Документирование поощрения работников и наложения дисциплинарных взысканий

Работодатель поощряет работников, добросовестно выполняющих трудовые обязанности: объявляет благодарность, выдает премии, награждает ценным подарком, почетной грамотой, представляет к званию лучшего по профессии. Поощрения рабочих и служащих по результатам трудовой деятельности документируются в учреждениях, организациях, на предприятиях и фирмах единообразно в соответствии с требованиями УСОРД и УСПУД. При поощрении работника составляются представление и приказ о поощрении (индивидуальный или сводный).

Документирование процедуры поощрения работника

Процедуры поощрения работника включают в себя:

• — составление руководителем структурного подразделения, в котором работает сотрудник, представления о поощрении с указанием вида поощрения в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка организации;
• — согласование представления (обоснованности и вида поощрения) с заместителем руководителя, курирующим данное структурное подразделение, профсоюзным органом, главным бухгалтером, руководителем кадровой службы;
• — передачу представления и иногда выписки из протокола заседания профсоюзного органа руководителю для принятия решения;
• — при положительном решении — передачу представления с резолюцией в кадровую службу для составления и оформления соответствующего приказа;
• — составление (как правило, заполнение электронного шаблона) сотрудником кадровой службы унифицированной формы приказа о поощрении; распечатку бумажного экземпляра приказа; при необходимости — согласование (визирование) проекта приказа с руководством организации и структурного подразделения;
• — подписание приказа руководителем организации; ознакомление работника с приказом; выдачу по его просьбе заверенной копии приказа (распоряжения);
• — внесение необходимой записи в дополнение к личному листку по учету кадров в личном деле работника;
• — внесение необходимых записей о поощрении работника в учетные формы, в том числе личную карточку формы № Т-2 или № Т-2ГС, перестановку учетных карточек в картотеке;
• — внесение соответствующей записи в трудовую книжку работника;
• — торжественное объявление приказа о поощрении работника; при соответствующем виде поощрения вручение ему премии, ценного подарка, грамоты и т. п.;
• — помещение копии приказа на доску приказов организации.

Представление (или докладная записка) о поощрении имеет в содержательной части следующие данные: фамилия, имя, отчество; год рождения; образование; должность; структурное подразделение; стаж работы в организации; оценка производственной деятельности; мотив поощрения; основание; вид поощрения. Основаниями поощрения могут быть определенные события: окончание выполнения сложного задания, высокие достижения в производительности труда, юбилейные даты работника, праздничные даты и другие события. Представление может составляться на группу работников, может составляться по инициативе руководства организации или профсоюзного органа. Составляется и подписывается представление руководителем структурного подразделения.

Приказ о поощрении работника (работников) в вводной части содержит обоснование мотивов и основания поощрения, высокие результаты трудовой и общественной активности поощряемого лица. В распорядительной части указывают: вид поощрения (объявить благодарность, наградить ценным подарком и т. п.), фамилию, имя, отчество работника или работников (фамилии в этом случае располагаются в алфавитном порядке), наименование должности (профессии, специальности), места работы, краткое формулирование мотива поощрения.

Основанием такого приказа является представление, докладная записка, выписка из протокола заседания или решение профсоюзного органа и т. п. Например, заголовок приказа:

О премировании И. Г. Коростелева, текст:

За длительную и добросовестную работу и в связи с пятидесятилетием со дня рождения ПРЕМИРОВАТЬ главного бухгалтера И. Г. Коростелева в размере_руб.

В индивидуальный приказ (распоряжение) о поощрении работника (унифицированная форма № Т-11) включены указанные выше сведения; в аналогичном сводном приказе (унифицированная форма № Т-11а) сведения сгруппированы в таблицу для отражения информации по каждому из поощряемых лиц. Сводный приказ также имеет вводную часть.