Организация и проведение конференции

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

УНИВЕРСИТЕТ ПРОФСОЮЗОВ

ЯКУТСКИЙ ФИЛИАЛ

Заочное отделение

Факультет культуры

Курсовая работа

По дисциплине:

Методическое обеспечение социально-культурной деятельности По теме:

Организация и проведение конференции

Выполнила: студентка 3 курса Группа К-08-с/с Дьячковская А.А.

Якутск-2010

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЯ МЕРОПРИЯТИЯ

1.1 Этапы организации и проведения мероприятия

1.2 Особенности подготовки конференции

ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРОВЕДЕНИЕ КОНФЕРЕНЦИИ

2.1 Организация конференции

СИПСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Прагматические отношения во всех сферах жизни общества становятся характеристикой XXI века. В условиях, когда успех предприятия, общественной либо политической структуры уже не возможен без проведения презентаций, выставок, конференций и т. д., особую актуальность приобретает грамотная организация подобных мероприятий.

Однако далеко не всегда такого рода мероприятия проходят на профессиональном уровне, так как высококлассных специалистов, способных их осуществить, не так много. Тем более, что с каждым годом методика их проведения совершенствуется, появляются новые технологии, более креативная техника. Очень важно, чтобы эти мероприятия были хорошо продуманы и спланированы, поскольку участники воспринимают их как визитную карточку учреждения.

К сожалению, учебные пособия, в которых были бы изложены технологии подготовки совещаний, презентаций, конференций, массовых и иных мероприятий, в настоящее время отсутствуют. При необходимости приходится буквально по крупицам собирать информацию в Интернете и не всегда корректных книжных изданиях.

Цель курсовой работы: развить у будущих специалистов в области сервиса и туризма умения организовывать мероприятия, представляющие интерес для их участников и отражающие интересы своего учреждения.

Задачи исследования:

1. Рассмотреть понятия и сущность организации и проведения мероприятия;

2. Составить программу организации и проведения конференции.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЯ МЕРОПРИЯТИЯ

1.1 Этапы организации и проведения мероприятия

Прежде всего, следует подчеркнуть: неудачи раскрытия содержания мероприятия вскоре забудутся, но о технологических срывах участники будут помнить годами.

Каждое мероприятие имеет определенные требования, отклонение от которых в отдельных случаях допустимо, но нежелательно. Так, если в каком-либо массовом мероприятии всё действие рассчитано буквально по минутам, но при проведении возникли неожиданные обстоятельства, то временные рамки придется все же немного нарушить.

Любое мероприятие имеет организационный план, который подразумевает логичность и порядок действий, направленных на построение мероприятия в целом. План мероприятия состоит из пунктов, каждый из которых требует выполнения определенных обязанностей. Чтобы планируемое мероприятие прошло на должном уровне, необходимо проводить соответствующую подготовку. Вся работа в этом направлении должна быть отлажена, проконтролирована специалистами. Необходимым условием является четкое распределение обязанностей, функций между участниками этого процесса. Назначенное лицо или группа лиц (оргкомитет) должны относиться к своим обязанностям с особым вниманием, ответственностью и с пониманием дела. Например, при проведении делового приема необходимо выбрать вид приема, составить список приглашенных лиц, разослать приглашения и т. д.

В целом можно выделить следующие этапы организации проведения мероприятия как вида деятельности:

1. Возникновение идеи мероприятия и её юридическое закрепление.

Идея мероприятия может быть вызвана объективными либо субъективными причинами. В первом случае мероприятие может быть задумано в связи с приближающейся значительной датой: 50-летие создания учреждения, 10-летие выхода в свет первой книги издательства, открытие монумента и т. д. Во втором случае оно может быть предложено кем-то из сотрудников учреждения: проведение научной конференции, праздник творчества дворников ЖЭКа, День цветения ромашки и др.

