Процессы сертификации СМК

Сертификация СМК состоит из шести этапов (рис. 6.2).

Рис. 6.2. Блок-схема деятельности по сертификации СМК.

1. Организационный этап включает в себя: регистрацию заявки в органе по сертификации (далее — ОС); заключение договора с заявителем на проведение работ по сертификации; представление заявителем комплекта документов для предварительной оценки СМК; формирование комиссии по сертификации.

Основанием для начала работ служит письмо-обращение в ОС. Указанная заявка регистрируется, а затем подвергается анализу для определения возможности проведения сертификации.

В заявку должна быть включена следующая информация:

• • общая характеристика организации-заказчика;
• • заявляемая область сертификации (область применения СМК);
• • заявление о согласии организации-заказчика удовлетворять все требования к сертификации и предоставлять любую информацию, необходимую для проведения аудита;
• • наименование стандарта или других НД, на соответствие которым планируется сертификация СМК.

ОС письменно извещает заказчика о решении принять/не принять заявку на сертификацию СМК.

ОС и заказчик заключают договор в случае положительного решения о принятии заявки на СМК.

После оплаты работ по договору ОС направляет заказчику перечень сведений и документов СМК, представляемых проверяемой организацией (заказчиком) в обязательном порядке.

К обязательным документам относятся:

• 1) политика в области качества;
• 2) руководство по качеству;
• 3) структурная схема проверяемой организации;
• 4) структурная схема службы качества проверяемой организации;
• 5) документированные процедуры;
• 6) копии справок (отчетов) о качестве выпускаемой продукции (за 1—3 года), в том числе:
  • • обобщенные сведения о качестве изготовления продукции по результатам приемочного контроля за год;
  • • обобщенные сведения о дефектах продукции, выявленных у потребителей (по данным контрольно-надзорных органов, рекламаций и жалоб потребителей);
  • • сведения, касающиеся удовлетворенности потребителей (в том числе о жалобах потребителей);
  • • сведения о проверках продукции государственными контрольнонадзорными органами (за 1—3 года).

После представления заказчиком запрошенных сведений и документов распоряжением руководства ОС назначается председатель комиссии, формируется комиссия и утверждается состав комиссии.

2. Предварительная оценка включает: оценку соответствия СМК нормативным требованиям (заочный аудит); оформление отчета о проверке документов СМК; принятие решения о возможности перехода к аудиту на месте.

Анализ документов СМК проверяемой организации проводят для определения соответствия документов системы требованиям ГОСТ ISO 9001.

Одновременно с анализом исходных документов, поступивших от проверяемой организации, комиссия организует сбор и анализ дополнительных сведений о качестве продукции (услуг) организации. Источниками информации при этом могут служить потребители, органы государственного надзора, общества потребителей, гарантийные мастерские, торговые организации и др.

Анализ завершается оформлением письменного отчета о предварительной проверке документов СМК, в котором наряду с выявленными замечаниями формулируют заключение о возможности или невозможности проведения аудита СМК «на месте» .

После устранения отмеченных в отчете несоответствий заказчик направляет в ОС доработанные документы для возобновления работ по оценке СМК.

3. Подготовка к аудиту на месте включает: организацию взаимодействия с заказчиком; подготовку плана аудита.

Предварительное взаимодействие проводит председатель комиссии с целью согласования порядка доступа к соответствующим документам; определения представителей проверяемой организации, принимающих участие в аудите.

Председатель комиссии подготавливает план аудита, включающий: цели аудита, базу аудита, сроки и график проведения аудита, даты посещения структурных подразделений, где будет проводиться аудит, проверяемые элементы СМК (см. Приложение 2). План аудита утверждает руководство ОС. План аудита должен быть доведен до сведения проверяемой организации до начала аудита «на месте» .

Под руководством председателя комиссии эксперты подготавливают контрольные перечни вопросов и планы выборочного контроля деятельности структурных подразделений; бланки регистрации несоответствий и уведомлений.

4. Проведение аудита «на месте» предусматривает: предварительное совещание, обследование организации, составление акта, заключительное совещание, утверждение и рассылку акта.

Целью предварительного совещания является подтверждение возможности реализации плана аудита, краткое изложение используемых методов и процедур аудита, установление официальных процедур взаимодействия между членами комиссии и сотрудниками проверяемой организации, обсуждение возникших вопросов.

Обследование проверяемой организации — центральный момент процедуры сертификации СМК.

Комиссия собирает и проверяет информацию, касающуюся области и объектов аудита, включая информацию о взаимодействии структурных подразделений организации и процессов СМК. Только проверенная информация может быть свидетельством аудита.

