимания посетителей необходимо знать и умело применять определенные правила. Прежде всего это правило «трех секунд», суть которого в том, что посетителю достаточно трех секунд, чтобы он заметил ваш стенд и решил его посетить или не посещать.

Для того чтобы посетитель заметил ваш стенд, необходимо эффективно использовать различные световые эффекты, движущиеся элементы и красочную полиграфию. Это может быть достигнуто с помощью броских заголовков, которые легко читаются, быстро запоминаются, красочно и живописно оформлены. [1]

Выставочный стенд является своеобразной визитной карточкой фирмы. Желательно, чтобы он был гармоничным по соотношению своих размеров и выставленных на нем экспонатов.

Стенд должен быть организован для показа товара. Независимо от типа стенда и его размеров он должен иметь три функциональные зоны:

— презентационную площадь;

— место для переговоров;

— подсобные помещения.

Стенд должен:

— производить благоприятное, но не показное впечатление;

— казаться скромным, но не убогим и скупым;

— выглядеть заманчивым, но не навязчивым;

— казаться довольно строгим, но не отталкивающим;

— в определенные моменты становиться шоу, но не балаганом.

Цвет — это самое простое и дешевое средство эффективного представления товара, компонентов стенда, рекламной продукции, униформы сотрудников.

Необходимо обратить внимание на освещение стенда. Это мощный инструмент для привлечения посетителей и создания на нем благоприятной атмосферы. Тип и количество осветительных приборов зависят от размеров стенда. Необходимо учитывать не только площади поверхностей, но и объем стенда. Кроме того, важно, какие экспонаты размещены на стенде, каковы их размеры, цвета и оттенки. [1]

Важно рационально применять графические и иллюстрационные средства. К первым относятся логотипы, символы, графики, таблицы, гистограммы, используемые на стенде или на открытой территории выставки, целью которых являются установление месторасположения экспонента и визуализация его предложения.

Особого внимания требуют графическое оформление самого стенда, величина логотипа, плакатов, сообщений, лозунгов и размеры шрифтов. Желательно выдерживать соответствие между желаемым расстоянием, с которого посетитель может узнать логотип, прочитать текст, и размерами символов и букв.

К иллюстрационным средствам относятся фотоматериалы, слайды, видеофильмы, электронные средства и т. д.

Постарайтесь предусмотреть, чтобы все средства оформления были однозначно связаны с фирменным стилем предприятия, то есть с символами, логотипом, шрифтом, цветами, изображениями и формами. [1]

Подготовка рекламных и информационных материалов.

Приступая к разработке материалов, прежде всего нужно определить, какие из них раздавать всем посетителям, а какие — лишь избранным в обмен на визитную карточку. Ориентиром может быть количество материалов, израсходованных на других (сопоставимых по масштабу) выставках.

Кроме полиграфической продукции среди раздаточных материалов очень уместны CD, так как полная подборка каталогов, буклетов, листовок и т. д. нередко бывает достаточно тяжела и посетители либо отказываются ее брать, либо выбрасывают по дороге. Желательно, чтобы печатная продукция привлекала внимание интересными данными общего характера. Например, многие туристические компании распространяют карты городов, стран и т. п. с напечатанными на них своими контактными данными. Кроме того, для участия в выставке нужно подготовить сувенирную продукцию: ручки, календари, брелоки и т. п. [5]

Заранее, еще до начала выставки необходимо подготовить некоторые документы, которые потребуются либо во время работы на выставке, либо сразу же после ее закрытия. Как правило, минимальный набор должен включать комплект документов для работы непосредственно на выставке и комплект документов для послевыставочной деятельности.

Комплект документов для работы непосредственно на выставке:

— анкеты посетителей;

— отзывы реальных потребителей;

— анкеты потенциальных покупателей;

— анкеты потенциальных поставщиков;

— анкеты потенциальных дилеров;

— заявки-заказы на существующую продукцию;

— заявки-заказы на разрабатываемую продукцию. [1]

Информирование клиентов и партнеров.

