Деловая корреспонденция как одна из форм, обеспечивающих деловую коммуникацию, составляет основу существования различных областей деятельности этой сферы. Следует отметить, что деловая переписка всегда занимала существенный сегмент времени в деловом общении. С появлением электронной почты появился ряд преимуществ, и в первую очередь это скорость обмена информацией. В любом случае деловой эпистолярный стиль относится к официально-деловому стилю и выполняет функции информирования (уведомления), отказа, предложения, извинения и т. п. Однако его основной дискурсивной спецификой является шаблонный, клишированный характер речи. По виду деловые письма могут быть:
- 1) информативными (письма-уведомления, письма-предложения, письма-рекламации);
- 2) письмами-просьбами;
- 3) письмами-приглашениями;
- 4) письмами-подтверждениями;
- 5) письмам и-извещениями;
- 6) письмами-напоминаниями;
- 7) письмами-преду прежде н и я ми;
- 8) письмами-декларациями (заявления);
- 9) письмами-распоряжениями;
- 10) письмами-отказами;
- 11) сопроводительными письмами;
- 12) гарантийными письмами;
- 13) информационными письмами.
Некоторые деловые письма в настоящее время имеют только электронный формат. Особо важные документы дублируются, как правило, в бумажном варианте.
Как уже было сказано выше, для большинства деловых писем характерны клишированные формулировки, шаблон, например, указание на причину обращения («в связи с неполучением уведомления…», «ввиду задержки получения документов…»); указание на цель («в целях скорейшего решения возникшей проблемы…»). Для писем данного формата характерна четкая, практически регламентированная структура.
В первой части письма приводятся цели и основания декларирования чего-либо. Далее, во второй части, излагаются собственно требования или условия. Однако в настоящее время требования к деловой переписке стали не такими жесткими. Эго касается нерегламентированных писем, в которых возможны различные вариации, определенные только формально-логическими и этикетными параметрами, к которым относятся сообщения, уведомления («сообщаем», «ставим Вас в известность», «извещаем», «уведомляем» и т. п.); подтверждения, констатация факта («подтверждаем»); заявления, объявления («заявляем», «объявляем»); этикетные ритуалы («благодарю», «выражаю надежду», «желаем успехов», «приносим извинения» и т. п.). Следует отметить, что нерегламентированные деловые письма не имеют жесткой текстовой структуры, и в них реже используются клише и штампы.
