Формирование сценариев портфелей проектов с использованием бизнес-факторов

Для проведения средствами MS Project Server оценки потенциальных проектов с использованием ранжированных количественных и качественных критериев (бизнес-факторов) необходимо:

• • создать и описать отдельные бизнес-факторы, т. е. создать их библиотеку;
• • отобрать бизнес-факторы, необходимые для проведения оценки конкретного пула проектов;
• • определить приоритеты отобранных бизнес-факторов и построить их ранжированный список.

Создание библиотек бизнес-факторов. Бизнес-факторы могут создаваться пользователем для различных иерархических уровней структуры управления: отдельного подразделения («отдела»), группы подразделений, например, департаментов или предприятия в целом. Для этого необходимо при настройке параметров MS Project Server создать соответствующую иерархическую структуру в таблице подстановки для настраиваемых полей «Отдел». Если отдел не выбран, го бизнес-фактор считается глобальным, т. е. его можно использовать для любого подразделения любого иерархического уровня управления. Возможность создания собственных наборов бизнес-факторов для различных подразделений позволяет в дальнейшем формировать субпортфсли, соответствующие целям, установленным для отдельных элементов структуры управления.

Для того чтобы создать бизнес-фактор в MS Project Server, необходимо:

• • в разделе меню «Стратегия» выбрать подраздел «Библиотека факторов»;
• • на горизонтальной ленте меню в открывшемся окне «Библиотека факторов» нужно нажать на пиктограмму «Создать», в результате откроется диалоговое окно для ввода данных о создаваемом бизнес-факторе;
• • в полях «Название» и «Описание» этого окна необходимо указать имя бизнес-фактора и дать его краткое текстовое описание;
• • в поле «Отделы» нужно выбрать из выпадающего списка подразделение, для которого создается данный бизнес-фактор. Если отдел не выбирать, то бизнес-фактор будет являться глобальным;
• • в разделе «Состояние» нужно указать путем постановки «галочки» является ли данный бизнес-фактор в данный момент активным, т. е. будет ли он учитываться при дальнейшей приоритезации бизнес-факторов и при анализе портфеля;
• • в разделе «Заключения влияния проекта» необходимо дополнить описательной частью преднастроенную в ИС шкалу для оценки вклада проекта в данный бизнес-фактор. Данная шкала является качественной, в ней программно заложены следующие опенки влияния: «Нет», «Низкое», «Среднее», «Сильное», «Очень сильное». Пользователю для каждого из перечисленных качественных значений оценки надо дать соответствующее текстовое описание. Например, для бизнес-фактора «NPV проекта» можно дать следующее описание:
• — «Нет» от 0 до 1 млн руб.;
• — «Низкое» от 1 млн руб. до 10 млн руб.;
• — «Среднее» от 10 млн руб. до 50 млн руб.;
• — «Сильное» от 50 млн руб. до 100 млн руб.;
• — «Очень сильное» 100 млн руб. и выше.

Вид диалогового окна для создания или изменения описания бизнесфакторов показан на рис. 17.

Рис. 17. Описание бизнес-фактора в диалоговом окне.

Созданный бизнес-фактор необходимо сохранить, выбрав соответствующую пиктограмму в левой части горизонтальной ленты меню. Все созданные бизнес-факторы сохраняются в «Библиотеке бизнесфакторов», пример которой показан на рис. 16.

Определение приоритетов бизнес-факторов. Для определения приоритетов бизнес-факторов в MS Project Server в разделе меню «Стратегия» есть соответствующий подраздел «Определение приоритетов факторов». По выбору пользователя приоритеты могут устанавливаться вручную или рассчитываться автоматически на основе попарного сравнения. Для того чтобы определить приоритеты бизнес-факторов, необходимо выполнить следующие действия:

