Совершенствование информационного обеспечения в организации

Пути сокращения управленческих затрат

В этом подразделе подсчитаем экономию времени и средств от применения современных информационных технологий в управлении. Проанализируем динамику управленческих затрат на примере одного подразделения по годам. Выясним как информационные технологии позволяют повысить эффективность управленческого труда при правильном их применении.

Для примера возьмём подразделение Компьютер-колледж. Его работа более всего связана с новейшими компьютерными технологиями. Определим перечень решаемых задач, порядок их осуществления и определим как повлияло внедрение новейших компьютерных технологий на снижение затрат в управлении.

Это же подразделение в качестве примера будем использовать в следующем разделе, где мной будут предложены мероприятия по улучшению положения дел в подразделении с точки зрения внедрения новейших современных технологий.

Согласно ниже представленному рисунку, в Компьютер-колледже у директора в непосредственном подчинении находится четыре человека;

Секретарь-референт, выполняющий работу с клиентами и занятый в основном внешними проблемами типа: реклама, маркетинговые исследования, участие в ярмарках и выставках.

Два инженера по компьютерным классам, каждый из которых в своём классе осуществляет техническую поддержку аппаратного и программного обеспечения.

Заместитель директора по учебной части, заведующей учебным процессом: методическое обеспечение, составление расписаний занятий, работа с преподавателями и со слушателями.

Структура подразделения Компьютер-колледж Для успешного осуществления управленческих функций в Компьютер-колледже необходимо осуществлять некоторую работу. Эти работы сведены ниже в таблицу. В таблице указаны ответственные за выполнение работы и затраты времени. Затраты времени указаны из расчёта того, что в среднем в месяц в Компьютер-колледже обучается от трёх до четырёх групп в зависимости от сезона, в каждой из которых обучается согласно смете не менее восьми человек.

Так как затраты времени разнесены по годам, то из таблицы можно наглядно видеть влияние внедрения новейших информационных технологий.

В таблице указаны не все работы, а только лишь основные, самые затратные во времени.

Таблица 5.

основные обязанности ответственных лиц.	Затраты времени, в часах.	Темпы. роста.
			2006/2005.	2007/2006.
1. Директор.				86%.	26%.
Составление бюджета на полугодие.				83%.	20%.
Составление сметы и калькуляции на полугодие.				83%.	20%.
Выписка счетов, составление договоров и контроль оплаты.				80%.	50%.
Формирование списка клиентов, уже оплативших и ожидающих начала обучения.				100%.	13%.
Составление актов списания материальных ценностей.				100%.	100%.
Составление фактической сметы.				86%.	50%.
2. Заместитель по учебной работе.				97%.	70%.
Составление расписания занятий на неделю вперёд.				88%.	57%.
Назначение преподавателей на занятия по расписанию.				92%.	45%.
Подготовка методического материала к занятиям.				400%.	100%.
Оповещение клиентов о дате начала занятий и времени обучения.				83%.	80%.
Составление представления и приказа на зачисление клиентов в группу слушателей.				83%.	20%.
Контроль посещения занятий и соблюдения графика учебного процесса.				86%.	133%.
Приём слушателей по личным вопросам.				100%.	100%.
Изготовление сертификатов для слушателей.				50%.	67%.
Составление приказа об отчислении из группы слушателей на основании окончания обучения.				83%.	20%.
Составление всевозможных справок, актов, ведомостей для слушателей.				75%.	33%.
Составление служебных записок в случае необходимости.				67%.	150%.
3. Секретарь-референт.				81%.	83%.
Рекламная кампания.				120%.	100%.
Приём клиентов, пришедших узнать про компьютерные курсы.				100%.	100%.
Регистрация всех клиентов для дальнейшего анализа.				71%.	100%.
Формирование списка клиентов, готовых оплатить и начать обучение.				50%.	38%.
4. Инженер компьютерного класса 205.				69%.	121%.
Переустановка программного обеспечения.				133%.	113%.
Подготовка класса к занятиям.				63%.	123%.
5. Инженер компьютерного класса 215.				90%.	61%.
Переустановка программного обеспечения.				133%.	100%.
Подготовка класса к занятиям.				86%.	54%.

В этом подразделении в процесс управления внедряются современные информационные системы. Выше в таблице указаны результаты внедрения современных информационных систем (таблица 5).

За три года были внедрены следующие программы:

Электронная анкета слушателя ;Электронный журнал учёта клиентов Разработанная отделом программирования система CLASS для контроля оплаты; Электронная система маркетингового исследования рынка (в режиме опроса клиентов) База данных автоматического формирования счетов, договоров, служебных записок, выданных материалов Проанализируем изменения затрат времени.

