Документация, используемая при приеме на работу, переводе и увольнении

Прием на постоянную работу должен сопровождаться составлением документа по следующей схеме:

Трудовой контракт Приказ о приемезапись в трудовой книжке / оформление личной карточки (форма Т-2) (личное дело) / открытие лицевого счета по з/пл.

Прием на работу производится на основании заявления гражданина. Основанием может послужить и письменный трудовой договор (контракт).

Заявление, как правило, пишется от руки, но некоторые организации имеют трафаретные бланки для заявлений определенных видов. Рекомендуемый формат заявления — А4. После резолюции руководителя заявление подшивается в личное дело работника.

Трудовой контракт — это документ, фиксирующий согласие сторон об установление трудовых правоотношений и регулирующий их. На основании статьи № 18 КЗОТ РФ трудовой контракт должен заключаться в письменной форме. Трудовой контракт составляется в двух экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу. Один экземпляр договора хранится в организации в личном деле работника, второй — у работника.

В трудовом контракте определяются обязанности работника в соответствии с той профессией или должностью, на которую он принят. Контракт может заключаться на неопределенный срок, но не более 5 лет, а также на время выполнения определенной работы. Трудовые контракты хранятся 75 лет за минусом возраста и не более 5 лет после увольнения работника при наличии приказа.

Граждане, поступающие на работу, обязаны предъявить в организацию паспорт, трудовую книжку (военный билет, справку о последнем занятии), документы об образовании, профессии, в некоторых случаях и другие документы (например, медицинскую справку). Ими заполняются личные листки по учету кадров, составляется автобиография.

На основании заявления о приеме на работу издается приказ по личному составу. В тексте приказа обязательно должны быть указаны должность, наименование структурного подразделения, установленный размер оплаты труда, при необходимости и другие сведения. Если в тексте приказа не указана дата приема на работу, то действие приказа считается с момента его подписания.

После издания приказа оформляется личная карточка (форма Т-2) и делается запись в трудовой книжке.

В бухгалтерии организации на основании приказа заводится лицевой счет по зарплате, а в отделе кадров — личное дело работника.

Увольнение работника производится по схеме:

Заявление работникаПриказ об увольнениизапись в труд. книжке / запись в личной карточке Заявление об увольнении работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения и предоставляет на согласование руководителя.

Увольнение работников организации производится по желанию самого сотрудника, по инициативе организации или по другим причинам (по статьям КзоТ: нарушение трудового договора, за несоответствие занимаемой должности, по решению судебных органов и др.).

Основанием для издания приказа по личному составу являются заявление работника, истекший срок трудового контракта, докладные записки, акты, другие документы. В тексте приказа об увольнении обязательно указывается причина увольнения работника в виде ссылки на документально оформленное обоснование.

При увольнении материально ответственного сотрудника дополнительно разрывается договор о материальной ответственности с организацией. Проводится инвентаризация.

После издания приказа об увольнении работника производится запись в его личной карточке (форма Т-2) и в трудовой книжке.

Перевод работника:

Приказ по личному составу о переводе на другую должностьзапись в труд. книжке / запись в личной карточке / запись о лиц.сч. о з/зп.

Перевод работника на другую должность осуществляют на основании заявления работника, а в некоторых случаях (при производственной необходимости временный перевод на другую должность может быть произведен на основании актов, докладных записок, справок, других документов).

При переводе работника на другую должность по производственной необходимости должна сохраняться средняя зарплата.

Разработана унифицированная форма представления о переводе.

Представление о переводе, подготовленное руководителем структурного подразделения, адресуется на имя руководителя организации, а после его рассмотрения руководителем является основанием для издания приказа о переводе работника на другую должность.

В тексте приказа по личному составу при переводе работника на новую должность необходимо указать название должности, структурное подразделение, вид перевода, причину, перевода и размер оплаты труда. Текст приказа должен соответствовать требованиям КЗоТ. Копию приказа о переводе направляют в бухгалтерию для внесения изменений в расчет заработной платы.

После издания приказа необходимо сделать записи о переводе работника на другую должность в трудовую книжку, в личную карточку (форма Т-2). Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом.