Разработка мероприятий по совершенствованию системыкомпьютерного учета поступления материально-производственных запасов на ООО «ТД Юниагро»

Современный уровень развития компьютерной техники сделал возможным обработку первичных документов, учетных данных, ведение счетов, формирование отчетности с помощью компьютера.

Компьютеризация возможна для всех уровней учета:

• · сбора и регистрации первичной информации (учет готовой продукции, сырья и материалов на складах, рабочего времени и неявок сотрудников);
• · ведения учетных регистров хозяйственных операций;
• · организации учета расчетов предприятия, учета затрат на производство и калькулирования себестоимости продукции (работ, услуг);
• · расчета и печати (переноса на бумажный носитель) отчетных форм.

Компьютерные системы учета позволяют оперативно формировать информацию по различным аспектам финансового состояния предприятия, необходимую руководству для принятия текущих решений по управлению предприятием.

Комплексная автоматизация бухгалтерского учета, обеспечивающая полную обработку всей учетной информации, первичный экономический анализ по отдельным показателям, эффективное планирование предстоящих налоговых выплат, повышает информационные возможности предприятия.

Кроме того, ведение бухгалтерского учета с помощью компьютерных систем предоставляет возможность сэкономить один из самых важных ресурсов — время, которое предприятие сможет использовать для принятия решений, для более углубленного анализа хозяйственной деятельности своего предприятия, планирования и прогнозирования.

Выбор из множества программных продуктов, предлагаемых сегодня на российском рынке должен быть обусловлен теми целями, которые ставятся перед автоматизацией учета.

Разработкой и созданием компьютерных систем автоматизации бухгалтерского учета занимается большое количество специализированных фирм.

Предлагаемые на рынке программные средства можно разделить по выполняемым функциям на три большие группы:

• · программы, реализующие функции финансового (синтетического) учета и формирования финансовой отчетности;
• · программы, комплексно реализующие функции финансового и управленческого учета на малом предприятии;
• · программы, реализующие функции отдельных участков учета, преимущественно управленческого (учет основных средств, учет оплаты труда, учет материальных ценностей и т. п.) для средних и крупных предприятий.

Первые две группы программ предназначены для малых предприятий, которые характеризуются небольшими объемами работ по ведению бухгалтерского учета.

На этих предприятиях основной объем работ приходится на финансовый учет (на ведение счетов бухгалтерского учета и формирование отчетности), а на ведение управленческого учета (учета затрат на производство приходится меньше времени).

Это дает возможность упростить часть программы, связанную с управленческим учетом.

Среди этой группы наиболее распространенными являются такие пакеты прикладных программ как:

«Финансы без проблем» (фирма «Хакерт-дизайн», Мариуполь);

«Мини-бухгалтерия» (фирма «1С», Москва);

«Бухгалтерия малого предприятия» (фирма «Фор», Москва).

Вторая группа программ позволяет охватить значительно больший круг функций и по существу создать полностью автоматизированную бухгалтерию.

К числу пакетов этой группы относятся такие, как:

«Электронная бухгалтерия» (фирма «ИНФИН», Москва);

«ФинЭКО"(АО «АВЭР», Москва);

«Комплексная планово-экономическая и бухгалтерская система» (фирма «Ком-Тех+», Москва);

«Бухгалтерия без проблем» (фирма АСВП, Москва).

Программы первой группы позволяют рассчитать и распечатать оборотно-шахматный баланс, оборотные ведомости по счетам, баланс предприятия и приложения к нему. Имеется также возможность формировать справки произвольной структуры с помощью встроенного генератора отчетов.

Характерный представитель второй группы программных средств-программа «Бухгалтерия без проблем», которая состоит из двух модулей «Управленческий учет» и «Сводный аналитический и синтетический учет и составление отчетности».

Другое направление использования компьютерной техники в учетной деятельности — использование для автоматизации начальной стадии бухгалтерского учета — первичного учета. Здесь компьютеры применяются для автоматизации труда на складах материальных ценностей и готовой продукции, при учете выработки и заработной платы в подразделениях предприятия.

