Использование информационных технологий в ООО «АрдбелСТЗ»

Главный бухгалтер и кладовщики ООО «АрдбелСТЗ» работают в программе «1С: Бухгалтерия». С помощью данной программы автоматизированы практически все участки учета: банк, касса, заработная плата, учет расчетов с поставщиками, учет расчетов с покупателями и т. д. Менеджеры ООО «АрдбелСТЗ» имеют наработки по клиентским базам в офисных приложениях Microsoft Access, Excel, Word, а также активно используют Интернет ресурсы для поиска новых партнеров и размещения рекламы на сайтах.

Материальным и информационным обеспечение предприятия занимается его директор.

Основными характеристиками задач, которые учитываются при выборе оборудования, являются:

• — носители входной и выходной информации (документы, типизированные бланки, машинные носители информации и т. д.);
• — объем входной и выходной информации по указанным носителям;
• — объемы вычислительных работ;
• — сроки выполнения работ по решению задач управления персоналом;
• — формы и способы предоставления результатов решения задач пользователям.

При выборе оборудования учитывается назначение и состав комплектов оборудования, а также производительность при выполнении технологических операций; надежность работы; совместимость работы оборудования различных типов, в том числе персональных компьютеров; стоимость оборудования; состав и количество обслуживающего персонала; площадь, требуемую для размещения оборудования.

Выбор типа, модели, марки технических средств, которые могут быть использованы в службе управления персоналом организации, осуществляется по классификатору промышленной продукции (с учетом изменений), а также с помощью различных справочников и каталогов.

Применение средств оргтехники в практике работы ООО «АрдбелСТЗ» связано с выполнением различных операций по обработке документированной информации или же связанных с такой обработкой. При этом в сферу обработки поступают текстовая часть документа (структура текста, стиль языка, расчетные формулы и таблицы); внешняя физическая форма (расположение реквизитов, способ нанесения информации, размеры и качество носителя и т. д.). В целях наиболее рационального использования данных технических средств необходимо иметь их классификацию, которая отражала бы области их функционального назначения.

Сложившаяся практика показывает, что основными группами средств оргтехники являются:

• 1) носители информации: носители информации на бумажной основе несветочувствительные; носители для репрографических процессов (термобумага, фотопленка т.д.); микроносители визуальной информации; звуконосители; видеоносители информации; магнитные носители для записи кодированной информации;
• 2) средства составления и изготовления документов: ручные пишущие средства; пишущие машины; диктофонная техника; печатающие устройства персональных компьютеров и графопостроители; специализированные программные продукты для ПК;
• 4) средства обработки документов: фальцовочные, перфораторные и резательные машины; листоподборочные и сортировальные устройства; машины для уничтожения документов (шредеры); агрегатированные линии для обработки корреспонденции; машины для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы) и др.;
• 5) средства хранения, поиска и транспортировки документов: картотеки; шкафы; стеллажи; тележки и др.;
• 6) средства электросвязи: средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи; средства и системы телеграфной связи; средства и системы факсимильной передачи информации; электронная почта;
• 7) другие средства оргтехники: сканеры; компьютерные аксессуары.

Наиболее простым средством организации взаимодействия между удаленными абонентами является электронная почта. Высокая скорость передачи информации и надежность (при относительно низкой стоимости услуг) позволяет качественно изменить роль почтовой коммуникации. Основной информационный поток в системе электронной почты приходится на локальные сети, которые обычно связывают ПК, находящиеся в одном учреждении. Это дает возможность объединить и рационально использовать компьютерные ресурсы, а также резко сократить бумажный документооборот. К основным требованиям, предъявляемым к сетям, относятся: простота использования, высокая скорость передачи информации, низкая стоимость и соблюдение секретности. Технические средства представляют собой сканеры, устройства создания в компьютере электронной копии изображения (текста, рисунка и т. п.). Применение сканеров имеет широкий диапазон и находится в постоянном развитии. В частности, их можно использовать в настольных издательских системах, системах обработки документов, автоматизированного проектирования, передачи информации (факс + модем + сканер). Для обеспечения работы ООО «АрдбелСТЗ» потребовались следующие технические средства:

• — 3 профессиональных компьютера «Samsung»;
• — колонки «Genius»;
• — 6 мышки для компьютеров «Mitsumi»;
• — 4 клавиатуры «Genius»;
• — 2 ноутбука «Toshiba»,
• — 1 лазерный принтер «HP Laser Jet 1018»;
• — 5 телефонов «Panasonic» (мини АТС);
• — 1 факс-сканер-ксерокс «Panasonic»;
• — 1 кассовый аппарат «Орион»;
• — 1 детектор валюты (для главного бухгалтера);
• — 6 калькуляторов.

Таким образом, ООО «АрдбелСТЗ» оснащено современной техникой и программным обеспечением, позволяющими эффективно осуществлять коммерческую деятельность.