Пути и методы совершенствования расчетов по оплате труда

Автоматизация обработки учетной и контрольной информации на предприятиях охватывает весь комплекс задач по синтетическому и аналитическому учетам, контролю и аудиту. Предпосылкой этому является организация централизованной базы данных и распределенных баз данных на местах обработки информации. Для реализации задач учета труда и заработной платы создается информационная база с использованием трех категорийных автоматизированных рабочих мест (АРМ) бухгалтера (АРМБ).

На АРМ бухгалтера I категории осуществляются ввод первичных данных, расчет и выдача информации на экран и печатающее устройство машинных документов по структурным подразделениям. Контроль, анализ и аудит информации ведутся по структурным подразделениям. Автоматизация задач по учету, контролю и аудиту труда и заработной платы базируется на алгоритмах расчета, каждый из которых реализуется обособлено.

Технологический процесс обработки и получения информации по учету, контролю труда и заработной платы на АРМ бухгалтера I категории состоит из следующих этапов:

• — подготовка первичной информации;
• — расчет сумм оплаты и удержаний по соответствующим кодам видов оплат и удержаний;
• — отображение выходной информации по табельным номерам, структурным подразделениям и предприятию в целом;
• — контроль и корректировка результатной информации;
• — формирование информации для архивного хранения. Ввод первичных данных на АРМ бухгалтера I категории осуществляется непосредственно пользователем в диалоговом режиме. Важное значение имеет обеспечение высокой достоверности исходных данных, поэтому программное обеспечение соответствующих АРМ должно обеспечить автоматическое выявление ошибок в вводимых данных и выдачу сообщений пользователю.

На АРМ бухгалтера II категории создается необходимая информационная база данных на рабочем месте бухгалтера по учету труда и заработной платы, в которой объединяются данные, поступающие с АРМ бухгалтера I категории структурных подразделений.

Конечным результатом решения задач по учету труда и заработной платы является формирование информационной базы в целом по предприятию.

На АРМ бухгалтера III категории сводятся оплата труда в целом по предприятию, анализ средств на оплату труда, контроль, аудит, моделирование, прогнозирование труда и заработной платы.

В условиях децентрализованной автоматизации учета с использованием АРМ бухгалтера практически все задачи могут быть решены как в подразделении (АРМ бухгалтера I категории), так и в бухгалтерии (АРМ бухгалтера II категории), т. е. ни одна из задач этого участка не относится к стандартным. Возможность и целесообразность решения задач в подразделениях (АРМ бухгалтера I категории) обусловлена тем, что там возникает большая часть исходной информации и в значительной степени используется результативная. Возможны различные варианты распределения задач между бухгалтерией (АРМ бухгалтера II категории) и подразделениями (АРМ бухгалтера I категории).

При выборе вариантов использования АРМ бухгалтера необходимо учитывать ряд конкретных условий решения задач:

• — численность работающих и подразделений, а также условия оплаты труда;
• — способ документирования первичной информации, используемой в учете труда и заработной платы;
• — состав других задач, решаемых средствами АРМ в подразделениях;
• — вариант распределения задач учета труда и заработной платы между бухгалтерией и подразделениями.

Информационная увязка задач учета, контроля, анализа и аудита в условиях функционирования АРМ бухгалтера, внутри информационной системы учета и информационной системы в целом осуществляется по следующим принципам:

• — использование взаимной информации;
• — общность отдельных источников информации;
• — общность отдельных первичных носителей информации;
• — общность отдельных результатных носителей информации; - единство системы кодирования информации;
• — обратная связь;
• — единство системы показателей.

Рис. 3. Укрупненная схема информационной взаимосвязи АРМ бухгалтера по учету труда и заработной платы

Для работы на АРМБ по учету труда и заработной платы выполняются подготовительные работы, а именно: ввод на дату внедрения сальдо по счетам 65, 66 в аналитическом разрезе; ввод нормативно-справочной информации; ввод информации, поступающей из других АРМБ и информационной системы.

Работа с АРМБ производится через режимы «Информационная часть» и «Расчетная часть» .