Чтобы выставка была результативной, необходимо не только правильно сформулировать цели, выбрать целевую аудиторию, но и грамотно организовать процесс приглашения клиентов к вашему стенду. Информировать нужных компании людей следует не менее чем за месяц до начала выставки. Чтобы понять, кто из них посетит мероприятие, Ваши маркетологи должны подготовить информационное письмо. Желательно составить его таким образом, чтобы партнеры или клиенты обязательно на него отреагировали. Например, в конце письма предложить адресату обратиться к Вам за пригласительным билетом или планом павильона. Недели за две до начала выставки следует напомнить о ней тем, в чьем внимании Вы заинтересованы. [5]

Наиболее эффективным методом является прямая почтовая рассылка приглашений.

Прямая почтовая рассылка может осуществляться:

— сотрудниками вашей фирмы;

— специализированной фирмой по вашему заказу. [1]

Подготовка персонала.

В среднем оптимальный численный состав для работы на выставке — пять-шесть человек. В большинстве случаев необходимо иметь двух-трех стендистов, двух сотрудников для принятия профессиональных решений и одного — для поддержания порядка, обслуживания техники и обеспечения материалами. Также на выставке должен работать сотрудник, ответственный за проведение мероприятия, он может входить в число названного персонала.

Для сбора данных о конкурентах необходим специальный сотрудник (например, маркетолог). В подготовке исследования обязательно должен участвовать Генеральный Директор, именно ему надлежит определить направление исследования.

Если стенд находится не в лучшем месте выставочного зала, стоит подумать о привлечении промоутеров — распространителей рекламы и информации о Вашей компании. Работа с ними может принести больший эффект и обойтись намного дешевле, чем размещение стенда на престижном месте. Число распространителей, работающих в зале, будет зависеть от тиража рекламных и информационных материалов. [5]

Основные принципы отбора персонала для работы на выставке:

— Отбирайте сотрудников, имеющих позитивное отношение к посетителям, работникам выставочного комплекса и своим коллегам.

— Отбирайте сотрудников, имеющих высокую степень уверенности в себе.

— Отбирайте коммуникабельных сотрудников, которые легко вступают в контакт с самыми разными людьми.

— Убедитесь, что сотрудник будет работать с желанием и энтузиазмом, а при необходимости выложится на 100%.

— Выявляйте наиболее наблюдательных сотрудников, способных подмечать нюансы в общении, используя вербальные и невербальные контакты.

— Удостоверьтесь, что сотрудники смогут ответить на различные вопросы посетителей.

— Выбирайте хороших «слушателей», способных задавать наводящие вопросы и умеющих внимательно слушать собеседника. [1]

Руководитель стенда должен:

— быть целеустремленным;

— сознавать ответственность;

— иметь высокое самообладание;

— уметь принимать эффективные решения;

— иметь опыт работы на ярмарках и выставках;

— иметь организаторский и импровизационный талант;

— обладать высокой эрудицией;

— обладать уверенной и свободной манерой держаться;

— иметь хорошо поставленную речь;

— иметь хорошую память на лица;

— иметь опрятный внешний вид;

— иметь отличные или хорошие знания в предметной области;

— обладать высоким качеством управления эффективной мотивацией сотрудников;

— быть в постоянной готовности к любым переговорам;

— владеть основами знаний в области науки, техники, психологии и торговли. [1]

Каждый сотрудник, который будет работать на выставке, должен пройти определенную теоретическую подготовку, освоить методы и приемы работы и приобрести практические навыки. Специалист должен отлично знать свой продукт, его преимущества перед аналогичными товарами конкурентов. выставка сбыт персонал реклама Очень важно, чтобы для каждого сотрудника стенда были определены:

— функциональные обязанности, иерархия сотрудников;

— график индивидуальной работы, время приема пищи, отдыха.

Каждый сотрудник, работающий на стенде, обязан:

— всегда вести себя приветливо, быть аккуратно и чисто одетым;

— никогда не показывать усталость, не суетиться;

— не произносить фраз «Этого я не знаю», «Это не мое дело…» ;

— не стоять у входа на стенд;

— не ходить за посетителем, всегда поворачиваться к нему лицом;

— дать возможность посетителю рассмотреть все, чем он интересуется.

Обязательно ведите журнал учета посетителей, который должен содержать следующие графы: порядковый номер, Ф.И. О., фирма, должность, контактная информация, содержание переговоров, примечание.

Кроме того, целесообразно иметь журнал для отзывов, причем после занесения отзыва всегда интересоваться, не будет ли возражений, если данное мнение будет опубликовано в печати или рекламных буклетах и листовках. [1]

Работа на выставке. Кроме основной цели (продвижения компании и ее продукта на рынке), немаловажные задачи в период работы на выставке — это поиск новых партнеров, исследование посетителей и конкурентов, взаимодействие с представителями СМИ.

