Оформление документов при приемке товаров

Если при приемке товара недостатки в качестве не обнаружены, то получатель делает запись в товарно-транспортной накладной о том, что товар принят. В соответствии с п. 22 постановления Минфина РБ от 14.05.2001 № 53 «Об утверждении бланков товарно-транспорной накладной формы ТТН-1, товарной накладной на отпуск и оприходование товарно-материальных ценностей формы ТН-2 и инструкций по их заполнению» (с изменениями и дополнениями) в строках, которые отражают прием-передачу груза материально ответственным лицом, производящим прием (оприходование) товаров, указываются образец (или номер) оттиска пломбы, которой произведено опломбирование доставленного груза (при перевозке груза в контейнерах, цистернах и т. п. под пломбой), общее количество мест груза или контейнеров (прописью), общая масса доставленного по данной товарно-транспортной накладной груза в тоннах с точностью до 0,01 т (прописью).

В строке «Сдал водитель (экспедитор)» последний своей подписью удостоверяет сдачу груза грузополучателю.

В строке «Принял получатель» записываются должность, фамилия, имя и отчество материально ответственного лица, принявшего груз, подпись и штамп которого удостоверяют прием груза.

Если при приемке товара будут выявлены дефекты в продукции, то в товарно-транспортной накладной делается соответствующая запись об этом (см. Приложение 3).

Кроме того, результаты приемки оформляются актом, составляемым в день их выявления (см. Приложение 2).

Акт составляется о приемке товара как по количеству, так и по качеству. В акте о приемке должны обязательно содержаться реквизиты, предусмотренные п. 52 Положения о приемке, и иные данные, которые, по мнению лиц, участвующих в приемке, необходимо указать в акте для подтверждения недостачи или ненадлежащего качества и некомплектности товара.

Если при приемке товара будут выявлены не только недостача, но и излишки его в отличие от данных, содержащихся в транспортных и сопроводительных документах продавца, то в акте должны быть указаны точные сведения об этих излишках.

При выявлении излишков товара покупатель незамедлительно сообщает об этом продавцу, а также высылает ему соответствующее письменное уведомление.

При достижении согласия между представителем продавца и покупателем о количестве недостающих товаров, их стоимости, характере недостачи, характере выявленных дефектов и причинах их возникновения факты недостачи товаров и их некачественности могут быть зафиксированы совместным актом в произвольной форме, избранной представителем продавца и покупателем.

Акт о приемке подписывается всеми должностными лицами, участвовавшими в приемке товара.

Лицо, выразившее несогласие с содержанием акта, обязано изложить в письменном виде свое мнение (прилагается к акту), о чем в акте делается соответствующая отметка.

Лица, участвующие в приемке, предупреждаются об ответственности за подписание акта, содержащего данные, не соответствующие действительности, о чем в акте делается соответствующая запись.

Если между продавцом (его представителем) и покупателем возникают разногласия о характере выявленных дефектов по качеству и причинах их возникновения, а также о причинах образования недостачи товара, то для их определения покупатель обязан пригласить эксперта, представителя компетентной организации или представителя, указанного в п. 16 Положения о приемке.

Акт утверждается руководителем юридического лица, покупающего товар (его заместителем), либо индивидуальным предпринимателем не позднее следующего дня после составления акта.

Если приемка товара производилась в выходной или праздничный день, акт приемки утверждается в первый рабочий день после выходного или праздничного дня.

Акты организаций, имеющих право на дачу экспертных заключений, утверждаются ими в установленном порядке.

К составленному акту о приемке прилагаются следующие документы:

копии сопроводительных документов или ведомости сверки фактического наличия товара с данными, указанными в документах продавца;

упаковочные ярлыки, кипные карты и другие документы, вложенные в каждое тарное место;

квитанции места назначения о проверке веса товара, если такая проверка проводилась;

пломбы от тарных мест, в которых обнаружена недостача;

транспортный документ в подлиннике, а также копия претензии перевозчику, если такая претензия предъявлялась;

документ, удостоверяющий полномочия представителя, направленного для участия в приемке;

акт о приостановлении приемки товара, составляемый для вызова представителя в случаях обнаружения недостачи или ненадлежащего качества товара;

документ, содержащий данные об обвесе или обмере, если количество товара определялось путем взвешивания или обмера;

ведомости подачи и уборки вагонов, памятка приемосдатчика, натурный лист;

акт отбора образцов (проб) и заключение по результатам анализа (испытания) отобранных образцов (проб);

другие сведения, подтверждающие причины возникновения недостачи и порчи (ухудшения) качества товара (анализ на влажность товара, имеющего соответствующие допуски на влажность, сведения о льдоснабжении, температурном режиме, коммерческие акты и другие документы).

Акты приемки товара регистрируются и хранятся в порядке, установленном покупателем.

Акт о скрытых недостатках При подготовке товара к розничной продаже или при его розничной продаже в течение гарантийного срока изготовителя товара или в сроки, установленные обязательными правилами, продавец независимо от проверки качества товара, произведенной им в соответствии с Положением о приемке, вправе составлять акты о скрытых недостатках товара, если они будут обнаружены.

Под скрытыми недостатками товара понимаются недостатки, которые не могли быть обнаружены при обычной для данного вида товара проверке.

Акт о скрытых недостатках товара должен быть составлен в течение 5 дней с момента обнаружения этих недостатков, но не позднее гарантийного срока или сроков, установленных обязательными правилами.

Если для участия в составлении акта вызывается представитель продавца, то к установленному 5-дневному сроку добавляется время, необходимое для его приезда.

Акт о скрытых недостатках товара, гарантийный срок на который исчисляется с момента его продажи через розничную торговлю, может быть составлен в период хранения товара до его продажи.