Возникшая идея мероприятия не сможет осуществиться без процедуры принятия решения после беседы руководителя с сотрудником, предложившим мероприятие, рассмотрения его служебной записки по данному поводу либо обсуждения на коллегиальном органе учреждения — собрании трудового коллектива, заседании у директора, ученом совете и т. д.

Принятое решение реализуется в соответствующем приказе. Который юридически закрепляет сам факт необходимости проведения мероприятия, ответственных за его организацию, проведение и осуществление контроля за исполнением.

2. Определение состава участников.

Осуществляется оргкомитетом либо сотрудником, ответственным за проведение мероприятия, по согласованию с руководителем учреждения.

3. Оповещение о предстоящем мероприятии.

Оповещение и приглашение предполагаемых участников мероприятия зависят от вида мероприятия и его масштабности. В одних случаях (например, юбилей учреждения) это могут быть адресные приглашения в форме письма-приглашения или пригласительного билета, в других — рекламные, коммерческие или информационные письма, текст которых строится по схеме: кто приглашает — куда приглашает — когда и где состоится — порядок участия — приглашение к участию.

4. Встреча участников мероприятия.

Встреча участников зависит от вида и масштабности мероприятия, условий его проведения. Встреча иногородних участников происходит в месте прибытия, встреча местных — в месте проведения.

При проведении масштабных мероприятий встречают обычно почетных участников и участников, определенных регламентом мероприятия (руководители, государственные и политические деятели, иностранные делегации и т. п.). Составляется график встреч, включающий фамилию, место работы и должность прибывающего участника, дату и место прибытия, ответственного за встречу. Заказывается транспорт в зависимости от количества и ранга прибывающих участников. Так, почетному участнику независимо от количества прибывающих вместе с ним участников предоставляется отдельный транспорт.

Некорректно встретить почетного участника, игнорируя при этом участников, прибывших одновременно с ним.

5. Размещение участников мероприятия.

Иногородние участники мероприятия могут размещаться в гостиницах, общежитиях, пансионатах, квартирах, принадлежащих учреждению, в частном секторе.

При размещении в гостинице следует учитывать:

· уровень мероприятия;

· количество участников;

· социальный статус участника;

· финансовые условия;

· территориальную удаленность от места проведения мероприятия.

Размещение в общежитии. Некоторые учреждения (особенно вузы) имеют вполне комфортабельные общежития, в которых можно размещать участников мероприятий, прежде всего проводимых этими учреждениями. Важное обстоятельство: стоимость проживания в общежитии, как правило, вписывается в командировочные расходы на эти цели. Основное требование — участников мероприятия нужно размещать, по возможности, автономно от проживающих в общежитии.

Размещение в пансионате. Этот способ особенно перспективен, если пансионат располагает комплексом помещений, специально оборудованных для проведения различных мероприятий. Кроме того, он используется в случаях, когда мест в гостинице не хватает для размещения всех участников мероприятия. При этом решается вопрос с питанием (завтрак, ужин) иногородних участников. Неудобство в данном случае в том, что возрастают, и иногда существенно, транспортные расходы по доставке участников к месту проведения мероприятия.

Размещение в служебных квартирах. Некоторые учреждения располагают служебной площадью, предназначенной для размещения командированных сотрудников. В них можно поселить участников мероприятия, которых не удалось разместить в гостиницах.

Размещение в частном секторе. Используется также при нехватке мест в гостиницах. Кроме того, некоторые иногородние участники могут проживать в квартирах своих родственников и знакомых. Неудобство такого размещения заключается в том, что отчет за соответствующие командировочные расходы документально затрудняется.

6. Организация питания участников мероприятия.

Существует 3 вида организации питания участников мероприятия:

· традиционное питание (завтрак — обед — ужин);

· перерыв на кофе (кофе-брейк);

· товарищеский ужин (неформальная встреча за столом, фуршет, банкет).

Что касается традиционного питания, то организация завтрака и ужина не актуальна для организаторов мероприятия — это, как правило, проблема самих участников. Завтра нередко входит в стоимость гостиничного номера. Но следует продумать, где и как организовать обед участников.

