Преимущества и недостатки участия турфирмы на коллективном стенде

Для туристских фирм возможны различные способы участия в выставочных мероприятиях внутри страны или за рубежом: в качестве самостоятельного экспонента или в рамках группового участия (например, коллективный национальный стенд). От способа участия зависят методы подготовки, организации, бюджет расходов, а часто — и конечный результат.

Иногда вследствие ограниченности финансовых средств компания приобретает выставочную площадь на правах долевого участия с другими. При этом совместная площадь оказывается настолько малой, что организовать нормальную работу на стенде не представляется возможным. Такие компании вряд ли найдут на выставке солидных партнеров.

С другой стороны, совместные стенды могут сыграть положительную роль для их участников и сэкономить некоторые средства, когда выступают единым тематическим стендом. Так, национальные туристские организации Голландии, Германии, Турции, Египта, Кипра, ОАЭ, Маврикия и Барбадоса, Сейшельских и Мальдивских островов часто приобретают солидные выставочные площади на большинстве туристских форумов.

Опыт участия наших российских турфирм в выставках, особенно за рубежом, показывает, что наиболее эффективна работа на коллективных национальных стендах, так как они максимально привлекают потенциальных партнеров и клиентов.

Если фирма планирует принять участие в крупных и известных специализированных туристских выставках, определиться необходимо за год, а за полгода — оплатить стенд и оборудование. Следует учесть, что на большинстве крупных выставок прием заявок на участие (application form) заканчивается уже за 3—4 месяца до их начала, а на значительных, таких, как.

ITB, — за полгода. Действуя отдельно, турфирма несет неоправданные затраты на переговоры и подготовительную работу, на строительство стенда, особенно с индивидуальным дизайном. Поэтому рациональнее работать с устроителями единых экспозиций — консолидаторами.

Консолидатор — это хорошо известная организаторам выставки или форума компания, которая постоянно приобретает выставочную площадь (обычно большие объемы площади, что дает ей возможность получать значительные скидки), оборудует ее, снимает с организаторов хлопоты по размещению информации в каталоге, получению бэйджей на вход и т. д. Объединенные российские стенды присутствуют на некоторых международных выставках, например, Федеральное агентство по туризму ежегодно формирует единую национальную экспозицию на выставке BIT.

Многие турфирмы склонны к участию на коллективном стенде, потому что для полноценной работы бывает достаточно 4—6 кв. м, в то время как у большинства престижных выставок минимальная площадь стендов составляет 9—12 кв. м (на Миланской BIT— 20 кв. м). При этом фирма-консолидатор берет на себя риск и затраты по организации предоплаты выставочной площади, освобождая от этого фирмы-экспоненты. Немаловажно и то, что консолидатор занимается организацией подготовки работы своих экспонентов накануне открытия выставки (доставляет на выставку оборудование и материалы экспонентов, доводит стенды до кондиции, получает каталоги). Поэтому участники коллективного стенда сразу по прибытии на выставку приступают к делу, не затрачивая усилий и времени на подготовительные работы.

Несмотря на серьезные преимущества коллективного участия в выставках, для конкретной туристской фирмы оно имеет ряд отрицательных моментов, основными из которых являются:

• — недостаточное проявление индивидуальности;
• — снижение чувства ответственности;
• — расслабляющее воздействие на развитие инициатив по самостоятельному участию в выставках в будущем;
• — недостаточное накопление организационного опыта по участию в выставочных мероприятиях.

Тем не менее не подлежит сомнению вклад коллективных национальных стендов при условии их профессиональной подготовки в продвижение национального туристского продукта на зарубежный рынок и формирование положительного имиджа страны-экспонента.