• • в разделе меню «Стратегия» выбрать подраздел «Определение приоритетов факторов»;
• • на горизонтальной ленте меню в открывшемся окне «Определение приоритетов факторов» нужно выбрать пиктограмму «Создать», в результате откроется диалоговое окно для ввода данных;
• • в полях «Название» и «Описание» необходимо ввести соответственно уникальное краткое название и текстовое описание для будущего набора приоритезируемых бизнес-факторов;
• • в поле «Отдач» нужно выбрать из выпадающего списка подразделение, бизнес-факторы которого будут ранжироваться. Если в поле «Отдел» ничего не выбирать, то будут доступны только глобальные бизнес-факторы;
• • в поле «Тип определения приоритетов» надо выбрать способ определения приоритетов бизнес-факторов: вычисление или вручную. При выборе ручного способа определения приоритетов пользователь в таблице факторов на странице «Приоритеты факторов» указывает значения приоритетов в процентном выражении. После ручного определения приоритетов их нужно нормализовать, т. е. рассчитать таким образом, чтобы их сумма равнялась 100%. Ручной ввод значений является интуитивно понятным и не вызывает затруднений. Поэтому далее будем рассматривать действия при автоматическом вычислении приоритетов на основании проведенного пользователем попарного сравнения бизнесфакторов;
• • необходимо отобрать из общего списка факторов, связанных с выбранным подразделением, или из списка глобальных факторов именно те, относительную важность которых необходимо определить. Это производится путем переноса выделенных элементов списка из окна «Доступные факторы» в окно «Выбранные факторы». Полностью вид экрана для создания набора бизнес-факторов приведен на рис. 18;
• • для перехода к определению приоритетов отобранных факторов надо нажать кнопку в правом нижнем углу экрана «Далее: приоритеты факторов»;

Рис. 18. Создание набора бизнес-факторов

• в открывшемся окне необходимо провести попарное сравнение отобранных бизнес-факторов, как показано на рис. 19.

Рис. 19. Проведение попарного сравнения бизнес-факторов

После того, как проведена сравнительная оценка всех бизнес факторов между собой, осуществляется переход на страницу «Обзор приоритетов», на которой приведена таблица бизнес-факторов, расположенных в порядке убывания автоматически рассчитанных приоритетов, а также диаграмма степени согласованности бизнес факторов, как показано на рис. 20.

Рис. 20. Рассчитанные приоритеты бизнес-факторов

Степень согласованности определяется следующим образом. Предположим, что мы имеем два утверждения:

• • фактор 1 гак же важен, как фактор 2;
• • фактор 1 гак же важен, как фактор 3.

Будет логичным предположить, что фактор 2 так же важен, как фактор 3. Утверждение «фактор 2 более важен, чем фактор 3» ведет к низкой согласованности, поскольку противоречит двум предыдущим оценкам. В некоторых случаях деловые потребности требуют принятия несогласованных оценок. В таком случае можно продолжить процесс формирования портфеля проектов, но это может исказить результаты оптимизации. В качестве альтернативного подхода, в случаях когда не удается добиться приемлемой степени согласованности оценок, можно перейти к определению приоритетов вручную.

Определение приоритетов проектов и формирование сценариев портфеля. Для перехода к созданию и анализу сценариев портфеля проектов необходимо, чтобы проекты, подлежащие оценке, были предварительно созданы в ИС, а также было указано наличие их взаимосвязей.

В MS Project Server можно выбрать один из четырех возможных видов взаимосвязей:

• • зависимость — если выбран проект «А», то проект «В» тоже должен быть выбран;
• • взаимное включение — если выбран один проект из набора проектов, то весь набор проектов должен быть выбран;
• • взаимное исключение — если выбран один проект из набора проектов, то выбор других проектов из набора невозможен;
• • окончание-начало — проект «А» должен быть завершен до начала проекта «В».

Для создания взаимосвязи проектов в MS Project Server надо войти в подраздел «Анализ портфелей» раздела «Стратегия», затем выбрать пиктограмму «Зависимости проектов» на горизонтальной ленте меню в верхней части экрана. Вид экрана, иллюстрирующего создание взаимосвязи, приведен на рис. 21. На данном рисунке показано, как создается перечень проектов, которые являются взаимоисключающими.

Рис. 21. Создание взаимосвязи проектов вида «Взаимное исключение»

В MS Project Server формируется библиотека всех созданных взаимосвязей, как показано на рис. 22.

Рис. 22. Библиотека созданных взаимосвязей проектов После указания существующих взаимосвязей проектов можно переходить непосредственно к формированию анализируемых сценариев портфеля проектов.

Анализ портфелей. Для проведения анализа портфеля необходимо сначала отобрать потенциальные проекты, затем оценить их относительно бизнес-факторов и, наконец, проанализировать полученный сценарий с учетом существующих ограничений и взаимных зависимостей.

Пошагово приведенный выше алгоритм реализован в MS Project Server следующим образом.