В качестве источников информации используют:

• • интервью с работниками проверяемой организации;
• • собственные наблюдения экспертов за деятельностью персонала, функционированием процессов, условиями труда и состоянием рабочих мест;
• • данные обратной связи от потребителей;
• • документы СМК.

Информация, полученная из указанных источников, должна быть проверена на объективность, непротиворечивость и адекватность.

В ходе аудита СМК все обнаруженные отклонения объектов аудита от требований ГОСТ ISO 9001 должны быть тщательно рассмотрены и классифицированы в зависимости от степени несоответствия на категории (соответствия, несоответствия, значительные несоответствия, малозначительные несоответствия, уведомления).

Неоднократное повторение малозначительных несоответствий одного вида (связанных с одним и тем же элементом СМК) дает основание для перевода их в категорию «значительное несоответствие» .

Окончательное решение по отнесению несоответствий к определенным категориям принимает председатель комиссии. Обнаруженные несоответствия и уведомления регистрируют на специальных бланках и официально предоставляют руководству проверяемой организации.

Организация проводит анализ причин несоответствий и уведомлений и планирует проведение корректирующих действий. Срок, отводимый в плане на выполнение корректирующих действий, не должен превышать: 12 недель при наличии одного и более значительных несоответствий; 5 недель при наличии только малозначительных несоответствий и уведомлений Если в ОС проверяемая организация не представила план корректирующих действий, процесс сертификации должен быть прекращен.

Результаты аудита, выводы и рекомендации оформляют в виде акта установленной формы.

Заключительное совещание проводят под руководством председателя комиссии. На совещании председатель комиссии доводит до участников совещания результаты аудита, представляет выводы и заключения по результатам аудита. Любые разногласия по выводам и заключениям между комиссией и проверяемой организацией должны обсуждаться и, по возможности, быть разрешены до заключительного совещания. Акт подписывают председатель комиссии, члены комиссии и представляют для ознакомления и подписи руководству проверяемой организации.

5. Завершение сертификации предусматривает: контроль выполнения корректирующих действий; принятие решения о выдаче/невыдаче сертификата; оформление сертификата.

Сертификация СМК не может считаться завершенной, пока не будут проведены все запланированные корректирующие действия и проверена результативность их выполнения.

Критерием для принятия решения о соответствии/несоответствии СМК установленным требованиям является отсутствие несоответствий или выполнение/невыполнение проверяемой организацией корректирующих действий в согласованные сроки и признание/непризнание ОС их результативности.

Решение о выдаче или отказе в выдаче сертификата соответствия СМК принимает руководство ОС на основании рассмотрения акта по результатам аудита и результатов выполнения плана корректирующих действий.

При положительном решении ОС оформляет сертификат соответствия СМК установленного образца (см. Приложение 3). В ОС на сертификате проставляют регистрационный номер, затем сертификат регистрируется в реестре ОС.

Руководитель ОС или его заместитель и председатель комиссии, проводившей аудит, подписывают сертификат. На сертификате ставят печать ОС. Учетный номер сертификата выдает технический центр Регистра систем качества по запросу ОС. Учетный номер проставляют под нижней рамкой сертификата (см. рис. в Приложении 3). Учетный номер представляет собой порядковый номер сертификата, состоящий из 5 знаков в сводном перечне Регистра.

После оформления сертификата ОС представляет в Технический центр Регистра систем качества свое решение и копию сертификата для ведения сводного перечня и публикации официальной информации.

Срок действия сертификата соответствия системы менеджмента качества — 3 года.

Далее ОС выполняет следующие действия:

• • передает проверяемой организации решение о выдаче сертификата;
• • передает проект договора на проведение инспекционного контроля, вручает сертификат соответствия;
• • дает письменное решение держателю сертификата па использование знака соответствия СМК с указанием формы такого использования.

На рис. 8.6 представлены знаки соответствия системы. Основой знака соответствия системы, созданного Росстандартом, является известный логотип «РСТ», который несет дополнительную информационную нагрузку в зависимости от характера сертифицированной системы менеджмента.

ОС должен контролировать правильность использования сертификатов и знаков соответствия СМК. Знак соответствия не должен наноситься на продукцию, упаковку продукции или использоваться иным способом, который может быть истолкован как подтверждение соответствия продукции.

ОС должен предпринимать соответствующие меры в случаях неправильных ссылок на систему сертификации или вводящих в заблуждение случаях применения сертификатов и знаков соответствия, выявленных в рекламе, каталогах, на сайтах Интернета и т. п.

6. Инспекционный контроль сертифицированной СМК.

Целью проведения инспекционного контроля (ИК) является установление того, что СМК продолжает соответствовать требованиям, подтвержденным при сертификации.

ИК может быть плановым и внеплановым.

