При экспонировании подлинных документов обязательно соблюдение правил обеспечения сохранности документов. Документы (особенно подлинные) помещают в застекленные, запираемые и опечатываемые витрины, расположенные в охраняемых помещениях, соответствующих установленным требованиям обеспечения сохранности документов при их экспонировании.
Если выставка стационарная и рассчитана на длительный срок, документы в подлинниках помещаются только в виде исключения при условии тщательной их защиты от света или последующей замены на копии или на другие подлинные документы.
Основная масса текстовых документов на выставках дается в виде копий. Заранее планируется, как их изготовить. Предпочтение отдается фотои ксерокопиям. Размеры копий зависят от размера экспозиционной площади, места размещения выставки и размера подлинника (шрифт, почерк, формат), от вида выставки. Обычно используются размеры подлинника документа (если не громоздкий), 13×18, 18×24, 24×30 см.
Следует избегать экспонирования документов в виде машинописных копий, так как они в значительной мере снижают зрительное восприятие. В случае плохой физической сохранности документа (наличия текста недоступного для прочтения), представляющего интерес для экспонирования на выставке, машинописную копию можно поместить рядом с подлинным документом или его фото-, ксерокопией.
Вспомогательные материалы: схемы, диаграммы, чертежи также могут быть изготовлены путем фото и ксерокопирования.
Все печатные экспонаты (брошюры, листовки, плакаты и т. п.) надо давать только в оригиналах изданий. Иллюстративные материалы лучше всего давать в подлинниках, если позволяют условия обеспечения сохранности, либо в художественно выполненных копиях.
Путеводителями по выставке являются ведущие пояснительные тексты Для выделения текстов можно использовать различные шрифты, краски, фон.
Заголовки и надписи к экспонатам могут печататься на пишущей машинке или компьютере или оформляться различными шрифтами от руки.
Размещение экспонируемого материала требует выделения разделов и подразделов, наиболее важным разделам отводится центральное, видное место.
Статистический материал можно оформить на стенде в виде диаграмм и таблиц. Чтобы проследить достижения в какой-либо области, экспонируемый материал размещают в сравнении старого с новым.
Для усиления внимания к ведущим экспонатам используются такие композиционные средства, как контраст, цвет, размер и др. Не следует допускать излишней скученности экспонатов — это снижает выразительность выставки.
Стенды с экспонатами располагаются на уровне, позволяющем хорошо видеть и читать документы равно вверху и внизу.