Шаг 1. Формирование перечня проектов, которые войдут в анализируемый сценарий («анализ» в терминах MS Project Server):

• • необходимо войти в подраздел «Анализ портфелей»;
• • на горизонтальной ленте меню в открывшемся окне «Анализ портфелей» нужно выбрать пиктограмму «Создать», в результате чего откроется диалоговое окно для ввода данных. Вид экранной формы для ввода данных о создаваемом анализе показан на рис. 23;

Рис. 23. Создание анализа портфеля

• • в открывшейся форме в полях «Название» и «Описание» необходимо ввести соответственно уникальное название сценария («анализа») и его текстовое описание;
• • в поле «Отдел» выбрать подразделение, для которого будет создаваться анализ. Если отдел не выбрать, то сценарий будет глобальным, т. е. для компании в целом;
• • указать способ определения приоритетов: на основании бизнес-факторов или на основании данных настраиваемых полей.

Далее для сохранения логики изложения будем рассматривать действия, инициируемые выбором определения приоритетов проектов на основании бизнес-факторов. Использование настраиваемых полей будет проиллюстрировано отдельным примером в конце данного раздела. При выборе определения приоритетов проектов на основании бизнес-факторов необходимо в находящемся рядом поле из выпадающего списка выбрать соответствующий предварительно созданный набор приоритезированных бизнес-факторов, который будет использоваться для оценки проектов;

• • для перехода к отбору проектов в создаваемый сценарий необходимо нажать на кнопку «Выбранные проекты», после чего осуществится переход к соответствующей экранной форме. Выбор проектов производится путем переноса выделенных элементов списка из окна «Доступные проекты» в окно «Выбранные проекты»;
• • далее необходимо выбрать основное ограничение затрат для анализа. Обычно таким ограничением является совокупный бюджет портфеля проектов. То есть если бюджет каждого из предложенных проектов предварительно был составлен, то основным oipaничением затрат портфеля в целом будет сумма бюджетов предложенных проектов;
• • требуется указать, будет ли для данного сценария проводиться анализ повременной потребности в ресурсах проектов в сравнении с емкостью ресурсов организации. Такой анализ есть смысл проводить, если были предварительно созданы календарные планы предложенных проектов и на задачи назначены ресурсы, имеющие определенную стоимость. Для указания данного выбора необходимо поставить «галочку» в подразделе «Повременное планирование ресурсов»;
• • в случае если выбран «Анализ повременной потребности в ресурсах проекта в сравнении с емкостью ресурсов организации-« необходимо указать горизонт, т. е. период времени, в котором будет проводиться анализ, и степень детализации планирования ресурсов в анализе портфеля.

Шаг 2. Оценка соответствия проектов критериям (бизнес-факторам). Выполняется на странице «Приоритеты проектов», как показано на рис. 24.

Рис. 24. Проведение оценки проектов относительно бизнес-факторов

Результаты приоритезации проектов портфеля в табличном виде будут показаны на странице «Обзор приоритетов» (см. рис. 25). На данном рисунке видно, что для каждого проекта рассчитан интегральный показатель приоритетности, выраженный в процентах, а в сумме интегральные показатели приоритетности всех первоначально отобранных проектов равны 100%.

Рис. 25. Результаты приоритезации проектов

Шаг 3. Собственно анализ портфеля. В рамках модуля «Стратегия» MS Project Server реализована следующая функциональность для анализа сценариев портфелей проектов:

• • анализ на основе кривой эффективности с учетом существующих ограничений по бюджету портфеля;
• • анализ отдельного сценария на степень соответствия бизнес-критериям в рамках заданного ограничения по бюджету;
• • анализ потребности в ресурсах;
• • сравнительный анализ выбранных сценариев.

На рис. 26 показан вид экрана MS Project Server «Анализ затрат». Переход к нему осуществляется выбором соответствующего пункта на горизонтальной ленте меню либо нажатием кнопки «Анализ затрат» в нижнем правом углу на предыдущем экране «Обзор приоритетов». По результатам выполненной оценки предложенных проектов в ИС автоматически будет сформирован базовый план портфеля проектов, представленный в виде таблицы. Если некоторые проекты являются альтернативными (для них была указана взаимосвязь «Взаимное исключение»), то при расчете базового сценария проект, получивший более низкую оценку, будет автоматически исключен из базового плана.

