Функции службы бронирования

Отдел бронирования должен постоянно следить за конъюнктурой, собирая заявки на бронирование и фиксируя любое повышение спроса, которое гостиница могла бы использовать, увеличивая стоимость размещения и давая предприятию большой доход.

Бронирование комнат осуществляется только на основании письменной заявки с указанием наименование компании, имя клиента, периода проживания, формы оплаты расходов клиента.

При получении любой заявки на проживание, после её подтверждения или отмены, заявка подшивается очередной порядковый номер.

При наличии заявки на проживание без предварительного бронирования, администратор должен брать подтверждение об оплате у клиента при фактическом заезде (депозит наличными или копия кредитной карточки).

При выезде клиента из гостиницы оформляется детализация счетов клиента с указанием всех текущих расходов, включая расходы за телефон и услуги прачечной.

Администратор должен начать вести детализацию расходов клиента при поступлении первого счёта в кредит с дальнейшим постоянным обновлением. Ответственность за правильность оформление детализации несёт каждый дежурный администратор. При наличии ошибки в подписанной детализации или документе ответственность несёт администратор, который оформляет выписку клиента.

Администратор и бармен, обслуживающий клиента на баре обязательно должен брать подпись на докете, в случае, когда расходы клиента оплачивает компания (что подтверждается в письменной заявке на бронирование).

Детализация выписывается в 4-х экземплярах:

• 1 экземпляр — клиенту.
• 2 экземпляр — подшивается к заявке на проживание выписываемого клиента (т.е. остаётся на ресепшн).
• 3−4 экземпляры отдаются менеджеру на оформление счёта с копией заявки (гарантийное письмо) от компании.

Детализация счетов обязательно должна быть подписано клиентом и администратором. В случае оплаты расходов наличным платежом, детализация оформляется в 3-х экземплярах:

• 1 экземпляр — клиенту.
• 2 экземпляр — подшивается к заявке на проживание выписываемого клиента (т.е. остаётся на ресепшн).
• 3-й экземпляр подтверждает получение наличных в отчёте администратора и отдаётся в бухгалтерию.

Телефонные расходы клиенты подтверждаются выпиской из программы бронирования, и осуществляется в обязательном порядке, даже при отсутствии оплачиваемых телефонных звонков клиента.

Все заявки на бронирование из компании гостиница «Премьер» принимает в письменном виде. Администратор офиса высылает заявку на бронирования через факс (подтверждение периода проживания, встречи проводов из аэропорта, наличие скидки, расходов за счёт компании).

В случае отказа клиента платить за услуги гостиницы предъявляется заявка, на основании которой делалась бронь. В крайнем случае, если клиент настаивает в своём отказе, администратор вправе вызвать охрану для принуждения клиента оплатить свои расходы. Администратор должен быть в любом случае очень вежливым в общении с клиентом.