Информационная база формируется на основе документов и справочников, традиционно используемых в бухгалтерском учете. Она может корректироваться по мере изменения отдельных или всех табельных данных сотрудников предприятия. Таким образом, ведение информационной базы в основном заключается в выборе соответствующих операций в меню информационной части и корректировке тех данных конкретного сотрудника, которые претерпели изменения или отличны от общепринятых: например, число отработанных дней или часов, если оно стало отличным от общего числа рабочих дней или часов за текущий месяц, дней по больничному листу и т. д.

Информационная часть состоит из входной и нормативно-справочной информации.

Для решения задач по учету труда и заработной платы используется следующая нормативно-справочная информация: справочник предприятия, справочник структурных подразделений, справочник списочного состава работающих, справочник бухгалтерских счетов, справочник допустимой корреспонденции счетов, справочник видов оплат и удержаний, справочник видов оплат, входящих в среднюю заработную плату, справочник категорий работающих.

Справочник списочного состава создается на всех работников предприятия (подразделения) и имеет следующую структуру: табельный номер, фамилия, имя, отчество, подразделение, должность, категория, дата рождения, состав, дата приема на работу, дата увольнения, паспортные данные, адрес места жительства, процент подоходного налога, процент, оплачиваемый по больничному листу, количество дней отпуска, сумма аванса.

Справочник видов оплат и удержаний имеет следующую структуру: код вида оплат и удержаний, их наименование. Справочник видов оплат, входящих в среднюю заработную плату, служит для определения начислений и удержаний, которые входят в среднюю заработную плату, а также удерживаются из нее. Данный справочник имеет следующую структуру: код оплат или удержания, признак входимости.

Справочник категорий работающих имеет следующую структуру: код категории работающих, наименование, базовый метод начисления заработной платы.

Остальные перечисленные справочники имеют структуру, аналогичную описанной для других АРМБ.

Для ввода первичной информации в информационной системе предусмотрена функция «Документы». Данная функция предназначена для массового ввода данных по начислениям и удержаниям. По введенным первичным данным формируется реестр документов. Каждый документ хранится в реестре того периода, в котором он был сформирован.

После ввода первичной информации и корректировки нормативно-справочной информации бухгалтер осуществляет расчет заработной платы путем набора определенной функции расчетной части. Расчетная часть имеет следующую структуру:

• — контроль входной информации;
• — расчет аванса;
• — расчет нарядов;
• — расчет заработной платы;
• — межрасчетный период;
• — аннулирование расчета;
• — выходная информация;
• — моделирование учета труда и заработной платы;
• — ведение информационной базы.

Для контроля за введенными данными производится автоматизированный контроль за информацией (наличие табеля, нарядов и т. д.) путем набора функции «Контроль входной информации». При обнаружении отсутствия какой-либо информации бухгалтер вводит недостающие данные. Это исключает просчет заработной платы при отсутствии каких-либо данных.

При расчете аванса производится начисление за указанный срок аванса на списочный состав работающих с занесением данных в информационную базу данных.

Расчет в межрасчетный период производится по мере поступления первичных данных о предоставлении отпуска, о днях болезни и т. д.

Заработная плата рассчитывается в конце отчетного периода в разрезе предприятия, структурного подразделения и табельного номера. После выполнения расчетов за необходимый период или для просмотра выходной информации прошлых расчетных периодов выбирается функция «Выходная информация» .

Выходная информация при решении комплекса задач следующая:

• — табель учета рабочего времени;
• — ведомость на аванс;
• — ведомость межрасчетного периода;
• — расчетная ведомость за месяц;
• — платежная ведомость за месяц;
• — индивидуальный расчетный листок;
• — ведомость по видам оплат;
• — ведомость по категориям работающих;
• — ведомость распределения заработной платы по кодам затрат;
• — ведомость сумм, удержанных за кредит;
• — реестры и платежные поручения по кредиту;
• — ведомость перечислений сумм в банк;
• — реестры переводов алиментов по почте;
• — ведомость перечислений алиментов;
• — ведомость перечислений сумм по ссудам;
• — ведомость расчета листов по временной нетрудоспособности;
• — ведомость расчета отпуска;
• — ведомость расчета бригадных нарядов;
• — ведомость отклонений от нормальных условий работы;
• — ведомость простоев рабочих по причинам и виновникам;
• — ведомость расчета подоходного налога;
• — ведомость удержания в Пенсионный фонд;
• — справочная информация.

Выходная информация может быть отображена как в виде машинограмм, так и в виде видеограмм.