Если обед планируется в кафе, то необходимо заранее заказать столики и согласовать меню. Если участники будут обедать в столовой учреждения, то следует позаботиться о том, чтобы они обедали в другое время, чем сотрудники, либо закрыть столовую (часть столовой) на спецобслуживание.

Следует иметь в виду, что традиционное питание осуществляется в большинстве случаев за счет командировочных средств участников, а средства эти, как правило, более чем скромные.

7. Регистрация участников мероприятия.

Регистрация участников проводится непосредственно перед началом содержательной части мероприятия, а её форма зависит от вида мероприятия и его масштабности. На многих мероприятиях, особенно массовых, регистрация участников не предусматривается.

Для регистрации участников мероприятия регулярного типа используются так называемые явочные (регистрационные) листы, на которых указывается порядковый номер, фамилия и инициалы участника и оставляется место для подписи. Цель проведения регистрации участников регулярных мероприятий — зафиксировать наличие кворума, то есть необходимого по регламенту количества участников, придающего принятому решению юридическую силу. Например, принятое решение (постановление) будет правомочным, если за него проголосовало 75% избранных членов собрания, заседания и т. п.

При проведении нерегулярных мероприятий также может использоваться регистрация, но цель её — в возможности в дальнейшем вести справочно-информационную работу. Поэтому для регистрации используются регистрационные формы, в которых, как правило, отражается следующая информация:

· порядковый номер;

· фамилия, имя, отчество;

· место работы и должность;

· координаты для контакта;

· примечание.

Регистрация проводится одним лицом (преимущественно во время нерегулярных мероприятий) или группой сотрудников учреждения-организатора. Во втором случае используются различные параметры для регистрации, например:

· по алфавитному порядку фамилий;

· по группам учреждений-участников;

· по регионам и т. д.

Перед началом регистрации заранее устанавливаются столы с табличками, на которых указываются признаки группировки: буквы алфавита, наименования учреждений, регионы и т. д.

8. Регламент (программа, сценарий) мероприятия.

Регламент должен предусматривать четкую организацию хода осуществления мероприятия, порядок рассмотрения вопросов, формы завершения содержательной части, определение процедурных вопросов (время, отводимое на доклад, сообщение, дискуссию, справки и др.), то есть отражать структуру проведения мероприятия, выверенную по времени. Регламент является обязательной составной частью как регулярных, так и нерегулярных мероприятий.

9. Техническое обеспечение мероприятия.

Оно включает в себя подготовку:

· зала для проведения мероприятия (количество мест должно превышать количество участников; зал должен быть оформлен);

· места для выступления участников (на столе президиума должен быть установлен микрофон, если участников более 100 человек; количество мест в президиуме должно превышать число членов президиума; необходимо продумать дизайн и оснастить трибуну микрофоном для выступающих);

· технических средств (микрофоны, компьютер, аппаратура для демонстрации слайдов, таблиц, освещенность зала).

Для мероприятий всех типов используются проекторы, звуковые системы, компьютеризированное оборудование с доступным программным обеспечением, позволяющим создавать различные визуальные эффекты.

В ходе мероприятия или по окончании его можно организовать фотосъемку участников, для чего следует пригласить фотографа и подготовить необходимую аппаратуру.

10. Культурная программа.

Если мероприятие многодневное, то следует запланировать для участников культурную программу. Возможны следующие варианты:

· экскурсия;

· посещение культурно-зрелищных учреждений;

· концерт профессиональных артистов;

· показ художественной самодеятельности;

· анимационные программы с участием зрителей.

При составлении культурной программы учитываются продолжительность мероприятия, количество и культурно-образовательный уровень участников, возможность приобретения достаточного количества билетов. Ознакомление участников с культурной программой производится до начала или в ходе содержательной части, информацию о пожеланиях участников собирают во время перерывов.

11. Анкетирование участников мероприятия.