Рис. 26. Вид экрана «Анализ затрат»

В табличной части экрана первоначально отобранные в портфель проекты приведены в порядке убывания приоритетов. Для каждого проекта в колонке «Образец стоимости предложения» указан его бюджет, также указан общий бюджет портфеля. В колонке таблицы «Принудительное включение или исключение» первоначально значится «Авто». Это означает, что проекты были включены автоматически при первоначальном создании сценария портфеля проектов. Возможности ручного включения или исключения проектов будут рассмотрены ниже. Вместо табличного представления пользователь может выбрать представление в виде пузырьковой (точечной) диаграммы. Соответствующая пиктограмма находится на горизонтальной ленте меню в верхней части экрана. Для возврата к табличному представлению используется находящаяся рядом пиктограмма «Сетка».

В левой части экрана на рис. 26 показана кривая эффективности, построенная в системе координат «Образец стоимости предложения» — «Стратегическое соответствие». Над кривой эффективности показаны:

• • ограничение по бюджету портфеля («предел затрат»). Для базового плана портфеля проектов оно первоначально равно сумме бюджетов всех предложенных проектов;
• • количество проектов;
• • суммарный интегральный показатель приоритетности (колонка входящих в портфель проектов, выраженный в процентах «Важность»). При первоначальном формировании портфеля, когда ограничение по бюджету еще не задано, суммарный интегральный показатель приоритетности всех проектов равен 100%.

В системе координат «Образец стоимости предложения» — «Стратегическое соответствие» показывается положение текущего анализируемого сценария, а также всех ранее сохраненных сценариев относительно кривой эффекгивности.

Графическое представление в левой части экрана «Анализ затрат» можно изменить по выбору пользователя: вместо границы эффективности анализировать диаграмму стратегического соответствия по отдельно взятым бизнес-факторам. Переключение осуществляется выбором названия соответствующего представления над графиком/ диаграммой.

Ограничение по бюджету задается вводом соответствующего значения в левой части экрана в разделе «Предел затрат». После ввода значения необходимо нажать пиктограмму «Пересчитать» на горизонтальной ленте меню (см. рис. 26), в результате произойдет переформирование портфеля и будет создан новый сценарий, обеспечивающий максимальное стратегическое соответствие при заданном ограничении по бюджету. Каждый из создаваемых сценариев можно сохранить, задав ему уникальное имя. Для этого надо использовать пиктограмму «Сохранить как» на горизонтальной ленте меню.

Пользователь может принудительно включать или исключать проекты из сценария. Для этого надо установить курсор на ячейку в колонке «Принудительное включение или исключение», щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать необходимое действие из выпадающего списка. Проекты, принудительно исключенные из портфеля, переместятся в нижнюю часть таблицы, а принудительно включенные — в верхнюю. Предположим, из базового сценария, показанного на рис. 26, проект «Создание лаборатории качества» был принудительно исключен вручную, а также было задано ограничение по бюджету 7 300 000 руб. В результате зависимый от проекта «Создание лаборатории качества» проект «Внедрение системы менеджмента качества» был исключен из сценария автоматически. Полученный сценарий, сохраненный под именем «Бюджет проектов 7 230 000», представлен на рис. 27.

Рис. 27. Сценарий портфеля проектов после принудительного ручного исключения компонента

На графике «Граница эффективности» на рис. 27 видно, что данный сценарий находится под кривой эффективности. Таким образом, при данном бюджетном ограничении (в примере — 7 300 000 руб.) можно сформировать более эффективный портфель, т. е. имеющий более высокое значение суммарного интегрального показателя стратегического соответствия. Для получения такого сценария вернем в портфель ранее исключенные проекты и автоматически сформируем сценарий е ограничением по бюджету 7 300 000 млн руб., нажав пиктограмму «Пересчитать». Полученный в результате сценарий показан ниже на рис. 28. Как видно на данном рисунке, этот сценарий лежит на границе эффективности.

Все сформированные и сохраненные под уникальными именами сценарии можно сравнить между собой. Для этого нужно выбрать пиктограмму «Сравнить» на горизонтальной ленте меню в верхней части экрана. Вид экрана, на котором показан результат сравнения сценариев, приведен на рис. 29.

Рис. 28. Наиболее эффективный сценарий, автоматически сформированный при бюджетном ограничении 7 300 000 руб.

Рис. 29. Сравнение сценариев между собой

После сравнения сценариев выбранный сценарий можно зафиксировать (утвердить). Для этого следует вернуться к экрану «Анализ затрат», открыть нужный сценарий, указав его название в поле «Сценарий» на ленте меню, затем щелкнуть левой кнопкой мыши на пиктограмме «Зафиксировать». Если в MS Project Server были настроены рабочие процессы, то проекты, вошедшие в утвержденный портфель, должны перейти на следующий этап рабочего процесса.