Поиск новых партнеров. Чтобы облегчить установление контактов, Генеральному Директору и другим руководителям нужно обязательно обозначить время посещения выставки. Лучше всего, если оно совпадет с какими-то важными мероприятиями, на которых будут присутствовать интересные для компании лица. Поэтому руководитель выставки должен предоставить расписание всех мероприятий и список их участников.

Исследование посетителей — это анкетирование гостей стенда. Не стоит задерживать их надолго — желательно задавать три-четыре вопроса.

Исследование конкурентов можно поручить сотруднику отдела маркетинга. Как правило, изучают выставленные новинки, преимущества конкурентов, их слабые места. Собранные данные должны оперативно обрабатываться, чтобы по возможности успеть решить возникающие вопросы в ходе выставки.

Участники выставки заинтересованы в том, чтобы посетители унесли с собой раздаточный материал (сувениры, буклеты).

Кроме того, реклама вашей фирмы может быть размещена в буклетах, листовках и газетах.

Сотрудники на выставке должны демонстрировать товар в действии. При демонстрации товара нужно занимать активную позицию, предлагать посетителям трогать товар, испытывать в действии и т. п. [1]

Стратегия и тактика работы персонала на выставке определяется целями и задачами, которые поставлены перед руководителем стенда и персоналом.

Организация работы выставочного стенда является наиболее значимой, существенной для компании и видимой для всех участников выставочного процесса, прежде всего для посетителей. Работа персонала на стенде для стороннего наблюдателя должна проходить легко, свободно и эффектно. Для руководителей фирмы — результативно. [1]

Работа после выставки. Чтобы выставка стала действительно результативной, необходимо провести анализ собранной информации, внести ее в базы данных о клиентах, партнерах, конкурентах и представителях СМИ, после чего закрепить отношения. [5]

Оценка заканчивается подведением общих итогов:

• сравнение сметных и реальных расходов;

• сравнение затрат на рекламу и отдачи от нее;

• отзывы посетителей о стенде;

• эффективность работы персонала;

• состав посетителей;

• определение стоимости одного контакта и стоимости одного результативного контакта;

• сравнение количества заключенных контрактов, соглашений, договоров с клиентами и партнерами и планировавшихся. [5]

Правильный и детальный анализ оценки эффективности участия в данной выставке с учетом «последействия» позволяет получить более или менее объективные результаты о целесообразности участия в последующих выставках. Кроме того, при правильном подходе подготовка и участие в выставке позволяют ярко выявить слабые и сильные места во всей деятельности фирмы. [1]

1.3 Нормативно-правовое регулирование выставочной деятельности

В настоящее время в Российской Федерации не существует единого правового акта, посвященного регулированию основных аспектов выставочно-ярмарочной деятельности. Различные вопросы указанной деятельности в России регулируются как законодательными актами общего характера, так и нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти и органов власти субъектов Российской Федерации.

Таблица 1. Нормативно-правовое регулирование выставочной деятельности в РФ.

К международно-правовым актам, регулирующим выставочно-ярмарочную деятельность, участницей которых является Российская Федерация, относятся:

— Парижская конвенция 1928 года о международных выставках;

— Соглашение с государствами-участниками СНГ «О развитии выставочно-ярмарочной деятельности в Содружестве Независимых Государств» от 26.05.1995 г.;

— Таможенная конвенция о КАРНЕТЕ А.Т. А. для временного ввоза товаров (Брюссель, 06.12.1990 г.);

— Конвенция о временном ввозе (Стамбул, 26.06.1990 г.);

Карнет А.Т.А. — международный таможенный документ, утвержденный Таможенной конвенцией о карнете А.Т.А. для временного ввоза товаров от 6 декабря 1961 года (Брюссельской) и дополненный Конвенцией о временном ввозе от 28 июня 1990 года (Стамбульской). Карнет А.Т.А. позволяет осуществлять упрощенное и ускоренное оформление временного ввоза/вывоза товаров в связи с проведением выставок, перемещать через границу образцы товаров, профессиональное оборудование и пр. Брюссельская и Стамбульская конвенции А.Т.А. вступили в силу для Российской Федерации с 18 июля 1996 года. В России функции организации, выдающей карнеты А.Т.А. и гарантирующей уплату таможенной службе пошлин и налогов в случае несвоевременного возвращения/невозвращения экспонатов и выставочного оборудования, выполняет Торгово-промышленная палата Российской Федерации.

