Общие требования к текстам служебных документов

Текст — основной реквизит документа.

Текст документа печатают через 3 межстрочных интервала после реквизита «Заголовок к тексту» от границы левого поля, первая строка с красной строки.

На документах формата, А 4 текст печатают через 1,5 межстрочных интервала, а на документах, А 5 допускается печатать через 1 межстрочный интервал.

Тексты документов, подготовляемых к изданию типографским способом, следует печатать через 2 межстрочных интервала.

Простейшей частью текста является абзац.

Абзацем называют часть текста, несущую законченную мысль и представляющую собой смысловое единство.

Нормальным считается абзац, содержащий не более 2−3 предложений.

Тексты документов рекомендуется разделять на две части.

В первой части указывают основание составления документа.

Во второй части текста излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения, просьбу.

В отдельных случаях текст документа может содержать только заключительную часть:

• — приказы — распорядительную часть;
• — письма — просьбу без пояснений и т. п.

При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие принципы:

• — объективность содержания и нейтральность изложения;
• — полнота информации;
• — краткость изложения;
• — типизация речевых оборотов;
• — стандартность терминов.

Уровень составления текстов документов является одним из показателей культуры управления в целом.

Работник, составляющий документ, не должен допускать ошибок в тексте, неясностей, стилистических погрешностей, затрудняющих чтение документа и понимание его смысла.

При подготовке текста документа рекомендуется соблюдать следующие правила:

• 1. Документы, содержащие информацию по различным вопросам деятельности учреждения (доклады, положения, отчеты, обзоры и т. д.) делятся на разделы, подразделы, пункты и подпункты.
• 2. Разделы должны иметь заголовки, выражающие существо содержания документа.
• 3. Заменять сложные предложения простыми; применять устойчивые (трафаретные) словосочетания; использовать прямой порядок слов в предложении в том случае, если логическое (смысловое) ударение падает на объект действия.
• 4. Использовать обратный порядок слов в предложении в том случае, если логическое ударение падает на само действие или на субъект действия.
• 5. Заменять отглагольные существительные, особенно в распорядительных документах, соответствующими глаголами; употреблять в распорядительных документах глаголы неопределенной формы (назначить, командировать, премировать, утвердить, обязать и т. п.)
• 6. Использовать в распорядительных документах языковые конструкции повелительного характера, применять устойчивые словесные формулы (приказываю, предлагаю, решил).

В постановлениях (решениях) коллегиальных органов рекомендуется использовать форму изложения от 3 лица ед. числа, например: коллегия постановляет.

В других видах ОРД используется следующая форма изложения:

• — от 1 лица ед. числа: считаю необходимым, прошу выделить;
• — от 1 лица множественного числа: просим направить, направляем на рассмотрение;
• — от 3 лица ед. числа: министерство не возражает, училище считает необходимым.

Текст документа, составленный в виде таблиц, должен быть построен в соответствии с ГОСТ 1.5−68.

Таблицы могут быть расположены в тексте документа или приложениях.

Все таблицы следует пронумеровать.

Если в документе приведена одна таблица, то ее не нумеруют и слово «Таблица» не пишут.

Текстовая часть документа может быть представлена также в виде анкеты или трафарета.

В виде анкеты представляют текст, который содержит словесную или цифровую характеристику одного объекта по ряду признаков.

Трафарет содержит информацию в виде предложений или части текста, образующих связанный текст документа.

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их в Федеральные органы государственной власти, органы власти субъектов РФ, из одного региона в другой.