Это позволяет исходную информацию без бумажных носителей передавать на дальнейшую обработку, улучшает качество учета и его оперативность.

Компьютеры можно успешно использовать для считывания штриховых кодов при организации первичного учета в магазинах, на складах и т. д.

Однако полная автоматизация этой стадии учета возможна при условии, что предприятие реализует импортные товары или использует импортные материалы и комплектующие, так как в России производители товаров практически не пользуются штриховыми кодами для своей продукции.

Самой распространенной программой в России является «1С». Данная программа содержит все необходимые средства для автоматизации бухгалтерского учета предприятия, обеспечивает полноту функций и требуемый уровень детализации учета на каждом участке.

Система построения программы дает возможность доступа нескольких пользователей (работников бухгалтерии) к общей информации в режиме реального времени, то есть новые или измененные с одного из рабочих мест данные могут сразу использоваться всеми сотрудниками, работающими на других компьютерах данной сети.

Программа поддерживает сложившееся на предприятии разделение бухгалтерии на участки учета, дает возможность обмена данными между отдельными участками, обеспечивает согласованную работу бухгалтеров, обладает средствами гибкой настройки входных и выходных документов, автоматизирует процедуры формирования проводок и выполнения расчетов на основе использования типовых хозяйственных операций.

Для предприятий, где учет ведут один-два бухгалтера существует однопользовательский (несетевой) вариант программы «1 С».

По своим возможностям и по набору функций он не уступает сетевому варианту, но работает на одном компьютере. Однопользовательский «1 С» имеет сравнительно невысокую стоимость и прост в эксплуатации.

На предприятиях с большим объемов производства и реализации, бухгалтерия неизбежно разделяется на участки учета, на каждом из которых занят один или несколько сотрудников.

На каждом из участков сохраняются общие принципы учетной политики, избранной предприятием и в то же время выполняются специфические для данного участка функции: учет кассовых операций, учет основных средств, учет расчетов с поставщиками, учет расчетов по заработной плате и т. д.

«1С» позволяет осуществлять любую конфигурацию участков учета и любое распределение счетов по участкам.

Базовая поставка системы настроена на следующие участки:

• · денежные средства,
• · поставщики,
• · покупатели,
• · дебиторы и кредиторы,
• · готовая продукция и товары,
• · затраты,
• · основные средства,
• · расчетно-финансовые операции,
• · отчетность

При необходимости можно перенастроить систему, изменив этот состав участков.

Информационная целостность системы определяется единой системой классификации и обновления нормативно-справочной базы, а также наличием проводок, общих для двух различных участков.

В соответствии с принципом двойной записи всякая хозяйственная операция воздействует на два и более счета, которые могут принадлежать различным участкам.

Поэтому ввод данных на одном участке вызывает появление соответствующей записи на счетах смежных участков. На каждом рабочем месте отражается только та часть информации, которая имеет отношение к работе данного бухгалтера, определяемая его правами доступа.

Права доступа устанавливает главный бухгалтер. В системе существует три уровня доступа:

• · возможность ввода данных
• · возможность корректировки данных
• · возможность просмотра данных

Дополнительно для разграничения доступа используется система паролей. Благодаря этой системе на одном компьютере-рабочем месте могут работать лица, имеющие разные права доступа.

При вводе характеристик хозяйственной операции сальдо и обороты пересчитываются только по тому счету, который относится к данному участку. Запись на корреспондирующем счете будет отложена до тех пор, пока ее не подтвердит бухгалтер того участка, к которому относится корреспондирующий счет.

Бухгалтер смежного участка может как подтвердить, так и опровергнуть введенную на другом участке проводку.

Проводки, введенные на одном участке, но отвергнутые или отложенные на другом именуются спорными. Бухгалтер, ответственный за сводный учет, может получить их полный перечень для разрешения спора. Баланс предприятия формируется только после подтверждения всех проводок.

Разделение труда и специализация рабочих мест позволяют бухгалтерам более качественно и эффективно выполнять работу на своих участках, но в то же время создают проблемы их взаимодействия, так как обеспечить полную автономность работы невозможно.