Корпоративная система управления проектами

В целях решения проблем, связанных с конфликтами целей, приоритетов, сроков, назначений, ресурсов и отчетности в условиях комплексных работ (проектов) создается корпоративная система управления проектами, включающая в себя организационные изменения в компании (офис управления проектами), методологическую базу и информационную систему управления проектами.

Задачи, решаемые корпоративной системой управления проектами:

• — Поддержка унифицированных (однотипных) бизнес-процессов управления проектами.
• — Централизованное хранение описаний выполняемых и завершенных предприятием проектов.
• — Предоставление доступа к планам проектов для менеджеров проектов, исполнителей и руководства.
• — Предоставление унифицированного способа отчетности для исполнителей работ.
• — Поддержка коллективной работы менеджеров проектов и исполнителей
• — Централизованное хранение проектных документов и нормативно-справочной информации для выполнения работ по проекту, предоставление доступа к ним пользователям.
• — Предоставление оперативного доступа к отчетам по проектам для руководства.

Корпоративная система управления проектами позволяет:

• — повысить управляемость проектной деятельности компании за счет введения комплекса организационных, методических и информационных средств, формализующих и поддерживающих процессы управления проектами;
• — использовать актуальную информацию о статусе проектов для контроля за проектной деятельностью и для принятия решений о существенных изменениях на основании оперативных данных по всем проектам;
• — применять единый эффективный подход и средства управления проектами с четким разделением полномочий и ответственности ролей в проектном управлении;
• — накапливать историческую информацию — базу знаний по проектам — для будущих проектов;
• — повысить эффективность использования ресурсов компании, в том числе — упростить процедуру «вхождения в работу» нового руководителя проекта;
• — усилить контроль качества, сроков и бюджета проектов.

Программная платформа предлагаемого решения базируется на Microsoft Office Project — одной из лучших систем управления проектами. Решение включает в себя следующие продукты и технологии:

• — Microsoft Office Project Server — платформа для централизованного хранения описаний проектов и предоставления доступа к ним.
• — Microsoft Windows SharePoint Services (Microsoft Office SharePoint Portal Server) — платформа для организации коллективной работы в рамках проектов, поиска информации и хранения проектной документации.
• — Microsoft Office Project Professional — клиентский инструмент менеджера проекта, позволяет вводить сведения о календарном плане проекта и занятых ресурсах и публиковать эти сведения на сервере Project Server.
• — Microsoft Office Project Web Access — Web-приложение для доступа к Project Server, предназначен как для менеджеров проектов, так и для исполнителей и руководства.

В рамках внедрения решения проводятся следующие работы:

• — Анализ потребностей Заказчика и разработка технического задания на внедрение системы управления проектами.
• — Разработка системной и прикладной конфигурации системы управления проектами, разработка дополнительных программных модулей. Разработка регламентов эксплуатации, резервного копирования и восстановления. Планирование интеграции со сторонними программными комплексами.
• — Подготовка сетевой инфраструктуры Заказчика к развертыванию компонент системы управления проектами.
• — Установка и настройка Project Server, а также сопутствующих инфраструктурных решений. Тестирование функционирования системы
• — Обучение пользователей системы, а также технических специалистов.

Офис управления проектом (Project management office, PMO) — это подразделение, осуществляющее централизацию и координацию управления приписанных к нему проектов. Проектным офисом является тех. поддержка.

Среди ключевых функций можно выделить следующие:

• -Управление и координирование ресурсов всех проектов, управляемые PMO.
• -Определение и разработка методологии, наилучших практик и стандартов управления проектами.
• -Централизованный конфигурационный менеджмент для всех проектов.
• -Централизованное управление для общих и уникальных рисков для всех проектов
• — Централизованная координация управления коммуникациями между различными проектами.
• -Обучающая платформа для менеджеров проектов
• — Централизованный мониторинг всех бюджетов и графиков проектов PMO.
• -Координация общих стандартов качества проектов.

Команда управления проектом объединяет членов команды проекта, которые непосредственно вовлечены в управление проектом и принятие управленческих решений.

Менеджер проекта — лицо, ответственное за управление проектом и достижение целей проекта. Менеджер проекта несет ответственность за достижение целей проекта в рамках бюджета, в срок и с заданным уровнем качества Менеджер проекта может получать поддержку со стороны офиса проекта. Функции менеджера проекта:

• — Формирует организационную структуру проекта.
• — Решает вопросы привлечения ресурсов на проект.
• — Участвует в подборе, подготовке и мотивации персонала.
• — Определяет ответственность, содержание работ и цели для каждого участника команды.
• — Разрабатывает и согласует план проекта.
• — Обеспечивает исполнение плана проекта.
• — Координирует и принимает участие в работах по заключению контрактов в проекте и контролирует их своевременное исполнение и закрытие.
• — Устанавливает все необходимые коммуникационные связи.
• — Обеспечивает формирование эффективных информационных потоков в проекте, составление и предоставление отчетности.
• — Поддерживает постоянную связь с заказчиком, разрешает все возникающие у него вопросы и обеспечивает получение всей необходимой информации от него для качественного выполнения работ по проекту.
• — Контролирует и анализирует текущее состояние работ по проекту, прогнозирует возможные проблемы и предпринимает корректирующие действия.
• — Координирует деятельность всех участников и контролирует изменения.
• — Обеспечивает полное и своевременное закрытие проекта.