Цель, задачи и основные процессы УПП

Цель и задачи УПП

В ходе повседневной деятельности предприятия обычно рождается большое количество бизнес-инициатив, зачастую разнонаправленных и неравнозначных, а иногда и взаимоисключающих, конкурирующих между собой за ограниченные ресурсы предприятия и претендующих на то, чтобы стать полноправным проектом в корпоративном портфеле. Основной причиной того, что реализация проектов не позволяет предприятию достичь своих стратегических целей является отсутствие единой стройной и понятной системы их отбора. В [21 ] указаны следующие существенные недостатки в организации процессов отбора и выполнения проектов корпоративного портфеля:

• • отдельные влиятельные руководители могут единолично одобрять проекты;
• • отсутствует информация о приоритетности проектов или существует несколько систем приоритетов;
• • проекты, в которых заинтересованы влиятельные руководители, получают больший приоритет;
• • функциональные руководители защищают свою территорию и препятствуют изменениям;
• • не выделяются или не финансируются ресурсы, необходимые для реализации отобранных проектов;
• • отсутствует система обратной связи о воздействии новых проектов на уже выполняющиеся;
• • решение проблем, возникающих в ходе текущей деятельности, всегда на первом месте по отношению к стратегическим изменениям.

Таким образом, на предприятии должна быть создана система УПП, обеспечивающая решение следующих задач.

• 1. Обеспечение соответствия проектов стратегическим целям компании.
• 2. Определение наиболее приоритетных проектов в целях концентрации ресурсов для их выполнения и рационального распределения бюджета.
• 3. Сокращение расходов за счет отказа от реализации неэффективных проектов.
• 4. Максимизации ценности портфеля проектов в целом.

Решая перечисленные задачи система УПП обеспечивает достижение цели — повышения отдачи от инвестиций и повышения стоимости компании в целом.

Имеется существенная разница между целями управления отдельными проектами и корпоративным портфелем в целом. Грамотно организованная система УПП должна дать возможность предприятию идентифицировать и отобрать те инвестиции, которые соответствуют стратегии и максимизируют его бизнес-ценность, а управление отдельными проектами позволяет успешно реализовывать отобранные в портфель инвестиции. Таким образом, можно выделить стратегическое и оперативное управление проектами и программами [9]. Стратегическое управление включает в себя:

• • отбор и утверждение новых проектов и программ, включение их в соответствующие имеющиеся портфели организации;
• • обеспечение того, что все выбранные и утвержденные проекты и программы должным образом поддерживают одобренные текущие стратегические цели компании;
• • определение приоритетности проектов в составе портфеля;
• • распределение ключевых ресурсов (денег,

квалифицированного персонала, оборудования, других ресурсов) по портфелям, проектам, программам;

• • создание основного расписания работ для каждого портфеля проектов с учетом приоритетности проектов и пршрамм;
• • отказ от выполнения одобренных проектов и программ или изменение их содержания, бюджета, расписания, если это необходимо.

Считается, что из перечисленных выше шести пунктов только предпоследний входит в область традиционного управления проектами. Остальные относятся к стратегическому управлению и не входят в зону ответственности менеджера проекта или программы.

Объектом оперативного управления является отдельно взятый проект; операционное управление включает в себя применение хорошо известных в настоящее время практик, систем и методов, закрепленных в стандартах УП, например, в PMI РМВоК Guide [66].

УПП в целом — это интеграция стратегических процессов управления с операционными процессами. УПП формирует некий «мост» между стратегическим управлением и операционным. УПГ1 создает связь между выбором, определением, утверждением, распределением денежных средств и других ключевых ресурсов, авторизацией и приоритезацией программ и проектов в рамках определенных портфелей, а также подразумевает, что каждый проект и программа поддерживают стратегии, одобренные высшим руководством организации [9].

В дальнейшем в данном пособии будут рассмотрены общие подходы к управлению портфелями промышленных инвестиций, детализированные на примере портфелей ИТ-проектов.