Виды контроля. 
Основы менеджмента

Многообразие задач контроля в управлении организацией обусловливает разнообразие его видов. В зависимости от соотнесения по времени с исполняемым управленческим решением различают следующие виды контроля: предварительный (или опережающий, предупредительный, превентивный), текущий (оперативный), заключительный (итоговый) и последующий (проверка исполнения).

Цель предварительного контроля — предупреждение нежелательных последствий или неожиданных отклонений в ходе исполнения решения. Он сводится главным образом к оценке наличия и достаточности организационных предпосылок и иных условий практической реализации решения, готовности к этому объекта менеджмента. Предварительный контроль позволяет своевременно внести соответствующие коррективы в проект решения или в намеченный порядок его выполнения. Он осуществляется до начала работ, до принятия решения по тому или иному вопросу в целях предупреждения неверных или необоснованных решений.

Суть предварительного контроля состоит в том, чтобы выяснить, готова ли организация или ее подразделения к выполнению тех или иных задач. Он используется для проверки качества комплектующих изделий, сырья и материалов, идущих в производство, а также в отношении деятельности подчиненных, компетентность и добросовестность которых вызывает у руководителя определенные сомнения.

Однако предварительный контроль затягивает процедуру принятия решений, возникает опасность ослабления ответственности: в случае неудачи исполнитель может ссылаться на контролера, так как обязанность последнего — предотвращать ошибки. Само планирование и создание организационной структуры позволяют осуществить предварительный контроль. Строгое соблюдение правил и процедур при выработке планов, четкие должностные инструкции, формулировка целей подчиненных обеспечивают реализацию планов.

В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях — по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам. Так, анализируют деловые и профессиональные знания и навыки, необходимые для выполнения тех или иных должностных обязанностей, устанавливают минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области. При приеме на работу с кандидатом проводят собеседование, выявляют, насколько его характеристики соответствуют необходимым требованиям.

В отношении материальных ресурсов вырабатываются стандарты допустимого качества поступающих материалов, их проверяют на соответствие стандартам; тщательно выбирают поставщиков для заключения договоров.

Средство предварительного контроля финансовых ресурсов — финансовый план. Проработка финансовых вопросов на стадии его составления дает уверенность в том, что работа будет обеспечена необходимыми средствами.

Текущий контроль осуществляется в процессе исполнения решения и предназначен для выявления на ранних стадиях негативных отклонений от заданных параметров, которые могут создать реальную угрозу этому исполнению. Он позволяет корректировать принятое решение и регулировать организацию управления в отношении него.

В наибольшей степени текущий контроль характерен для производственных процессов, требующих регулирования хода производства. Объекты контроля — соблюдение норм и нормативов, действующих на производстве, распорядок работы, движение изделий в рамках технологического процесса, уровень текущих затрат денежных средств, наличие запасов сырья, материалов, неизготовленной и готовой продукции, качество продукции. Этот вид контроля требует быстрого и постоянного поступления информации по каналу обратной связи. Так, бригадир обнаруживает ошибки в работе подчиненных и немедленно сообщает им об этом. В результате рабочие исправляют допущенные ошибки, усиливают внимание к качеству выполнения операции.

Текущий контроль важен в учете финансовых и материальных ресурсов. В управлении персоналом он осуществляется в форме контроля работы подчиненного его непосредственным руководителем. Масштабы контроля здесь не должны превышать определенного предела, при котором он начинает восприниматься подчиненными как проявление недоверия и подозрительности, мелочная опека, что обычно подрывает мотивацию к эффективной работе.

Заключительный контроль проводят после исполнения решения (выполнения программы, плана, мероприятия). Предназначен он прежде всего для оценки состояния и результатов работы за контролируемый период, исполнения предписаний и решений субъекта менеджмента, определения конечных результатов и их соответствия заданным параметрам. Сфера его применения — это контроль качества произведенной продукции (или услуг) и оценка результата деятельности как линейного, так и функционального персонала. В первом случае он абсолютно необходим, во втором его целесообразность определяется тем, насколько важны в конкретном случае сильная и слабая стороны данного вида контроля. Сильная сторона контроля — не затягивается процедура принятия решений, исполнитель имеет возможность действовать под свою ответственность, что предоставляет возможность самореализации; слабая — вероятность допустить ошибку здесь выше, чем в предварительном и текущем контроле. Последнее обстоятельство может не играть решающей роли, когда цена ошибки невелика и при высокой компетентности исполнителей.

Заключительный контроль позволяет также выявлять положительный опыт, вскрывать допущенные недостатки, дает информацию для дальнейшего планирования.

Три вида контроля позволяют делать обоснованные выводы относительно состояния контролируемого объекта и определять конкретные меры по устранению выявленных недостатков и совершенствованию деятельности. Для устранения недостатков и выполнения иных рекомендаций объекту контроля устанавливают определенные сроки. По истечении этих сроков осуществляется последующий контроль. Этот вид контроля позволяет проверить исполнение (по содержанию и срокам) рекомендаций его субъекта, выданных по результатам предварительного, текущего или заключительного контроля.

По объему вопросов, охватываемых контролем, и его масштабу в управлении организацией различают общий, специальный контроль и самоконтроль.

Общий контроль охватывает все основные направления, линии, участки деятельности (объем контроля) одного (организации, подразделения, работника) или одновременно нескольких (масштаб контроля) объектов.

Специальный контроль затрагивает лишь одно направление, какую-либо линию или сторону деятельности организации (подразделения, работника). Наряду с субъектами контроля данной организации (подразделения) специальный контроль могут осуществлять в пределах предоставленных им полномочий соответствующие функциональные подразделения аппарата вышестоящего органа управления (например, инспекторское, информационноаналитическое, кадровое, финансовое).

Самоконтроль в отличие от других видов контроля нацелен на собственную деятельность субъекта управления. Диапазон решаемых посредством самоконтроля задач — от выявления проблем в собственной деятельности и поиска путей их решения до оценки хода выполнения решений, затрат времени на его реализацию, промежуточных и конечных результатов, выполнения намеченных планов, мероприятий и т. д. Самоконтроль — непременное условие эффективной управленческой деятельности работника.

В зависимости от того, входят субъекты контроля в состав контролируемой системы или нет, различают внешний (вневедомственный) и внутренний (внутриведомственный) контроль.

Внешний контроль осуществляют уполномоченные представители вышестоящей организации — материнской компании, управляющей структуры холдинга, отраслевого министерства, а также государственных контролирующих органов, общественных организаций, международных структур.

Внутренний контроль осуществляют должностные лица, которым контрольные полномочия определены по должности или делегированы соответствующими субъектами управления. К ним относятся:

руководители предприятия и филиалов, которые организуют и непосредственно осуществляют контроль деятельности подчиненных;

руководители и работники инспекторских, кураторских и иных функциональных подразделений, для которых контроль — служебная обязанность;

руководители базовых подразделений предприятия, осуществляющие контроль деятельности подчиненных им работников.

Контроль классифицируют также по следующим признакам: предмет контроля, стадия жизненного цикла объекта, стадия производственного процесса, характер принимаемого решения, степень охвата объекта контролем, режим контроля, периодичность выполнения контрольных операций.

По предмету выделяют контроль технологии, организации процессов, условий труда, информации, документационных потоков и т. д.

По стадии жизненного цикла объекта принято различать контроль при подготовке объекта к функционированию, вводе его в эксплуатацию, опытной эксплуатации, постоянной эксплуатации, свертывании деятельности объекта и т. д.

С учетом стадии производственного процесса контроль может быть входным, операционным, готовой продукции, транспортирования продукции или ее хранения и т. д.

С позиций возможности дальнейшего использования объекта различают разрушающий и неразрушающий контроль.

По направленности контроля принято различать стратегический, тактический и оперативный контроль.

Стратегический контроль направлен на решение соответствующих задач организации и непосредственно связан со стратегическим планированием и управлением, предполагает оценку и регулирование деятельности организации с позиций выполнения долгосрочных целей и взаимоотношений с внешней средой. Стратегический контроль предусматривает учет, оценку и анализ результатов разработки и реализации стратегии развития организации. Предметом контроля при этом выступают жизненно важные аспекты политики организации: корпоративная культура, факторы внешней среды, маркетинг, научно-технические прогнозы, клиентская база, другие важнейшие факторы.

Эффективность контроля может быть обеспечена в полной мере лишь при придании ему стратегической роли. Он должен отражать приоритеты организации и способствовать решению стратегических задач. Из этого вытекает, что контролировать в первую очередь следует те сферы деятельности, которые имеют стратегическое значение, и не прибегать к сложным и дорогостоящим формам контроля в других случаях, когда достаточно эпизодического контроля. Стратегический контроль часто сопряжен с затруднениями, обусловленными тем, что деятельность, подлежащая ему, плохо поддается измерению. В целом его содержание заключается в учете, оценке и анализе результатов разработки и реализации концепции перспективного развития организации. Вместе с тем стратегическое значение могут приобретать и отдельные формы контроля. В частности, когда дело касается сверхдорогих и сверхсложных изделий, например космического аппарата, необходим общий и постоянный контроль, при котором каждая деталь проверяется при изготовлении, регулярно оценивается работоспособность всех систем, поскольку самая мелкая поломка может помешать достижению поставленной цели. Очевидно, что в подобных случаях надежность является безусловной стратегической целью.

