Хранение и учет архивных документов
Государственному учету подлежат все документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения. Его порядок определяется специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти. Уникальные документы подлежат также учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда РФ. Комплектование архивов архивными документами Государственные… Читать ещё >
Хранение и учет архивных документов (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
Комплектование архивов архивными документами Государственные органы или органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т. ч. документов по личному составу, в течение сроков их хранения:
- — кратковременные сроки хранения (менее 10 лет);
- — долговременные сроки хранения (более 10 лет, включая постоянное хранение).
В отношении особо ценных документов, в т. ч. уникальных документов, устанавливается особый режим учета, хранения и использования. Создаются страховые копии этих документов.
Таблица 3. Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации (ст. 18).
Форма собственности. | Срок хранения. | ||
Постоянный. | Временный. | ||
1. | Государственная собственность. | хранятся в гос. архивах, музеях, библиотеках и организациях Российской академии наук. | хранятся в госорганах, гос. организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах (в случае наделения органа местного само-управления муниципального района или городского округа от-дельными гос. полномочиями). |
2. | Муниципальная собственность. | хранятся в муниципальных архивах, музеях и библиотеках. | хранятся в органах местного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах в течение установленных сроков. |
3. | Частная собственность. | могут храниться их собственниками или вла-дельцами самостоятельно или могут быть пере-даны по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию Российской академии наук. (при этом условия хранения этих документов определяются их собственниками или владельцами с соблюдением норм настоящего Федерального закона). |
Уничтожение документов Архивного фонда Российской Федерации настоящим законом запрещается.
Государственному учету подлежат все документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения. Его порядок определяется специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти. Уникальные документы подлежат также учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда РФ.
Также следует отметить, что документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, не входят в состав имущества этих архивов, музеев, библиотек и организаций Российской академии наук.
Источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами могут выступать государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда РФ и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы.
При этом передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение происходит следующим образом:
- · документы Архивного фонда РФ, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы;
- · документы Архивного фонда РФ, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов, расположенных на территории субъекта РФ, могут передаваться в государственные архивы субъекта РФ на основании договора между органом или организацией, передающими указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта РФ в области архивного дела.
- · документы Архивного фонда РФ, находящиеся в частной собственности, поступают в государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договоров между этими архивами, музеями, библиотеками, организациями Российской академии наук и собственниками указанных документов (ст. 21, п. 3).
Таблица 4. Сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение (ст. 22).
Виды документов, включенных в состав Архивного фонда РФ. | Срок. | ||
1. | Документы федеральных органов гос. власти и иных гос. органов РФ, в т. ч.:
| 15 лет. | |
2. | Документы органов гос. власти и иных госорганов субъектов РФ и организаций субъектов РФ. | 10 лет. | |
3. | Документы органов местного самоуправления и муниципальных организаций. | 5 лет. | |
4. | Другие виды архивных документов. | — записи актов гражданского состояния. | 100 лет. |
— документы по личному составу, записи нотариальных действий, похозяйственные книги и касающиеся приватизации жилищного фонда документы. | 75 лет. | ||
— проектная документация по капитальному строительству. | 20 лет. | ||
— технологическая и конструкторская документация. | 20 лет. | ||
— патенты на изобретение, полезная модель, промышленный образец. | 20 лет. | ||
— научная документация. | 15 лет. | ||
— кинои фотодокументы. | 5 лет. | ||
— видеои фонодокументы. | 3 года. |