В первую очередь это, конечно же, повлияло внедрение во всём университете локальной вычислительной сети. В большей степени это коснулось инженеров по компьютерным классам. В Компьютер-колледже два компьютерных класса. В одном из них (205 аудитория) находятся современные персональные компьютеры Pentium 166 MMX, а в другом (215 аудитория) находятся уже морально устаревшие 486DX100. Однако в 215 аудитории проведена локальная сеть, а в 205 её пока нет. Появление локальной сети в большей степени повлияло на сокращение времени обслуживания. В 205 аудитории установка современных компьютеров сократила время обслуживания в 2006 году, но в дальнейшем уже в 2007 году с установкой нового программного обеспечения резко повысилось. Новые компьютеры в 205 аудиторию приобретались без CD-ROMов, из расчёта на локальную сеть. Приобретение в 2006 году новых двух персональных компьютеров для а…

WEB-серверы могут посылать и принимать сообщения электронной почты, собирать данные и отвечать на запросы, кодировать сообщения в зависимости от требований по защите информации. Компании могут использовать внутренние WEB-серверы для всех операций, которые обычно осуществляются в киберпространстве. При этом основным программным инструментом конечных потребителей информации становится какой-либо из броузеров (например, NETSCAPE компании Netscape или EXPLORER компании Microsoft). В общем случае, любая информация, в том числе из баз данных, которую можно получить в печатном виде, может быть представлена с помощью языка описания документов (HTML).

Результаты оказались весьма многообещающими:

• -подобная реализация технологии «клиент-сервер» улучшает защиту данных корпорации (конечный пользователь обращается к базам данных только с помощью броузера);
• -все приложения разрабатываются и сопровождаются в обрабатывающем центре (нет необходимости в сопровождении приложений на компьютерах пользователей);
• -решается вопрос удаленного доступа в смысле неоднородности технической базы конечного пользователя;
• -решается вопрос работы по коммутируемым каналам связи и т. д.

В самом обобщенном виде информационная система — это набор связанных между собой компонентов, который собирает, обрабатывает, сохраняет и распространяет информацию для поддержки деятельности организации. На уровень информационных систем влияет два фактора:

уровень научно-технического развития в организации, т. е. насколько современны используемые технологии;

люди и существующая в организации культура.

В университете существует реальная возможность с любого практически компьютера выйти в глобальную сеть Интернет, причём в любое время. Это говорит только о высоком уровне научно-технического развития организации. Однако эти возможности используются не всеми. Большинство сотрудников даже не имеют представление об Интернет. Другими словами культура организации необходимо повышать до уровня научно-технического развития. Последний фактор является определяющим, поскольку именно от него будет зависеть первый. Действительно, усложнение информационных систем растет пропорционально росту формализации культуры и увеличению размера организации. Например, на малой фирме с ограниченным кругом задач, где в ходу простые и неформальные отношения рядовых сотрудников с ее управляющими зачастую отсутствует потребность в сложных информационных системах. И, наоборот, в больших организациях с сильно разветвленной структурой такие системы являются жизненной необходимостью. Основная задача информационной системы для менеджера — поддержка принятия решений и управление потоками входящей/исходящей информации.

В разряд информационных систем входят также и источники информации. Это могут быть различные справочники, разработки, в том числе и выполненные на лазерных дисках. Но самый большой объем данных может предоставить лишь глобальная сеть Интернет.

На сегодняшний день совокупный объем информации в Сети подсчитать невозможно. Его можно сравнить разве что с совокупным объемом информации во всех библиотеках мира. А какую конкретно пользу может принести Сеть, например, менеджеру Компьютер-колледжа? Во-первых, это наиболее быстрый и надежный способ передачи информации на значительные расстояния. Во-вторых, это самый дешевый способ проведения маркетинговых исследований. И, наконец, в-третьих — это возможность заявить о себе на весь мир с минимальными затратами — такую массовость охвата не может предоставить ни одно периодическое издание в мире.

Интернет развивается настолько быстро, что уже превратился в новый вид коммуникаций, так же как в свое время появилось телевидение и телефон. Вероятность найти требуемую информацию в Интернет я по собственному опыту свожу приблизительно к 80%. Так как большинство пользователей Сети используют операционную систему Windows 95, в которой основные манипуляции производятся мышью, а расстояния между информационными банками могут измеряться десятками тысяч километров, то появилось выражение «информация на расстоянии щелчка мыши». И это действительно так!