Возможности программных продуктов СПС

Программная оболочка СПС должна выполнять в первую очередь функции СУБД, это хранение, поиск, отбор и предоставление данных. Не менее важны для пользователя быстрота, удобство выполнения этих функций, дружественность оболочки, простота и понятность в использовании. Кроме того, СПС могут не только качественно выполнять основные функции, но и предоставлять многие дополнительные возможности. Возможности СПС рассмотрены на примере Консультант Плюс, как качественной и наиболее распространенной СПС.

• 1. Хранение больших массивов правовой информации. В информационных банках Консультант Плюс содержится более 24 миллионов документов, и все они могут храниться на диске компьютера.
• 2. Удобный и простой, быстрый, разнообразный поиск по реквизитам документа, по теме, ключевым словам, тексту и т. д. Возможен поиск отдельных фрагментов текста. Так, в кодексах отдельные статьи отнесены к различным темам. Поиск конкретного слова или сочетания слов в текстах документов теперь позволяет их найти в разных формах, с разными окончаниями.
• 3. Гипертекстовые и другие связи между документами позволяют переходить из документа в документ. В Консультант Плюс реализованы не только прямые связи между документами, когда найденный документ ссылается на какой-то иной. Такие связи реализуются гипертекстовыми ссылками. Возможно также использование обратных связей, когда на найденный документ ссылаются другие документы из разных информационных банков. Такие связи подразделяются по их силе.
• 4. Возможность создавать собственные подборки документов, так называемые папки. Папки могут содержать вложенные в них папки. Количество папок, объем и количество документов в них у Консультант Плюс практически не ограничено, так как в папках находятся не тексты документов, а ссылки на информационный банк. Поэтому с такими папками можно работать, только имея Консультант Плюс. Папки можно сохранять, переносить, их объем небольшой.
• 5. Возможность ставить закладки в документах. Это актуально для объемных документов, чтобы быстро открыть нужный фрагмент. Закладки можно группировать, именовать. По поставленной закладке за один щелчок мыши быстро находится документ и открывается на нужном месте. Закладки могут содержать достаточно объемные комментарии пользователя. Эти комментарии могут отображаться как заметки в тексте документа. При печати их можно скрыть или распечатать вместе с текстом документа.
• 6. Сохранение документов в файл осуществляется стандартно. Можно задать несколько типов расширений файла: .rtf, .txt и др. С файлами этих типов можно работать с помощью текстовых редакторов Word, Блокнот и др.
• 7. Экспорт в текстовый редактор Word позволяет открыть текстовый редактор и перенести туда текст документа или его фрагменты. Далее работа с текстом осуществляется с помощью Word.

Формы документов в Консультант Плюс, отформатированные и готовые к использованию, созданы и могут быть открыты в Word или Excel. Их можно, не выходя из системы, заполнить, сохранить, распечатать.

• 8. Печать документа или фрагмента может осуществляться прямо из Консультант Плюс. Количество страниц в документе или фрагменте заранее определяется программой и отображается для пользователя. Можно задать шрифт и другие параметры для печати.
• 9. Возможность повторения поиска осуществляется через сохраненную историю последних запросов к системе. Запросы можно сортировать, именовать, сохранить для дальнейшей работы с ними.
• 10. Отслеживание изменений в нормативно-правовых документах в Консультант Плюс происходит с помощью опции «Документы на контроле». Об изменениях, произошедших в этими документами пользователь будет проинформирован при входе в систему.
• 11. Интеграция с бухгалтерскими и офисными программами. Становится возможно работать с массивом правовой информации из бухгалтерской программы или текстового редактора.

Возможности других СПС аналогичны, но могут несколько отличаться. Поэтому при выборе СПС нужно обратить внимание на все ее характеристики:

• • полноту и достоверность информационных банков;
• • периодичность, оперативность обновления, качество обслуживания;
• • удобство поиска,
• • наличие и удобство других необходимых возможностей и функций.