Тактический (или административный) контроль призван обеспечивать систематическое слежение за выполнением текущих задач, программ, планов. Он нацелен на анализ выполнения тактических планов, осуществляется как в целом по предприятию, так и по его ключевым организационным, функциональным, технологическим и иным подсистемам.

Оперативный контроль осуществляется с периодичностью, характерной для оперативного планирования, в большинстве случаев ежедневно. Он нацелен на текущий учет, анализ осуществляемых процессов, его задача — непрерывное обеспечение выполнения плановых заданий. Предмет оперативного контроля — тематические и производственные задания, сроки проведения работ, их качество, предусмотренные планом ресурсы, затраты предприятия.

Важно для практики деление контроля на полный и выборочный, плановый и внезапный. Полный контроль строится как целостная система, постоянно функционирующая в организационной структуре. Выборочный контроль организуется и осуществляется как разовое мероприятие, имеющее целевой характер: проверка качества продукции, соблюдения нормативных требований, научно-технического уровня производства и т. д. Плановый контроль осуществляется в заранее установленные (обусловленные) сроки, в соответствии с планом проверок. Внезапный контроль производится без предварительного уведомления организаций, подразделений, работников. Осуществление его в конкретные сроки не планируется.

Принято различать также финансовый, производственный и маркетинговый контроль.

В рамках финансового контроля выделяют бюджетный контроль; анализ рентабельности; анализ относительных показателей деятельности; анализ использования инвестиций.

Производственный контроль включает контроль маршрутизации, то есть последовательности выполнения операций; контроль загрузки мощностей (распределения работ); контроль выполнения производственных графиков, определяющих время, в течение которого должна производиться каждая операция; предварительную оценку стоимости выполнения работы; контроль на стадии отправки продукции.

Маркетинговый контроль базируется на анализе возможностей сбыта, доли рынка, соотношения между затратами на маркетинг и сбытом, наблюдении за взаимодействием с клиентами, а также их ожиданиями и спросом.

К неэффективным формам контроля можно отнести тотальный, эпизодический, односторонний, скрытый, формальный контроль.

Тотальный контроль означает проверку всех даже самых малозначительных действий работника. По убеждению руководителя, использующего такой вид контроля, все, что не было им проверено, может быть сделано плохо. При таком подходе исполнители практически лишены самостоятельности, ослабляется мотивация к росту профессионализма. С другой стороны, такой руководитель при достаточном числе подчиненных оказывается погребенным под бременем текущей и рутинной работы, которая не позволяет ему уделять должное внимание вопросам стратегического характера, что рано или поздно негативно отразится на положении организации.

Противоположный, но не менее ущербный, — эпизодический контроль, проводимый только при каких-либо чрезвычайных обстоятельствах. Это лишь реакция на грубые ошибки, недопустимые (незаконные, неэтичные и т. д.) действия персонала. Последствия подобных действий часто неустранимы, и контроль не способен компенсировать понесенные моральные и материальные потери. Безусловно, контроль должен предупреждать явления такого рода, а не становиться их следствием.

При одностороннем контроле исполнитель остается в неведении относительно результатов этой деятельности. Не зная, как оценивается его работа, он теряет ориентиры, что неизбежно подрывает трудовую мотивацию. Такой контроль бесплоден, поскольку не дает возможность корректировать действия контролируемого. Чтобы контроль был результативным, его итоги должны быть полностью и своевременно доведены до исполнителя и при необходимости обсуждены с ним: это поможет ему сделать правильные выводы, а проверяющему получить необходимые уточнения и устранить возможные недоразумения.

Скрытый контроль практикуется в конфликтных ситуациях. В атмосфере противоборства и служебных интриг этот вид контроля используется для сбора негативной и порочащей соперника информации и последующего использования ее в качестве оружия против реального или мнимого противника. Важное значение при этом приобретают неформальные коммуникации («наушничество»), которые поощряются, набирают силу и нередко становятся средством манипулирования действиями руководителей, прибегающих к этим каналам информации. Такой вид контроля не имеет ничего общего с целями организации и в своих крайних формах разлагает трудовой коллектив. Как правило, использование скрытого контроля свидетельствует о моральном неблагополучии организации.

Формальный контроль означает, что проверке и анализу подвергаются не истинные результаты деятельности, а вторичные, не имеющие значения для существа дела показатели. К таким формальным показателям деятельности работника руководители, склонные к формализму, могут относить, в частности пребывание работника на рабочем месте, физический объем представленного отчета, число переговоров с потенциальными клиентами и т. д. Эта форма контроля может свидетельствовать о беспечном отношении руководителя к управленческой функции либо о его неспособности организовать надлежащую систему контроля.