Формуляр документа и формуляр-образец

Совокупность реквизитов для конкретного документа с определением их взаимного расположения составляет его формуляр. При создании унифицированной системы документации или группы документов разрабатывается, как правило, формуляр-образец.

Формуляр-образец представляет собой графическую модель построения множества документов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерные именно для этой группы документов, и позволяет определить необходимые для их размещения площади.

Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов должна отражать наиболее часто применяемый вариант при наличии некоторых различий в конкретных документах исходного множества. Это свойство документов позволяет не только успешно совершенствовать исторически сложившиеся («традиционные») процессы документирования, но и, определив общие принципы архитектуры управленческих документов, перейти к автоматизированному проектированию необходимых документов в рамках компьютерных технологий.

Формуляр-образец может быть представлен как в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, так и в виде описания реквизитов с указанием последовательности их оформления и взаимного расположения в границах выделяемых площадей. В практике традиционных технологий больше прижился первый вариант или сочетание обоих, в компьютерных технологиях предпочтителен описательный вариант.

Формуляр, характерный для документов определенного вида (письма, протоколы, акты и т. д.), называется типовым формуляром.

Государственным стандартом 6.10.5—87 «Унифицированные системы документации. Требованиями к построению формуляра-образца» установлены:

• — форматы бумаги, применяемые для фиксации информации (текстов) управленческих документов: от АЗ до А6 с горизонтальным (альбомным) и вертикальным (книжным) расположением текста;
• — служебные поля, ограничивающие рабочее поле для внесения собственнодокументной информации — поле подшивки не менее 20 мм; левое, нижнее и правое поля не менее 10 мм;
• — конструкционная сетка, определяющая размеры применяемых шрифтов и пробелов между частями текста с ячейкой равной или близкой к шагу письма канцелярской пишущей машины (2,6×4,25 мм, что чуть меньше, чем размер шрифта Times New Roman Cyr 14, применяемого в компьютерных текстовых процессорах); ее параметры представлены в табл. 5.1.

Таблица 5.1

Форматы бумаги и линий конструкционной сетки для них.

По стандарту конструктивным элементом при проектировании форм может являться как отдельная ячейка, например, для номера листа документа, так и базисный прямоугольник, включающий две и более ячейки.