Особенности уничтожения документов с учетом сроков их хранения

Пункт 1.1 Примерного положения про постоянную экспертную комиссию организации, предприятия, учреждения был утвержден 19.01.1995 года Приказом № 2 Росархива для проведения экспертизы ценности документации. Он распространяется на документацию, которая создается в процессе осуществления организацией своей деятельности, а также их подготовке и отбора к передаче в архивы на государственное хранение. Для этого создается экспертная комиссия, которая действует постоянно.

В состав этой комиссии входят самые квалифицированные специалисты всех структурных подразделений организации, которые в состоянии оценить ценность различных видов документации. Руководитель организации утверждает состав экспертной комиссии. Именно она занимается отбором документов на их временное или постоянное хранение, она решает какие документы, если их сроки хранения истекли, следует уничтожить и когда.

Экспертной комиссией проводится экспертиза ценности документации на этапе ее подготовки к архивному хранению, она ответственна за отбор документов организации для дальнейшего их хранения и уничтожения. Поэтому ликвидационной комиссии следует создать экспертную комиссию, которая бы провела экспертизу каждого имеющегося в организации документа.

Результаты экспертизы документации ликвидационной комиссии позволят начать процедуру удаления тех документов, у которых истек срок хранения. Национальный стандарт РФ «Система стандартов по издательскому и библиотечному делу и информации. Общие требования по управлению документами. ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007», который утвержден Приказом Ростехрегулирования, изданным 12.03.2007 года № 28 в пункте 9.9 описывает правила физического уничтожения документации.

Федеральный закон, принятый 22.10.2004 года № 125 «Об архивном деле РФ» регламентирует, что при ликвидации негосударственных фирм, образовавшиеся в результате их деятельности архивные документы, вошедшие в Архивный фонд РФ, а также документация по личному составу с документами с истекшим сроком хранения, следует передать ликвидационной комиссии на хранение в соответствующий муниципальный или государственный архив. При этом между ликвидационной комиссией и муниципальным или государственным архивом подписывается соглашение. Комиссия должна организовать и упорядочить архивные документы организации, подлежащей ликвидации. Поэтому, если срок хранения документации еще не истек, ликвидационной комиссии необходимо организовать ее упорядочение и передать в муниципальный или государственный архив по составленному договору.

В тех случаях, когда фирма не представляет собой источник комплектования муниципальных и государственных архивов, уничтожение документации выполняется без согласования с государственными органами.

В тех организациях, в которых документы не направляются в государственный архив, подлежащую уничтожения документацию определяют лишь после того, как будут составлены годовые разделы для постоянного хранения описей дел.

Для уничтожения документации с истекшим сроком хранения необходимо, чтобы экспертная комиссия обязательно оформила акт, который утверждает руководитель фирмы. Сегодня не разработана унифицированная форма такого акта, поэтому каждая организация может самостоятельно разработать форму для своих нужд. При этом в акте следует отобразить все реквизиты, которые Закон № 129 считает обязательными. После этого форма закрепляется в учетной политике компании.

Документы можно уничтожить только при проведении инвентаризации за определенный период. Если период действия документов не был обревизован, тогда их уничтожать запрещается. 1 января года, следующего за годом их составления, считается началом срока хранения. Таким образом, срок хранения дел, составленных в 2012 году, начнет исчисляться лишь с 1 января 2013 года.

Не зависимо от того, будет ли организация считаться источником комплектации госархивов либо нет, выделяться дела на уничтожения могут силами специализированной компании. Благодаря этому подходу можно снизить непрофильную нагрузку на своего бухгалтера, свести к минимуму вероятность неправомерного отбора документов для уничтожения, а также подготовить акт по выделению дел к уничтожению, которое должно строго соответствовать нормам законодательства. К тому же такое решение позволит значительно увеличить скорость выделение дел на уничтожение.