Виды документов по личному составу, особенности работы с ними. 
Структура приказа по личному составу: состав реквизитов, требования к оформлению

Виды документов по личному составу, особенности работы с ними

Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

Трудовые правоотношения регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называются документами по личному составу.

Документы по личному составу — это документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

Документы по личному составу, относятся к категории конфиденциальной информации.

При работе с документами по личному составу следует учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) по закону отнесены к категории конфиденциальной информации.

К документам по личному составу относятся:

• · заявления о приеме, увольнении, переводе, трудовые договоры;
• · приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);
• · трудовые книжки;
• · личные дела;
• · личные карточки формы ;
• · трудовой договор;
• · лицевые счета по заработной плате и др.

Каждая организация разрабатывает свои правила и систему регистрации документов, которые закрепляются в локальном нормативном акте (например, в Инструкции по делопроизводству или в Инструкции по кадровому делопроизводству). Как показывает практика, для удобства работы и сокращения пути прохождения документов они регистрируются децентрализовано, в местах их получения, создания или отправления.

Документы регистрируются в пределах отдельных групп в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора и содержания. Основной принцип регистрации — однократность. Документы, поступившие в кадровую службу из канцелярии (управления делами, общего отдела), других подразделений, повторно не регистрируются, новые номера им не присваиваются.

При регистрации документу присваивается регистрационный индекс, который состоит из порядкового номера и может, исходя из информационных потребностей, дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте и исполнителях. Эти буквенные или цифровые индексы отделяются друг от друга разделителями (например, косой чертой).

Регистрационный индекс входящего документа проставляется в регистрационном штампе в правом нижнем углу при поступлении документа в организацию. При регистрации исходящих и внутренних документов регистрационные индексы проставляются в заголовочной части бланка документа на уровне реквизита «дата».

Индекс каждого документа должен быть уникальным, так как он является его основным поисковым признаком. Специфика исполнения, хранения и поиска внутренней документации требует проставления идентичного индекса на основном документе и на приложении к нему, особенно при регистрации распорядительных документов. На приложениях к поступившим или отправляемым документам индексы не ставятся.

Все виды и формы распорядительных документов по личному составу должны регистрироваться и храниться отдельно от приказов по основной деятельности. В кадровой службе обязательно должны сохраняться первые экземпляры (подлинники).

В соответствии с пунктом 6 Положения об Архивном фонде РФ, утвержденного Указом Президента РФ от 17.03.94 № 552, документы, отнесенные к категории документов по личному составу, должны храниться у того юридического лица, где человек работал, в течение 75 лет после его увольнения. Следует также иметь в виду, что в данном случае права граждан защищены высшим законом Российской Федерации — Конституцией, статья 24 которой гласит, что каждый гражданин Российской Федерации имеет право на информацию, подтверждающую его основные социальные права. Для реализации этих прав Правительством РФ был принят ряд нормативных правовых актов, определяющих порядок хранения и работы с документами по личному составу. В нем указывается, что в случае ликвидации организации (предприятия) документы по личному составу должны передаваться правопреемнику, а при отсутствии такового — в вышестоящую организацию или орган. Если правопреемников или вышестоящих организаций (органов) не имеется, то учреждения Государственной (ныне Федеральной) архивной службы осуществляют меры по обеспечению сохранности этих документов.