— двусторонние соглашения Российской Федерации о торгово-экономическом, научно-техническом и культурном сотрудничестве с иностранными государствами, содержащие отдельные положения, касающиеся выставочно-ярмарочной деятельности. [6]

2. Организация и участие в выставках ООО " ЭсПиДжи Рашиа"

2.1 Организационно-экономическая характеристика деятельности ООО " ЭсПиДжи Рашиа"

SPG Russia LTD (ООО «ЭсПиДжи Рашиа) — это cовместная российско-шведская компания, которая была создана в январе 2005 года и является первым в России предприятием по выпуску производственных сит любых типов и размеров для всех видов импортных и отечественных грохотов, а также крупнейшим производителем промышленных сит на Северо-Западе РФ. [8]

Головной офис компании находится в г. Санкт-Петербурге, также открыты офисы в г. Петрозаводск, г. Сортавала, г. Хабаровск, г. Екатеринбург, также планируется открытие офиса в Москве. Само производство расположено на территории Карелии в г. Сортавала.

Гениральный директор компании — Корсаков Кирилл Юрьевич.

Количество работников около 100 человек.

Более чем 35-летний опыт шведской компании SPG AB, занимающей лидирующее положение на рынке Скандинавии, отшлифованные технологии и организация работы в сочетании с современным европейским оборудованием, позволили в кратчайшие сроки организовать отлаженное производство и добиться стабильно высокого качества продукции, а более чем 8 лет динамичного развития SPG Russia LTD на российском рынке показали востребованность высококачественной продукции предприятия. [7]

На сегодняшний день клиентами компании являются крупнейшие производители щебня и строительных материалов, горнодобывающие комбинаты и дорожно-строительные организации РФ, а география российских поставок простирается от Калининграда до Петропавловск-Камчатского и от Мурманска до Горно-Алтайска.

Предприятие экспортирует продукцию в Швецию, страны Балтии и СНГ, Африку.

Производственные мощности SPG Russia LTD, расположенные на площади более, чем 5 га, включают в себя современное оборудование ведущих производителей Германии, Дании, Швеции, Финляндии, Франции и Японии.

Подтверждением соответствия качества продукции европейским стандартам служит тот факт, что SPG Russia LTD. Является эксклюзивным поставщиком плетеных металлических сит на территории стран СНГ для ведущего мирового производителя дробильно-сортировочного оборудования — концерна SANDVIK (Швеция), соглашение о чем было заключено в ноябре 2005 года.

Постоянные испытания качества производимой продукции производятся на находящемся в распоряжении компании парке современнейшего дробильно-сортировочного оборудования партнера QUARRY-SERVICE LTD.

Предприятие с момента основания постоянно расширяется, ассортимент продукции с каждым годом увеличивается, технологии постоянно совершенствуются и доходы стабильно растут.

Проанализируем Таблицу 2, отражающую доход и прибыль ООО «ЭсПиДжи Рашиа» за 2010;2011 годы.

Таблица 2. Доход и прибыль ООО «ЭсПиДжи Рашиа» за 2011;2012 годы

Доход компании в период с 2011 по 2012 год увеличился на 200 000 тыс. руб, чистая прибыль увеличилась на 10 000 тыс. руб., валовая прибыль увеличилась на 15 000 тыс. руб., международные продажии возросли на 3000 тыс. руб. Растущие доходы и чистая прибыль говорят об успешной работе компании в данный период и о её твёрдом положении на рынке. Рост международных продаж говорит об увеличении международных клиентов, что положительно влияет на имидж данного предприятия.

Таблица 3. Штатное расписание ООО" ЭсПиДжиРашиа"

Cхема 6. Организационная структура ООО" ЭсПиДжиРашиа"

2.2 Анализ эффективности выставочной деятельности ООО " ЭсПиДжи Рашиа"

На предприятии ООО «ЭсПиДжи Рашиа» в качестве комплекса продвижения используют преимущественно три его инструмента это — реклама, стимулирование сбыта и связи с общественностью.

Эффективность рекламы и стимулирование сбыта остаётся на хорошем уровне. Эффективность формирования общественного мнения остается стабильно средней величиной и слабо зависит от типа рынка.