Плановый ИК проводят не менее одного раза в год в течение срока действия сертификата. Общий объем проверки должен включать не менее ½ элементов СМК. Проверяют следующую совокупность обязательных элементов (см. Приложение 2):

• • требования к документации (4.2);
• • цели в области качества (5.4.1);
• • анализ со стороны руководства (5.6);
• • менеджмент ресурсов (разд. 6);
• • удовлетворенность потребителей (8.2.1);
• • внутренние аудиты (8.2.1);
• • улучшение (8.5);
• • использование сертификата и знака соответствия.

Внеплановый МК проводят в случаях:

• • получения ОС информации о любых серьезных нарушениях в рамках сертифицированной СМК, в том числе информации о жалобах потребителей на качество продукции, выпускаемой держателем сертификата;
• • существенных изменений организационной структуры организации, технологии и условий производства, численности состава, кадрового состава и т. п.

Объекты аудита при внеплановом ИК определяют в зависимости от причины, вызвавшей необходимость ИК.

Результаты ИК, выводы и рекомендации комиссии оформляют в виде акта установленной формы.

При положительных результатах ИК (отсутствие несоответствий, отсутствие нарушений правил использования сертификата и применения знака соответствия) ОС принимает решение о подтверждении действия сертификата соответствия.

Если при ИК обнаруживают невыполнение запланированных корректирующих действий по устранению несоответствий по результатам предыдущего ИК, то ОС принимает решение о приостановлении действия выданного сертификата на срок до 3 месяцев.

Если указанные корректирующие действия не выполнены по истечении 3 месяцев, то это влечет за собой отзыв сертификата соответствия.

Успешно работающие компании по окончании срока действия сертификата на СМК проходят ресертификацию — процедуру получения нового сертификата соответствия. Так, в 2009 г. компания «Азбука Вкуса» стала первой торговой организацией, получившей сертификат соответствия СМК требованиям ГОСТ Р ИСО 9001−2005. В 2012 г. компания прошла ресертификацию, получив сертификат соответствия СМ К требованиям ГОСТ Р ИСО 9001−2008.

Эффективность работ по сертификации систем менеджмента

Традиционная защита от некачественных поставок путем входного контроля покупаемой продукции часто экономически не оправдана. Как отмечается в [43], предприятия, стоящие следующими в цепи поставки, получают гарантию качества покупаемой продукции в системах менеджмента качества поставщика. Принцип сертификации «один проверил и подтвердил — все признали» решает проблему исключения многочисленных проверок второй стороной.

Требование подтверждения соответствия — один из серьезных технических барьеров, ограничивающих развитие внутренней и международной торговли. Глобализация экономики предопределяет расширение работ по сертификации.

Рассматривая масштабы работ по сертификации СМК на соответствие ИСО 9001 в мире, следует отметить, что Россия не входит в десятку стран-лидеров. Восьмой год подряд лидером по числу сертификатов соответствия является Китай (второе место с большим отрывом от Китая и других стран занимает Италия).

Стремительная экспансия Китая на рынки высокотехнологичных товаров, где высока конкуренция с развитыми странами, побуждает китайцев внедрять современные методы менеджмента.

Анализ причин недостаточно высокой результативности СМК на российских предприятиях дан в [13]. Одной из причин является некорректная постановка целей разработки СМК. Она проявляется в том, что если для российских компаний цель получения сертификата на СМК заключается в повышении конкурентоспособности при участии в тендерах, то в Европе целью является обеспечение порядка на производстве, бездефектное изготовление продукции, процесс совершенствования деятельности организации.

Эффективность сертификации определяется статусом ОС. Доверие к результатам сертификации, проведенной аккредитованным для этого органом, будет выше, чем к результатам сертификации, проведенной организацией, не имеющей соответствующей аккредитации. Это объясняется тем, что положительные итоги аккредитации определяются на основании серьезной проверки соответствия деятельности ОС в заявленной для аккредитации области (сертификация продукции, сертификация соответствия ИСО 9001, сертификация соответствия ИСО 14 001 и т. п.) требованиям международно признанных стандартов, предъявляемых к таким органам.

Авторитет и востребованность ОС на рынке услуг — разные понятия. Так, по данным В. А. Качалова^[1], из более чем 1 млн действующих в мире сертификатов СМК около 40% выдано всего десятью органами, что, без сомнения, дает основание считать их признанными лидерами в этой области.

Поэтому взыскательные фирмы часто указывают своим новым поставщикам на то, сертификатам каких ОС они доверяют. Так, в гл. 5 (попараграф 5.1.3) в качестве примера приводилась торговая фирма «МЕТРО Кеш энд Керри», которая требует, чтобы ее зарубежные поставщики-изготовители пищевой продукции были сертифицированы только органами, зарегистрированными Международным форумом по аккредитации — IAF.

• [1] Методы оценки соответствия. 2013. № 9. С. 39.