Конкурсный процесс и основные этапы его осуществления

Содержание конкурсного процесса

В основе конкурсного процесса лежит стандартная модель принятия решений о покупке .

Конкурсный (тендерный) процесс представляет собой последовательность юридически регулируемых действий и формальных документов, посредством которых покупатели (государство) и поставщики могут достичь заключительной стадии — подписания и реализации контракта.

Порядок проведения конкурсов описан в нормативных документах: законах, постановлениях, других нормативно-правовых актах. Законодательные акты, как правило, рассматривают тендерный процесс, начиная с извещения о проведении конкурса (даты направления участникам закрытого конкурса запросов), которое рассматривается как формальный старт конкурсной процедуры. Конечной целью действий по размещению заказов является

заключение

контракта. Именно в момент заключения контракта заказ признается размещенным.

В самом общем виде конкурсный процесс может быть представлен логической последовательностью действий и документов, которая отображена на рис. 3.

Все этапы конкурса жестко регламентированы: определен механизм извещения о предстоящем конкурсе, установлены требования к содержанию конкурсной документации и регламентирован порядок подачи, вскрытия и оценки конкурсных заявок.

Конкурсному процессу предшествует разработка конкурсной документации, являющейся базой всего процесса размещен.

Рис. 3. Логическая схема осуществления конкурсного процесса.

Поэтому рассмотрение конкурсного процесса начнем с конкурсной документации.

Конкурсная документация (досье тендера) — это комплект документов, содержащих информацию, позволяющую претенденту принять решение об участии в торгах и подготовить конкурсные предложения (оферты) на поставку товаров, работ, оказание услуг в соответствии с требованиями покупателя, а также правила и процедуры проведения конкурса.

Конкурсная документация исполняет ряд важных функций:

• · инструктирует потенциальных участников о процедуре торгов;
• · дает описание закупаемых товаров;
• · устанавливает критерии для оценки предложений;
• · определяет условия будущего контракта.

Состав конкурсной документации обычно указывается в законодательных актах и включает следующие блоки:

• 1. Характеристика товаров, работ и услуг. Обычно эта информация приводится в виде технических спецификаций (технические задания, спецификации, эксплуатационные характеристики или перечень функциональных обязанностей для услуг). В случае необходимости приводятся чертежи, схемы, другая дополнительная информация.
• 2. Критерии оценки предложений и условия передачи победителю заказа.

Критериями присуждения контракта могут быть:

• · самая низкая цена;
• · экономически самое выгодное предложение.

Во втором случае в качестве критериев могут быть наряду с ценой качество, надежность, долговечность, эстетические и функциональные характеристики.

• 3. Условия контракта, в которых должны найти отражение сроки и условия поставки, особенности и объем обязательств сторон, условия их выполнения, степень ответственности по обязательствам и обеспечение гарантий.
• 4. Инструкция участникам торгов. Цель инструкции заключается в том, чтобы установить правила конкурсного соревнования, облегчить процесс подготовки предложений поставщиками и подведения итогов тендерной (оценочной) комиссией. Как правило, инструкция содержит следующую информацию: реквизиты заказчика, формы предложения и гарантии предложения, требования к квалификации претендента. Приводятся имена и адреса лиц, с которыми необходимо связываться в случае необходимости, а также любая другая информация, которая, по мнению заказчика, может понадобиться претенденту в процессе подготовки предложения и участия в конкурсе.

Конкретный состав конкурсной документации, ее объем могут меняться в зависимости от предмета торгов.

Комплект конкурсной документации передается претендентам по их официальному запросу, как правило, за плату. Стоимость конкурсной документации в этом случае определяется заказчиком и не должна превышать затраты на ее тиражирование и представление.

От конкурсной документации, ее качества, во многом зависит эффективность конкурсного процесса и всей закупки в целом. Обычно все изменения вносятся путем издания приложений.