Распределяя бюджет продвижения необходимо задействовать все элементы комплекса продвижения для каждого продукта. Бюджет продвижений распределяется непропорционально эффективности средств продвижения.

На долю наиболее эффективных средств продвижения тратятся относительно большие суммы, соответственно, менее эффективные средства коммуникации получают непропорционально меньшие средства.

Также в результате такого непропорционального распределения бюджета ресурсы многих потенциально эффективных средств коммуникаций не используются полностью.

ООО «ЭсПиДжи Рашиа» применяет стимулирование потребителей, которое включает в себя демонстрации, выставки, распространение рекламных сувениров.

Рекламные сувениры делаются на заказ, специально для поощрения постоянных клиентов или завоевания новых. В качестве рекламных сувениров используют: зажигалки, фирменные пакеты, ежедневники, ручки, папки, кепки, календари, часы и др.

Кроме того, предприятие применяет меры по стимулированию организованных потребителей и посредников. Это делается, для того чтобы поддерживать деловые контакты, привлекать и приобретать постоянных клиентов, как конечных потребителей, так и посредников.

Здесь применяются скидки, рекламные сувениры, а так же организовываются выставки. Выставки дают возможность предприятию демонстрировать свои товары, установить новые деловые контакты, пообщаться с потребителями, найти новых клиентов.

Одним из способов продвижения продукции на рынок и заключения договоров является выставочная деятельность, в которой завод непосредственно активно участвует.

Таблица 4. Выставки, в которых ООО" ЭсПиДжиРашиа" участвовала в 2012 г.

Обычно в организации выставки принимают участие от 5 до 8 сотрудников компании, из которых менеджеров по продажам — от 2 до 4 человек, начальник отдела продаж, менеджер по рекламе и маркетолог.

В среднем на участие в одной выставке в зависимости от места её проведения и статуса компания тратит от 150 до 500 тысяч рублей.

Таблица 5. Участие в выставках ООО «ЭсПиДжи Рашиа» за 2011;2012 годы

Доходы компании по сравнению с прошлым годом увеличились на 25%.

Исходя из данных за последние 2 года, можно сделать вывод о том, что выставочная деятельность ООО" ЭсПиДжиРашиа" достаточно эффективна. Наибольшая эффективность от выставочных мероприятий имеет место в 2012 г. Это объясняется тем, что были налажены связи со многими регионами впервые, т. е. были найдены новые рынки для реализации продукции. Эти связи были сохранены и контракты на поставку производимой продукции заключаются ежегодно. Этот эффект можно перенести и на счет выставки, но нельзя забывать о том, что продукция предприятия, будучи востребованной и конкурентоспособной на рынке, сама способствует своему продвижению.

Представители компании постоянно участвуют в международных выставках и с лучшей стороны представляют свою компанию, укрепляют партнерские отношения с уже работающими клиентами, а также приобретают новых.

Одновременно с рекламой и выставками проводится работа по обобщению и показу положительных результатов деятельности всей компании в различных аспектах, формированию общественного мнения о ней. Этому способствует своевременное выполнение заводом своих договорных обязательств, высокое качество производимой продукции. Главная цель компании в области качества — производство продукции стабильно-высокого качества для удовлетворения потребителя и обеспечение устойчивой прибыли.

3. Разработка организации выставочной деятельности в ООО " ЭсПиДжи Рашиа"

Для того, чтобы полноценно использовать выставочные ресурсы, необходимо знать, какие методы и стратегии являются самыми эффективными, и уметь применять их на практике.

Поскольку многие из участников выставки не имеют специальной подготовки и навыков в работе ярмарочно-выставочных мероприятий, они проводят их в основном, глядя и копируя других. В результате многие экспоненты из раза в раз повторяют одни и те же типичные ошибки, не осознавая того, что не умеют грамотно использовать выставочные ресурсы. Они не прилагают усилий для изучения методов ведения эффективной выставочной деятельности. Ежегодно во всем мире проводится множество выставок, и очень трудно решить, в какой из них участвовать. Некоторым отраслям промышленности в ряде выставок участвовать просто необходимо, но остается еще немало выставок, участие в которых не столь очевидно. Весьма трудно составить себе представление о выставке, ни разу ее не посетив, и поэтому необходимо использовать каждую возможность для посещения различных выставок — как в России, так и за рубежом.

