Отчёт о материальных запасах

Целью составления отчётов о материальных запасах является получение сведений:

о недопущении простоев и сбоев в процессе производства из-за отсутствия необходимых материальных ресурсов;

о выявлении возможных мест возникновения материальных потерь (воровство сырья, сбоев в работе, брак (причины появления сразу устраняются), плохое качество сырья, нарушение технологии и т. д.). Наличие всевозможных потерь, отходов, неликвидов, может свидетельствовать о неправильном хранении сырья, нерациональной организации технологического процесса (профессиональная пригодность или добросовестность технолога), о халатном отношении кладовщика к своим обязанностям;

о снижении себестоимости выпускаемой продукции (за счёт более рационального использования материалов в процессе производства);

о минимизации налогооблагаемой прибыли (за счёт обоснованного выбора в учетной политике того или иного метода списания материалов на себестоимость продукции). Большой эффект от регулирования себестоимостью ФГУП «ССС» может получить путём продуманного списания материалов в производство. Имея несколько складов материалов, реально организовать отпуск с этих складов, таким образом, как это будет выгодно организации. С какого склада своевременно взять материал, надо точно знать, где что есть, где что будет, и в каком количестве. Своевременность такой информации даёт отчёт о материальных запасах;

о снижении размера налога на имущество (за счёт сведения к минимуму материальных запасов к концу квартала). При чёткой увязке сведений о запасах с планом закупок и планом производства возможно в конце каждого квартала различными путями свести эти запасы практически к нулю. (Экономия 2% от суммы снижения себестоимости запасов за счёт уменьшения на эту сумму налога на имущество);

о повышении оборачиваемости денежных средств (за счёт контроля за их отвлечением на приобретение сверхнормативных запасов). При первом же появлении сверхнормативных запасов или неликвидов нужно либо пересмотреть план закупок, либо решать, что с ними делать, так как в конце ближайшего квартала они принесут убытки в размере 2% от их среднегодовой стоимости.

Источниками информации являются накладные, требования на отпуск материалов, карточки движения материалов, заявки, направленные в отдел закупок, поступившие, но не обработанные счета.

Отчёт о материальных запасах (приложение Ж) может составляться в соответствии со следующими признаками: по отдельным видам и группам материалов, материалам и комплектующим изделиям, по движению материалов по складам.

Кроме того, могут составляться отчёты:

о наличии ТМЦ (он отражает состояние запасов в каждый момент времени);

о движении ТМЦ в течение определённого периода времени;

о потребности в ТМЦ (такой отчёт может служить руководством к действию для отдела закупок).

Отчёт может включать сведения о потребности в ТМЦ и их планируемом поступлении.

Отчёт может служить отчётом кладовщика о движении материальных запасов на складе. Один экземпляр необходим бухгалтерии для заполнения учётных регистров.

Бухгалтер проверяет полученный от кладовщика отчёт (сверяет внесённые в него сведения с данными первичных учётных документов) и удостоверяет правильность составления отчёта своей подписью. Здесь же он может сделать необходимые дополнительные расчёты для составления бухгалтерской и налоговой отчётности (например, подсчитать общую сумму НДС, подлежащего уплате поставщикам материальных ресурсов, указать сумму произведённых за отчётный период транспортно-заготовительных расходов и другие необходимые сведения).

Данные о количестве приобретенных (поступивших на склад) материальных ресурсов сверяются с данными о размере задолженности перед поставщиками, возникшей в течение отчётного периода, которые можно взять из отчёта о закупках или отчёта о кредиторской задолженности.

На основании отчётов о закупках за 1−15 и 16−30 ноября 2003 года (используя итоговую строку справки за 16−30 ноября) бухгалтер формирует следующие проводки:

Дт 252 Кт 101 — 5 760 763,70 руб.

списаны материалы в цеха за отчётный период;

Дт 252 Кт 161.

списано отклонение стоимости листа на затраты.

На основании отчёта о запасах также может быть заполнена строка 6 налоговой декларации по НДС за ноябрь 2003 г. (в том случае, если в отчёте о запасах в качестве справки отражена необходимая информация по НДС по приобретённым материальным ресурсам).

Если в отчёт о запасах добавить графы об оплате материальных ресурсов поставщикам, то отчёт может полностью заменить регистры синтетического учёта расчётов с поставщиками (журнал-ордер № 6 или иной регистр учёта расчётов по счёту 60). Кроме того, на основании отчёта о запасах, составленного по такой форме, может быть заполнена строка 6а декларации по НДС.

В приведённом примере итоговые суммы показывают суммовые остатки на начало и конец отчётного периода и суммовые движения по складу 302 листов, из которых делают корпуса огнетушителей.

Графы 3 и 24−26 рациональнее вести в том случае, если в организации разработаны нормативы деятельности. Итог графы 10 может отражать среднюю цену ТМЦ, если поступление ТМЦ в течение отчётного периода было по разным ценам.

Сводки о запасах (приложение И) составляются на основе отчётов о запасах на основании первичных документов кладовщиком.

Для бухгалтера сводки не нужны, но нужны для руководителя для контроля за наличием материальных ценностей с истекающим сроком годности. Наиболее значимые данные сводки стоит указать не только в количественном, но и стоимостном выражении.