Анкетирование проводится в целях:

· определения уровня содержания проведенного мероприятия;

· проведения в дальнейшем справочно-информационной работы.

Анкеты не должны быть объемными: в большинстве случаев достаточно задать участникам 8 — 10 вопросов. Главное, чтобы вопросы не были банальными и не требовали очевидных ответов, иначе анкетирование не имеет смысла.

12. Отчет о проведении мероприятия.

На последнем этапе проводится подготовка итоговых документов, обработка материалов анкетирования и составляется отчет.

Отчет включает в себя:

· введение;

· экспозиционную информацию: общие количественные показатели, отраслевая и географическая структура участников и посетителей и др.;

· отчет о мероприятиях деловой, конкурсной, презентационной программы;

· отчет о рекламно-информационном сопровождении мероприятия;

· результаты анкетирования и социологического исследования;

· приложения (состав рабочих органов, приказы и распоряжения организатора мероприятия, план проведения мероприятия; положения о конкурсах и заключения конкурсных комиссий и др.);

· выводы и предложения.

Данные отчета являются документом по организации и проведению мероприятия.

1.2 Особенности подготовки конференции

проведение мероприятие конференция собрание

Одним из ярких событий общественной жизни являются конференции, позволяющие обменяться опытом, объединиться в профессиональные ассоциации, привлечь к себе внимание общественности.

Конференция — собрание каких-либо организаций, групп, а также отдельных специалистов, ученых для обсуждения определенных (часто теоретических) вопросов.

Конференции бывают:

· внутрифирменными;

· отраслевыми;

· межотраслевыми;

· региональными;

· общенациональными;

· международными.

Они могут носить научный, практический или научно-практический характер и проводиться в самых различных сферах — научно-технической, экономической, природоохранной, медицинской, образовательной, политической и др. Современные методы проведения конференций предполагают использование возможностей телевидения, спутниковой связи и Интернета.

Конференция является комплексным мероприятием, органически сочетающим в себе такие способы осуществления коммуникации, как:

· церемония открытия;

· посещение объектов;

· проведение выставок и презентации;

· подготовка и предоставление работникам СМИ информационно-рекламных материалов;

· обмен мнениями;

· проведение деловых встреч и др.

Правильная подготовка и проведение конференций — это как правило, объемная и кропотливая работа. В учреждениях имеющих собственные службы по связям с общественностью, этим занимаются соответствующие специалисты. Непосредственно на время работы конференции может быть создан специальный координационный штаб (оргкомитет) по ее проведению, участниками которого являются работники разных структурных подразделений учреждения.

Работа по подготовке и проведению конференции начинается, как правило, задолго до ее официального открытия и заканчивается несколько позже ее окончания.

Прежде всего при подготовке необходимо решить следующие вопросы:

· выбор места и времени проведения конференции (с учетом знаменательных дат в жизни общества в целом, отдельных категории общественности, намечающихся крупных событий, а также с учетом начала или окончания определенных периодов в деятельности учреждения);

· подготовка информационно-рекламных материалов о предстоящей конференции, их распространение по специальным каналам или через общедоступные СМИ в зависимости от целей, характера и тематики будущего мероприятия;

· подготовка и заблаговременная рассылка специальных приглашений участникам конференции, входящим в число докладчиков (с указанием названия, места и времени проведения конференции, ее общей и секционной тематики, условий размещения, размещения, проживания, питания и других видов обслуживания);

· отбор и подготовка дополнительного персонала (как основного, так и резервного) для сопровождения и обслуживания участников конференции (помимо специалистов, привлекаемых из собственной службы по связям с общественностью);

· техническое обеспечение проведения конференции (выбор и оборудование специальных помещений, организация работы средств связи, обеспечение оргтехникой, транспортом, охраной и др.);

· подготовка идентификационных табличек и нагрудных карточек для различных категорий участников конференции (членов президиума, руководителей секций, докладчиков, членов оргкомитета, обслуживающего персонала и др.);