Извещение о закупках: После того как конкурсная документация разработана, необходимо проинформировать общественность о предстоящих торгах. Широкая, полная и заблаговременная информация дает возможность претенденту решить вопрос о своем участии и представить предложения максимальному числу лиц; обеспечить гласность и прозрачность. Официальные печатные средства массовой информации, а также официальные сайты определяются соответствующими органами власти, при этом указывается на необходимость обеспечения синхронизации их деятельности, связанной с выпуском печатной и электронной версии изданий.

В соответствии с принятыми правилами рекламирования приглашение к участию в торгах может быть в виде:

• · объявлений в специальных информационных бюллетенях рекламы, размещаемой, по крайней мере, в одной широко-тиражной или официальной газете;
• · рекламы в торговых изданиях;
• · писем, адресованных участникам торгов;
• · циркулярных писем консульствам или дипломатическим представительствам;
• · информации, размещаемой в компьютерных сетях и электронных базах.

Приглашение к участию в торгах входит в состав конкурсной документации и должно содержать следующую информацию:

• · наименование и адрес покупателя (госзаказчика), номер торгов;
• · источник финансирования и валюта платежа;
• · характер, количество поставляемых товаров; срок и место поставки;
• · критерии и процедуры, которые будут применяться для оценки квалификационных данных претендента;
• · порядок, сроки и место получения конкурсной документации;
• · способ передачи, цена конкурсных документов и порядок ее взимания;
• · место, день и час подачи конкурсного предложения.

Обычно публикация о предстоящих торгах производится за один-полтора месяца до дня их проведения, небольших — за двадцать дней. О крупных торгах объявляется за 2−4 и более месяцев.

Как правило, подлежат публикации и результаты конкурсов, если стоимость контракта превышает пороговую величину.

Информирование общественности о результатах проведения торгов нацелено на усиление гласности и обеспечение прозрачности государственных закупок.

Подготовка и подача конкурсных предложений: На основании конкурсной документации претенденты подготавливают тендерные предложения. Участие в торгах является сложным и динамичным процессом, который предъявляет к поставщикам максимально жесткие организационные, научно-технические и коммерческие требования, выполнить которые в сжатые сроки очень сложно. Соответственно срок подготовки предложений должен быть достаточным для их разработки и доставки. Как правило, в национальных законодательствах он составляет не менее 30 дней со дня публикации.

Как правило, в состав конкурсного предложения входят:

• · форма конкурсного предложения и ведомость цен;
• · документы, подтверждающие правомочность и квалификацию участника;
• · документы, подтверждающие соответствие поставляемой продукции требованиям заказчика;
• · обеспечение конкурсной заявки, если оно предусмотрено заказчиком.

Готовое конкурсное предложение должно быть четко составлено, разборчиво написано, не содержать исправлений, и обязательно подписано претендентом или уполномоченным агентом.

Подача предложения (оферты) в ответ на конкурсное приглашение является свидетельством принятия претендентом (оферентом) всех условий, установленных в конкурсной документации. Конкурсное предложение оферта продавца — обязательно для исполнения претендентом.

В соответствии с правилами проведения торгов все претенденты одновременно с подачей предложений вносят гарантийный залог — конкурсное обеспечение, в любой приемлемой для заказчика форме, оговоренной в конкурсной документации и не противоречащей действующему законодательству. Обычно конкурсное обеспечение имеет форму банковских гарантий, залога или поручительства. Характер и величина гарантии определяется заказчиком в зависимости от предполагаемой стоимости поставок и составляет обычно 1−5% общей суммы.

Оценка предложений и заключение контракта: Оценка конкурсных заявок и выбор победителя является наиболее важным и ответственным этапом конкурсного процесса. Он не всегда самый трудоемкий, но всегда один из самых «опасных», с точки зрения возможных последствий.

Выбор поставщика и присуждение контракта могут последовать непосредственно после вскрытия и оглашения поступивших предложений в тех случаях, когда речь идет о выборе предложения с самой низкой ценой при аналогичных других условиях конкурсных предложений.