Я как автор данной курсовой работы могу предложить следующие рекомендации ООО «ЭсПиДжиРашиа» при участии в выставках в 2013 году:

1. Необходимо подготовить для презентации на выставке новые образцы продукции, разработанные и прошедшие испытания на заводе.

2. Рассмотреть возможность расширения площади экспозиции (например, в два яруса) для размещения большего числа образцов, а также отдельной зоны для переговоров.

3. Использовать экспозицию для маркетинговых исследований, провести исследования для изучения предпочтений и пожеланий потенциальных покупателей, составить анкеты и провести краткие опросы.

4. Правильно поставить цели участия в выставке — заключить максимальное количество договоров на поставку продукции, упрочить связи с постоянными покупателями, продемонстрировать имеющиеся достижения компании.

5. Провести специализированный обучающий тренинг с сотрудниками компании, участвующими в выставках, уделить большее внимание отбору персонала для работы на выставочном стенде.

6. Отшить на заказ для сотрудников, работающих на выставке одинаковые костюмы в корпоративном стиле компании.

Также могу внести предложение по использованию мобильного стенда. Учитывая, что самым дорогостоящим при организации выставки является оборудование выставочного стенда и экспозиции, покупка специализированного выставочного оборудования позволит сократить расходы на их организацию. Выставочные элементы и специализированного выставочного оборудования легко разбираются и собираются, транспортируются и используются многократно. С учетом того, что стоимость мобильного оборудования стенда стоит от 7 до 12 тыс. долл. На первый взгляд покажется, что это не выгодно, но с учетом того, что данное оборудование можно использовать многократно, оно окупиться за 3−4 выставки. Существуют специальные фирмы, включая многие выставочные центры, которые имеют в своей собственности необходимое выставочное оборудование, позволяющее им монтировать стенды на заказ по проектам, разработанным организаторами выставок или экспонентами.

Заключение

В курсовой работе был раскрыт процесс организации участия в выставках, дана общая характеристика выставочных мероприятий, было изучено нормативно-правовое регулирование выставочной деятельности, проанализировано участие в выставках компании ООО «ЭсПиДжи Рашиа», а также раскрыта общая характеристика организации. В последней главе были даны рекомендации и предложения по совершенствованию выставочной деятельности ООО «ЭсПиДжиРашиа» .

Из вышеизложенного материала можно сделать следующие выводы:

1) Участие в работе выставок и ярмарок является эффективным средством формирования маркетинговых коммуникаций предприятий, что подчеркивает значимость выставочной деятельности в системе рекламной политики предприятия.

2) Значение выставочной деятельности для современных компаний-производителей сегодня трудно переоценить. Выставка дает уникальную возможность получить объективную информацию о своем бизнесе и деятельности конкурентов, провести всеобъемлющий маркетинг по различным направлениям.

3) Выставки — это прекрасное место для установления новых контактов и привлечения потенциальных покупателей.

Что касается практической части курсовой работы, то был сделан вывод о том, что выставочная деятельность ООО" ЭсПиДжиРашиа" достаточно эффективна. Но не смотря на это есть ряд недостатков, устранением которых необходимо занятся для большей эффективности выставочной деятельности компании.

1. Геннадий Захаренко, Выставка. Техника и технология успеха. — 2011.

2. Л. Е. Стровский, Основы выставочно-ярмарочной деятельности: Учебное пособиеМ.: Омега-Л, 2010.

3. Баженов Ю. К., Панкратов Ф. Г., Шахурин В. Г., Рекламная деятельность: Учебник для студентов высших учебных заведений. — М., 2009.

4. Критсотакис Я. Г., Торговые ярмарки и выставки — М., 2008.

5. Статья Натальи Давидовской, Как сделать участие в выставках наиболее эффективным., Журнал Генеральный Директор, от 12 сентября 2008 года.

6. Ответы к экзамену — Выставочное дело. URL.: htpp//marketedst.ru/otvety-k-ekzamenu-vistavochnoe-delo/ (дата обращения: 2.05.2013)

7. Назаренко Л. Ф. Выставка как инструмент маркетинга — Москва. 1997

8. Официальный сайт компании SPG Russia LTD. URL.: www. spg-russia.ru (дата обращения: 10.05.13)

9. Каталог компании SPG Russia LTD, — 2012