Ведомость на аванс выдается в зависимости от требуемого вида платежной ведомости.

Расчетная ведомость за месяц необходима для расчетов по каждому табельному номеру, структурному подразделению и предприятию в целом. Бухгалтер имеет возможность осуществить анализ начисленной заработной платы, удержания и при необходимости внести соответствующие коррективы.

Индивидуальный расчетный листок составляется в двух экземплярах, один из которых выдается работнику, другой остается в бухгалтерии предприятия.

Для контроля за фондом заработной платы, а также по* отдельным видам оплат и удержаний производится отображение ведомости распределения начисленной заработной платы по видам оплат.

Рис. 4. Ведомость распределения начислений (удержаний) заработной платы по видам оплат за период __

Для анализа заработной платы в разрезе категорий работающих, а. также видов оплат, не входящих в Фонд оплаты труда, информация отображается в виде ведомости распределения начислений заработной платы по категориям работающих.

Рис. 5. Ведомость распределения начислений заработной платы по категориям работающих за период ______

Для отображения рассчитанной заработной платы на счетах бухгалтерского учета в разрезе объектов учета (заказ, вид продукции, работ, услуг и т. д.) информация отображается в разрезе корреспондирующих счетов. На основании данной информации аудитор проверяет правильность отношения отдельных видов начислений и удержаний на корреспондирующие счета. Данная информация используется для дальнейшего учета в других АРМБ.

Рис. 6. Ведомость распределения заработной платы по видам производственных затрат за период ___________

Ведомости и платежные поручения по перечислениям формируются в АРМБ автоматизированным путем и отображаются или печатаются по мере необходимости.

Для расчета заработной платы по средней заработной плате информация отображается в виде ведомостей по расчету листов по временной нетрудоспособности, ведомости расчета отпуска.

Рис. 7. Ведомость расчета отпуска за период_____

Особое место в системе занимает справочная информация. Данная функция позволяет бухгалтеру по запросу осуществить контроль за введенными и рассчитанными данными в разрезе предприятия в целом, структурного подразделения, табельного номера, вида оплат, номера документа, счета, субсчета, кода аналитического учета, даты. Это дает возможность бухгалтеру (аудитору) без дополнительных расчетов просматривать входную и выходную информацию в необходимом разрезе, а следовательно — оперативно осуществлять контроль и принимать соответствующие управленческие решения.

С целью получения своевременной информации о характере, величине, причинах и виновниках отклонений на АРМБ по запросу составляется ведомость по отклонениям от норм по заработной плате для различных уровней управления, что позволяет руководителям цехов и предприятия оперативно принимать решения по предотвращению их в дальнейшем.

Рис. 8. Ведомость отклонений от нормальных условий работы

Бухгалтер, имея информацию об отклонениях, анализирует причины и выявляет неправомерные нарушения.

Ведомость простоев рабочих по причинам и виновникам используется для контроля и анализа причин и виновников простоя работников в разрезе структурных подразделений и предприятия в целом, а также для принятия управленческих решений.

Рис. 9. Ведомость простоев рабочих по причинам и виновникам

Ведение соответствующего учета заработной платы по нормам и отклонениям от норм при нормативном методе дает возможность контролировать на АРМБ использование фонда заработной платы, обоснованно разрабатывать организационно-технические мероприятия, направленные на повышение эффективности производства.

В современных условиях хозяйствования особое место занимает моделирование учетного процесса труда и заработной платы. В системе АРМБ используется функция «Моделирование учета труда и заработной платы» с целью расчета оптимального размера Фонда заработной платы и выявления отклонений от установленных величин и принятия управленческих решений.

При наборе данной функции осуществляется расчет за определенный период данных о нормативном Фонде заработной платы и фактических данных в разрезе структурных подразделений, видов продукции, работ и услуг.

Кроме указанной модели, бухгалтер, аудитор имеют возможность смоделировать затраты на оплату труда с учетом роста (снижения) объема производства продукции (работ, услуг), а также влияние Фонда заработной платы на снижение себестоимости продукции.

Схема 1. Модель отображения фонда оплаты труда в разрезе структурных подразделений.

Рассмотренные АРМ бухгалтера, но учету труда и заработной платы позволяют комплексно решить все задачи, поставленные перед данным участком учета, и дать необходимую информацию для принятия управленческих решений.