Оценка и сравнение принятых оферт производится в строгом соответствии с критериями, сформулированными в конкурсной документации, и может включать несколько этапов. Сначала конкурсная комиссия должна проверить: соблюдены ли требования конкурсной документации; оформлены ли должным образом документы; имеются ли гарантийные обязательства; отвечают ли предъявленным требованиям и т. д. Конкурсная комиссия вправе не учитывать несущественные несоответствия по форме, ошибки, допущенные в расчетах, тексте.

Заявка признается отвечающей требованиям конкурса по существу, если ее положения соответствуют всем понятиям и условиям конкурсной документации и не имеют значительных отклонений.

Затем определяется соответствие конкурсной документации техническим условиям, соблюдение графиков поставок и графика платежей, наличие запчастей и послепродажного обслуживания, рабочие характеристики и производительность оборудования.

На данном этапе может быть проведена процедура оценки квалификации поставщика технические и финансовые возможности — выполнить взятые обязательства в срок. Если покупатель находит, что участник торгов, представивший самое дешевое предложение, не в состоянии справиться с выполнением контрактных обязательств, то данное предложение отклоняется.

В процессе оценки конкурсных предложений может использоваться система протекционизма — преференции, обеспечивающие приоритет отечественным производителям (поставщикам). Этот способ дает возможность защитить местных производителей, не закрывая при этом рынок госзакупок для иностранных участников. Аппарат преференций принят в международной практике достаточно широко; вместе с тем в ряде стран, например, Германии, запрещается оказывать предпочтение отечественным претендентам.

Окончательный выбор победителя производится в результате проведенной объективной оценки полученных торговых предложений и их технико-коммерческого сопоставления. При этом учитываются такие моменты, как: способность поставщика выполнять ремонт и техническое обслуживание поставляемых изделий; проводить техническую консультацию; его местонахождение, опыт работы с ним; его репутация и др. Участники торгов ранжируются, что позволяет не только определить победителя, но и резервировать поставщиков на случай отказа победителя от заключения договора.

С изменением экономической ситуации в странах могут меняться и подходы к определению победителя.

В итоге составляется оценочный отчет, в соответствии с которым выносятся рекомендации о присуждении контракта. Покупатель оставляет за собой право отклонить все предложения и прекратить процесс торгов в любой момент, если об этом было заявлено в конкурсных документах. Основанием того, чтобы считать торги несостоявшимися, может быть недостаточная конкуренция, которая выражается в малом количестве участников, или если представленные предложения не удовлетворяют требования заказчика. В этом случае пересматриваются условия торгов, проводятся повторные торги или иные процедуры.

Решение комиссии об определении победителя оформляется в виде протокола.

Контракт: Завершающим моментом процедуры выбора поставщика является документальное оформление взаимных обязательств сторон. Контракт это юридический документ, фиксирующий достигнутые между сторонами соглашения и условия их выполнения. Подписание контракта является кульминацией всей предшествующей работы.

Присуждение контракта формально происходит путем направления уведомления от имени покупателя или его уполномоченного представителя автору победившего торгового предложения. Одновременно с уведомлением заказчик направляет подписанный им контракт. Очень важно, чтобы уведомление о присуждении контракта было выдано поставщику до окончания срока действия тендерного предложения (обеспечения). По окончании периода действия предложения поставщик имеет право отказаться от принятия контракта.

Победивший участник торгов должен подтвердить принятие извещения и согласие на выполнение контракта. Обычно контракт подписывается в течение 20−30 дней, в этот же срок предоставляется гарантия на выполнение. Ее величина, как правило, составляет 5−10% стоимости заказа. После подписания контракта двумя сторонами контракт считается вступившим в силу.

Если претендент не подписывает контракт, заказчик выбирает лучшее предложение из оставшихся и направляет представившему его претенденту акцепт. Или, если это предусмотрено конкурсной документацией, объявляет торги несостоявшимися.

Обычно результаты открытого конкурса должны быть опубликованы, всем участникам разосланы письма с уведомлением об их неудаче, назван претендент, подписавший контракт, и цена контракта.

При проведении процедур прокьюремента следует иметь в виду, что каждый контракт уникален, своеобразен и имеет свою специфику. Поэтому при всей стандартности процедур нельзя подходить к их осуществлению чисто механически.