Отношения со средствами массовой информации

Если деятельность организации интересна обществу, то в прессе обязательно появляются материалы о ней. Для того чтобы не происходило искажение информации, многие организации оказывают содействие прессе. А также пресса используется организацией в рекламных целях.

Конечно, прежде чем повлиять на прессу, необходимо разобраться в ее потребностях. Пресса предпочитает новые материалы, а также своевременные и достоверные.

Со средствами массовой информации в основном работает ответственный за связь с прессой. Он должен выполнять три основные задачи:

• 1. предоставлять материалы для печати;
• 2. отвечать на вопросы прессы, предоставлять комплексные услуги;
• 3. следить за опубликованными материалами, по мере необходимости исправлять ошибки, выступать с опровержениями;

Существуют и другие способы общения, кроме помещения статей. Например, прессрелизы, пресс-конференции и презентации.

Пресс-релиз или информационное сообщение — наиболее распространенный способ передачи новостной информации о предприятии прессе и один из самых популярных инструментов мероприятий по «Паблик Рилейшнз». Его рассылают по заранее подготовленным спискам по почте, традиционной и электронной, факсу или доставляют курьером. Адресные списки должны постоянно проверяться и корректироваться, в особенности в части точности написания имён, фамилий и должностей тех, кому они непосредственно адресованы. Кеворков В. В., Леонтьев С. В. Политика и практика маркетинга на предприятии — 197 с.

Пресс-релиз должен быть написан в ясной и сжатой форме, не стоит трать время на хитроумные заголовки, так как редактор сделает его сам. И стоит помнить о том, что для разных изданий существуют разные стили написания.

Пресс-конференции и презентации продукции становятся все более популярным методом передачи информации прессе. К этим способам следует прибегать, если необходимо продемонстрировать образец продукции, сделать сообщение о новых проектах, которые могут вызвать вопросы.

Представители СМИ с удовольствием принимают приглашения на фуршет, если появляется возможность получить новую информацию и пообщаться с руководством предприятия в неформальной обстановке.

Приглашения на эти мероприятия должны высылаться заранее. И накануне желательно обзвонить приглашенных и составить списки участников.

Всем участникам должны быть подготовлены папки с информационными, рекламными материалами и текстами выступлений докладчиков. Тексты выступлений затем рассылаются в редакции.

Официальная часть не должна казаться слишком долгой, лучше больше времени оставить для ответов на вопросы и неформального общения.

Еще несколько форм представления информации:

Бэкграундеры — ведомственная информация текущего характера. Данные о результатах финансовой деятельности, об открытии новой специальности в техникуме потребсоюза, слиянии или разделении отдельных кооперативных организаций.

Факс-листы — короткий документ, содержащий краткую характеристику того или иного мероприятия в потребсоюзе (результаты выставки-продажи каких-либо товаров и т. д.).

Кейс-истории — рассказ о деятельности кооперативной организации, о новых методах и формах ее работы, о хозяйственных успехах, о передовом опыте в отдельной отрасли, о методах решения отдельных проблем. Алексунин В. А., Маркетинг в отраслях и сферах деятельности — 243 с.