Документальная отчетность командировочных расходов

Порядок представления отчета о командировке

В течение трех рабочих со дня возвращения из служебной командировки работник обязан представить в бухгалтерию Работодателя авансовый отчет об израсходованных им суммах.

Вместе с авансовым отчетом передаются в бухгалтерию документы (в оригинале), подтверждающие размер произведенных расходов, с указанием формы их оплаты (наличностью, чеком, кредитной карточкой, безналичным перерасчетом). К отчету прилагается ксерокопия отметок в заграничном паспорте, заверенная отделом кадров или руководителем предприятия.

К авансовому отчету прилагаются следующие документы:

• — командировочное удостоверение с отметками об убытии и прибытии из командировки, а так же отметками принимающей стороны о датах приезда и отъезда;
• — документы подтверждающие расходы по найму жилого помещения;
• — документы подтверждающие уплату сборов за услуги аэропортов, иных комиссионных сборов;
• — документы подтверждающие расходы на проезд в аэропорт, на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа;
• — документы, подтверждающие стоимость служебных телефонных переговоров;

В случае оплаты командированным за счет собственных средств нижеуказанных расходов на проезд и оформлению документов к авансовому отчету так же прилагаются:

• — документы подтверждающие расходы на проезд до места назначения и обратно, если указанные расходы производились им лично;
• — документы подтверждающие расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, если указанные действия не производились Работодателем;
• — документы подтверждающие расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Остаток денежных средств свыше суммы, использованной согласно авансового отчета, подлежит возвращению работником в кассу в валюте той страны, в которой был выдан аванс, не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки.

В случае невозвращения работником остатка средств в определенный срок соответствующая сумма возмещается в порядке установленном трудовым и гражданско-процессуальным законодательством Республики Казахстан.

Не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки работник обязан подготовить и представить должностному лицу, принявшему решение о командировании работника, отчет о проделанной им работе либо участии в мероприятии, на которое он был командирован.

Работником, командированным для выполнения определенных задач, к отчету о командировке прилагаются оригиналы либо ксерокопии документов, полученных им или подписанных и врученных им от имени Работодателя.

Работником, командированным для участия в образовательном мероприятии к отчету о командировке прилагаются полученные им, как участником мероприятия, материалы, а в случае выступления работника с докладами, статьями, иными работами так же копии таких докладов, статей, работ.