Причины неконкурентоспособности агентства

Основными причинами неконкурентоспособности являются:

• — наличие очередей в офисах приема рекламных заказов приводит к оттоку клиентов;
• — сравнительно долгая процедура регистрации заказов приводит к снижению количества принимаемых заказов, и, следовательно, к снижению прибыли;
• — попытка увеличить количество офисов приема рекламных заказов приводит к увеличению штатного состава агентства, причем дополнительный штат формируется для выполнения рутинных работ, что приводит к росту себестоимости продукции;
• — при ручной регистрации рекламных заказов допускается ввод некорректных и противоречивых данных, что в дальнейшем приводит к поступлению рекламаций от клиентов и повторной публикации заказов за счет агентства;
• — процесс регистрации заказов не связан с информационной системой верстки изданий и системой финансовой деятельности компании;
• — отсутствует автоматизированная система поддержки оперативного управления и контроля рекламных заказов.

Для наглядности рассмотрим оргструктуру рекламного агентства журнала «Magazine» и опишем основные бизнес-процессы.

Как видно из рис. 3.1, оргструктура имеет иерархическую топологию с 5 уровнями иерархии. Известно, что жесткая иерархическая структура уместна для предприятий, ведущих свою деятельность при стабильных внешних условиях. При этом, чем больше уровней иерархии, тем медленнее предприятие реагирует на изменения внешней среды. В данном случае 5 уровней иерархии, присутствующих в рекламном отделе, совершенно неоправданно.

Рисунок 3.1 «Существующая организационная журнала „Magazine“».

Помимо недостатков в оргструктуре имеют место, по данным организации, недостатки в существующей модели бизнес-процесса. Из них можно выделить следующие:

• — полное отсутствие возможности принятия оперативных управленческих решений в процессах формирования рекламных заказов;
• — невозможность введения гибкой системы скидок/надбавок ввиду отсутствия структурированной базы данных сформированных заказов;
• — ошибки в выгрузке и невозможность контроля вышедших заказов приводили к возникновению ситуаций, когда объявление публикуется либо не вовремя, либо вообще не выходит;
• — отсутствие четкого контроля над объемом выпуска приводило к недобору/переполнению полос и номеров в целом, а также приводило к возможности несанкционированных продаж площади газеты;
• — отсутствие удобного интерфейса приводило к увеличению времени принятия заказов;
• — отсутствие репликации данных с финансовой системой предприятия и отсутствие бухгалтерской отчетной документации в самой системе учета объявлений приводило к необходимости держать в штате дополнительный персонал для формирования отчетов и нормативных актов;
• — процесс подготовки заказов к выпуску занимал значительное количество времени (380 чел./час);
• — отсутствие автоматических выгрузок также приводило к неоправданному увеличению численности персонала.