Реквизиты документа. 
Этика государственной и муниципальной службы

Сегодня сложились единые правила и требования к оформлению писем в государственных и муниципальных органах, в соответствии с которыми ведется делопроизводство традиционным способом или на основе современных информационных технологий.

Порядок оформления реквизитов письма определен Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (2009 г.) и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопро-^[1]

изводству в федеральных органах исполнительной власти (2009 г.). Соблюдение установленных правил оформления документов обеспечивает:

• — юридическую силу письма;
• — качественное и своевременное составление и исполнение письма;
• — организацию оперативного поиска писем.

Реквизит документа — элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним^[2]. Согласно приказу Росархива «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» при оформлении служебных писем используются следующие реквизиты:

• — Государственный герб РФ;
• — наименование федерального органа исполнительной власти;
• — должность лица, подписавшего документ;
• — справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;
• — адресат;
• — дата документа;
• — регистрационный номер документа;
• — наименование документа (заголовок к тексту);
• — ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
• — текст документа;
• — отметка о наличии приложений;
• — виза;
• — подпись должностного лица;
• — отметка об исполнителе.

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью федерального органа исполнительной власти, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности» ^[3].

Служебные письма печатаются на бланках установленной формы. В случае, если служебные письма подписываются руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, то они оформляются на стандартном листе бумаги формата Л4, при этом наименования органов власти — авторов документа указываются в реквизите «Подпись должностного лица».

Нормативными правовыми актами ведомства или резолюцией руководителя устанавливаются сроки подготовки ответных писем. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений федерального органа исполнительной власти. Важно обеспечить точное соответствие текстов ответных писем данным поручениям, поступившим запросам, а также резолюциям руководства.

К служебным письмам составляется реквизит — наименование документа (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос «О чем?» и формулирующий в краткой форме тему письма (см. ниже образец оформления служебного письма).

Герб России МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВ1ЮЕ АГЕ1ГГСТВО (РОСАРХИВ) ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ ул. Ильинка, д. 12, г. Москва, 103 132 тел. 606−35−31; тел./факс 606−55−87; e-mail: Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script; http://www.rusarchives.ru.

_№_.

На № от Директору ВНИИДАД М. В. Ларину Уважаемый Михаил Васильевич!

Направляем замечания РГАНТД на план-проспект научного доклада «База данных как объект архивного хранения».

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

С уважением, В. П. Тарасов.

«Уважаемый_!» — в начале письма, над текстом и «С уважением,» в заключительной части письма, перед подписью); этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.

Служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа («Просим предоставить информацию_», «Направляем на заключение проекту и др.), от 3-го лица единственного числа («Министерство не считает возможным_», «Федеральная налоговая служба предлагает рассмотреть возможность^»), на должностных бланках — от 1-го лица единственного числа («Прошу Вас представить данные о_», «Считаю возможным принять участие в_»).

В установленном Инструкцией по делопроизводству^[4] порядке служебные письма проходят процедуру визирования заинтересованными должностными лицами федерального органа исполнительной власти.

Служебные письма подписываются руководителем федерального органа исполнительной власти, заместителем руководителя или руководителем самостоятельного структурного подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководителями, установленным приказом федерального органа исполнительной власти^[3].

• [1] Доступ из СПС «КонсультантПлюс».
• [2] 2 См.: постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утвержденииПравил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». И. Терминыи определения.
• [3] См.: приказ Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76.
• [4] Инструкция по делопроизводству федерального органа исполнительной власти (разрабатывается Службой делопроизводства на основании приказа федерального органа исполнительной власти в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органахисполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 июня2009 г. № 477).
• [5] См.: приказ Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76.