· оформительская подготовка помещений, изготовление указателей, табличек и др. для лучшей ориентации участников конференции на территории и в помещениях проводящей ее организации;

· подготовка макета и последующее издание достаточным тиражом программы конференции (с указанием точного времени и места проведения всех основных мероприятий, схемы расположения основных и вспомогательных помещений и объектов, задействованных в обслуживании приглашенных лиц, тематики докладов основных выступающих и докладов на специализированных секциях, контактных телефонов оргкомитета конференции и других необходимых сведений);

· подготовка специальных материалов для предоставления работникам СМИ, приглашенным для освещения хода конференции (краткие сведения об основных участниках конференции, пресс-релизы, фотографии, краткие тезисы наиболее важных выступлений и докладов и др.);

· подготовка и издание специальных сборников с тезисами или материалами докладов пленарного и секционных заседаний конференции для их последующего распространения среди непосредственных участников конференции и других заинтересованных лиц, для направления в библиотеки и т. д.;

· разработка культурно-развлекательной программы для лиц, приглашенных к участию в конференции, организация их досуга и неформального общения;

· подготовка PR-мероприятий, дополняющих работу конференции и существенно повышающих ее эффективность (прежде всего — выставок, торговых показов, посещений объектов, презентаций и деловых встреч).

2. ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРОВЕДЕНИЕ КОНФЕРЕНЦИИ

2.1 Организация конференции

Предлагаемый проект был реализован в г. Нерюнгри 5 — 7 апреля 2009 года на базе НФ ЯГУ (основной организатор и исполнитель — кафедра русского языка и литературы НФ ЯГУ).

Постараемся последовательно изложить этапы подготовки и проведения конференции.

1. На время работы конференции приказом был создан организационный комитет по ее проведению, членами которого стали

2. Была определена целевая аудитория, заинтересованная в участии в конференции:

· Вузы, имеющие наиболее сильную языковую школу;

· Вузы, выпускающие специалистов, чья деятельность непосредственно связана с речевой коммуникацией;

· Научные организации и фонды, поддерживающие развитие речевой деятельности;

· СМИ, проявляющие интерес к теме;

· Фирмы, корпорации, нуждающиеся в усилении информационных данных относительно обсуждаемой темы, и др.

3. Местом проведения конференции выбраны арендуемые НФ ЯГУ помещения на территории гостиничного комплекса «Шахтер». Проблемы выбора гостиницы и организации питания для иногородних участников были сразу решены.

4. На следующем этапе осуществлялись разработка программы, подготовка информационно-рекламных материалов, писем-приглашений на предстоящую конференцию, их распространения, подготовка пресс-релизов.

5. Потенциальным участникам было разослано письмо-приглашение.

6. Отбор и подготовка дополнительного персонала для сопровождения и обсуждения участников конференций. Для этого были привлечены студенты старших курсов — будущие референты. В качестве дополнительного персонала присутствовали также переводчики, которые являлись связующим звеном между иностранными гостями, организаторами, докладчиками и т. п.

7. Разработка сметы доходов и расходов на проведение конференции.

8. утвержден также норматив расходования средств от поступления учредительного взноса.

9. всем участникам конференции, чьи доклады включили в программу, были разосланы приглашения.

10. были подготовлены бейджи для участников конференции, материалы для оформления помещения, указатели, а также сформирован канцелярский пакет для вручения участникам конференции.

11. в рамках технического обеспечения проведения конференции были задействованы техника для компьютерной презентации докладов, экраны, диктофоны, кинокамеры (т.к. организаторы рассчитывали сделать небольшой фильм-презентацию о конференции), фотоаппараты.

12. подготовка макета и последующее издание достаточным тиражом программы конференции.

13. Разработан регламент проведения конференции.

14. Подготовка PR-мероприятий, дополняющих работу конференции: в фойе были организованы презентации и выставка-продажа учебных пособий и книг, авторами которых являются ученые и студенты.

15. По окончанию конференции проведена работа по подготовке, изданию и рассылке сборника докладов конференции.

