Понятие и виды функций социального управления

Функция управления — это разнообразные виды работ, которые необходимо выполнять в процессе управления каким-либо объектом.

Выполнение функций может рассматриваться применительно к должности (функции работника, должностного лица), подразделению (функции отдела, службы и т. д.), органу управления (функции министерства, комитета и др.). Функции управления отражают разделение, специализацию и кооперацию управленческого труда как по горизонтали, так и по вертикали.

Соотношение понятий «цель», «задача», «функции управления»

Для реализации цели и задачи, как правило, требуется выполнение целого ряда функций, т. е. их реализация предусматривает определение функций, которые нужно выполнять, и определения, кто и как их выполняет.

Виды функций

Функции разделяются па два вида: общие (основные) и конкретные (специализированные, специальные). Впервые общие функции выделены А. Файолем (1841 — 1925), французским специалистом в области административного управления, прошедшим путь от рядового работника до руководителя крупной компании. Обобщая практический опыт деятельности руководителей, он относил к общим функциям предвидение, организацию, руководство, координацию и контроль.

А. Файоль писал: «Управлять — это значит предвидеть, организовывать, руководить, координировать и контролировать. Предвидеть — значит исследовать будущее и набрасывать программу действий. Организовывать — значит создавать двойной организм предприятия, материальный и социальный. Руководить — значит заставлять функционировать личный состав. Координировать — значит связывать, объединять, гармонизировать все акты и все усилия. Контролировать — значит наблюдать за тем, чтобы все происходило сообразно установленным правилам и приказам» .

В настоящее время к общим (основным) функциям относятся: прогнозирование (научно-техническое и социально-экономическое), планирование (научно-техническое, социально-экономическое и организационное), организация (имеет несколько смысловых значений), активизация (стимулирование, мотивация), координация, учет и контроль.

Общие функции охватывают весь цикл управления (от постановки целей, задач в планировании до последующего учета, контроля фактических результатов).

Конкретные функции, многообразие которых обусловлено выполнением общих функций, с разной степенью дробности (что находит отражение в их формулировках) отражают потребности (текущие и перспективные) процесса управления данным объектом, его частью или элементом. При определении конкретных функций необходимо:

• 1) определить состав функций, которые надо выполнять при управлении (руководстве) данным объектом. Для этого используется аналоговый подход, рекомендуемые наборы (перечни), модульный принцип (количественно-качественные характеристики объектов и субъектов управления);
• 2) проследить соответствие функций организационной структуре или определить организационные формы, с помощью которых будут выполняться функции;
• 3) закрепить функции с помощью регламентов — положений и должностных инструкций.

Распределение и закрепление функций происходит с помощью организационно-исполнительской системы (ОИС), назначение которой — создать определенность в работе: кто, что и к какому времени должен делать.

Элементами ОИС являются:

• — цели, задачи (что необходимо достигнуть, выполнить);
• — участники (кто выполняет работу);
• — функции, обязанности (что нужно делать);
• — права (что можно делать);
• — ответственность (оценка действий и бездействий, гарантия выполнения работы);
• — время (в какой срок выполняется работа).

Организационно-исполнительная система используется как при формировании, уточнении организационной структуры, так и в повседневной деятельности, при организации выполнения тех или иных задач. Она создается с помощью регламентирующих средств — положений и должностных инструкций.

Положение — это организационно-юридический документ, регламентирующий деятельность различных подразделений и, как правило, состоящий из следующих разделов: общая часть; основные задачи; функции (обязанности); права; организация управления; взаимосвязи с другими подразделениями; ответственность.

В разделе Общая часть определен статус подразделения в системе управления; указано, кем оно возглавляется, кому подчиняется; определены степень самостоятельности, участие (при необходимости) в реализации целевой программы.

Раздел Основные задачи содержит перечисление направлений деятельности подразделения, задач, за выполнение которых оно несет ответственность.

В разделе Функции (обязанности) перечислены функции подразделения с определенной конкретизацией работ применительно к каждой функции.

Раздел Права — это перечень прав подразделения, а также (имеется и такой вариант) руководителя подразделения.

Раздел Организация управления содержит описание организационной структуры подразделения.

Раздел Взаимосвязи с другими подразделениями разрабатывается на основе входящей и исходящей документации с определением основных взаимосвязей.

В разделе Ответственность установлена ответственность подразделения и его руководителя за выполнение задач и реализацию функций. Этот раздел отличается наибольшей сложностью разработки, так как здесь нужно указать применение санкций за невыполнение или за некачественное выполнение задач, функций, а также определить условия, при которых наступает та или иная ответственность. При этом чаще делается запись: «Подразделение несет ответственность за выполнение закрепленных за ним функций и задач» .

При разработке положений о подразделениях могут использоваться типовые положения, в которые при необходимости вносятся изменения и уточнения.

Другим распространенным регламентом, с помощью которого определяются место и деятельность работников, являются должностные инструкции.

Различают типовые и индивидуальные должностные инструкции.

Типовые должностные инструкции разрабатываются применительно к должностям работников. Они имеют единую структуру и обеспечивают возможность индивидуализации содержания. Их наличие позволяет сократить время, необходимое для составления инструкций, учитывающих своеобразие данной системы и имеющихся должностей.

Индивидуальные должностные инструкции разрабатываются применительно к конкретной должности (и даже конкретному лицу, занимающему ту или иную должность) с учетом особенностей данного органа, подразделения и работника.

Должностные инструкции как юридические документы вводятся в действие решением или руководителя (утверждение инструкций подписью; приказ о введении инструкций), или органа/правления.

Наиболее характерными разделами инструкций являются:

• — введение;
• — общая часть;
• — должностные обязанности;
• — основные условия взаимосвязи с другими работниками, подразделениями, организациями;
• — права;
• — ответственность;
• — критерии оценки деятельности.

Во Введении записывается наименование должности и подразделения.

В разделе Общая часть указываются основные задачи работника, порядок замещения работника во время его отсутствия, кого и по каким обязанностям замещает данный работник, подчиненность по должности, порядок назначения и освобождения от должности, состав подчиненных (для руководителей).

Раздел Обязанности содержит перечисление основных и дополнительных обязанностей; требования к специальным знаниям; указание о необходимом уровне специальной подготовки и стаже фактической работы.

В разделе Основные условия взаимосвязи с другими работниками, подразделениями, организациями перечислены документы, их количество, сроки получения, подготовки и передачи, предусмотрена совместная подготовка информации и др.

В разделе Права приводится перечень прав применительно к должности.

В разделе Ответственность указаны задачи или функции, за выполнение которых работник несет персональную ответственность.

В разделе Критерии оценки деятельности должно быть четко сформулировано, что и как оценивается применительно к данной должности.

Должностные инструкции, как и положения о подразделениях, вводятся в действие руководителем (утверждение подписью, издание соответствующего приказа).