Таким образом, запланированное мероприятие было проведено, и, по мнению руководства было проведено успешно.

Участие в конференциях — это вклад в развитие научной и деловой жизни, а для организаторов, участников и спонсоров — возможность показать себя и способ раскрыть свой потенциал. Поэтому необходимо убедить общественность, спонсорские организации, будущих специалистов, что активная научная позиция — это не только одно из важных условий для получения различных стипендий, грантов и стажировок, но и реальная возможность продвижения науки и повышения престижа страны.

Программа

Научно-методической конференции «Речевая коммуникация на современном этапе: социальные, научно-теоретические и дидактические проблемы»

5 — 7 апреля 2009 года

5 апреля

9.30 — 10.00 — регистрация участников конференции

10.00 — 12.00 — пленарное заседание.

Приветственное слово ректора участникам конференции.

Доклады (регламент — до 15 минут)

12.00 — 13.00 — обед.

13.00 — 14.00 — презентация новых учебников кафедры русского языка и литературы.

14.00 — 15.30 — работа секций.

Секция 1. Научно-теоретические аспекты речевой коммуникации.

Секция 2. Речевая коммуникация в современном социуме.

Секция 3. Методика преподавания коммуникативных дисциплин в вузе.

Секция 4. Терминологические и стилистические аспекты речевой коммуникации.

(Регламент доклада — до 10 минут)

15.30 — 16.00 — кофе-брейк.

16.00 — 17.30 — продолжение работы секций.

6 апреля

10.00 — 11.30 — работа секций.

11.30 — 11.40 — кофе-брейк.

11.40 — 13.00 — работа секций.

13.00 — 14.00 — обед.

14.00 — 15.30 — продолжение работы секций.

15.30 — 15.50 — кофе-брейк.

15.50 — 17.00 — завершение работы секций.

7 апреля

9.30 — 11.00 — круглый стол.

11.00 — 11.30 — кофе-брейк.

11.30 — 12.30 — заключительное заседание, подведение итогов конференции.

12.30- культурная программа:

экскурсия в Нерюнгринский угольный разрез.

Смета расходов и доходов

на конференцию «Речевая коммуникация на современном этапе: социальные, научно-теоретические и дидактические проблемы»

Норматив

на конференцию «Речевая коммуникация на современном этапе: социальные, научно-теоретические и дидактические проблемы»

1. Аги У., Кэмерон Г., Олт Ф., Уилкокс Д. Самое главное в PR. — Спб.: Питер, 2004.

2. Амос Джулии-Энн. Проведение рабочих совещаний. — М., 2003.

3. Варакута С. А., Егоров Ю. Н. Связи с общественностью: Учеб. пособие. — М.: ИНФРА-М, 2004.

4. Дан Пол, Пиз Алан. Язык письма. Действительно эффективные приемы составления и ведения делвой переписки. — Ростов н/Д: Феникс, 2003.

5. Карлащук В. И. Элементы подготовки презентации. — М., 2003.

6. Кочеткова А. Медиапланирование. — М.: Рип-холдинг, 2003.

7. Кули Корен, МакЭван Кирсти. Корпоративные мероприятия, которые стали легендой. — Спб.: Феникс, 2006.

8. Лей Джудит. Деловые встречи: организация и участие. — М.: АСТ, 2004.

9. Морозова Н. С., Морозов М. А. Реклама в социально-культурном сервисе и туризме: Учебник. — М.: Академия, 2003.

10. Нельке Клаудиа. Проведение презентаций. — М.: Омега-Л, 2006.

11. Пасмуров А. Я. Как эффективно подготовить и провести конференцию, семинар, выставку. — Спб.: Питер, 2006.

12. Полин Эпплби. Организация конференций. — М.: Hippo, 2004.

13. Шумович А. В. Великолепные мероприятия: технология и практика event menegement. — 2-е изд., испр. и доп. — М.: Манн, Иванов и Фебер, 2007.