Организация приема делегаций

Обычно делегации прибывают к месту проведения переговоров заблаговременно. Это необходимо, чтобы нанести визиты местным властям, встретиться и предварительно обсудить интересующие вопросы с главами других делегаций, изучить на месте обстановку, познакомиться с документами, уточнить повестку дня и провести с учетом перечисленных аспектов совещание делегации.

Делегации в аэропорту или на вокзале обычно встречают специальные представители руководства принимающей стороны или Комитета по подготовке переговоров. Как правило, это — лица, не имеющие отношения к переговорам, что снижает возможность случайной утечки информации. Если делегация достаточно большая, то все ее члены могут быть размещены в специальном комфортабельном автобусе. Это демократично и вполне отвечает духу времени. Если делегация небольшая или организаторы встречи желают придерживаться традиций, гостям предоставляются автомобили. Нужно помнить, что размещение людей в автомобилях традиционно подчиняется своим правилам.

В любом автомобиле наиболее почетным является место на заднем сиденье справа у двери (его занимает руководитель прибывшей делегации) и наименее почетным — рядом с водителем (на нем размещается встречающий). Место № 2 находится на заднем сиденье за водителем и место № 3 в центре. В семиместном автомобиле места № 4 и № 5 — откидные. Они предназначаются обычно для переводчиков или помощников руководителей.

Необходимо сделать еще несколько замечаний по данному вопросу. Обычно, если среди прибывших имеется женщина, независимо от ранга место № 1 уступают ей. Бывают ситуации, когда за рулем автомобиля находится не водитель, а встречающий. В этом случае принято, чтобы кто-то из прибывших (младший по рангу) сел с ним рядом на переднее сиденье. Однако это правило не действует, если другим членом делегации является женщина и ей придется в одиночку ехать сзади.

Прибывшую делегацию у входа в офис встречает личный представитель первого лица и проводит к нему в кабинет (тот встречает у двери кабинета). До начала переговоров руководители делегаций обмениваются документами, содержащими полномочия на их ведение и подписание соответствующих документов, а также решают вопросы о правилах и процедурах проведения переговоров (о числе полномочных лиц, имеющих право выступать от имени делегаций, о ведении протокола, правилах голосования, об официальном языке, составе рабочих групп, порядке выступлений, форме подачи предложений, подготовке итогового документа и т. п.), связи с прессой и распространении официальных сведений.

Очень важно правильно определить повестку дня переговоров. Здесь должны быть предельно четкие формулировки, так как они определяют дальнейшие действия. Поиск пунктов для обсуждения и их порядка — новая проба сил. При этом можно определить границы требований и отступления. Накануне переговоров проводится совещание участников делегации для анализа и переоценки ситуации, уточнения стратегии и тактики, договоренности об условных знаках, разрядки психологической напряженности. Перед каждым участником ставится конкретная задача, например оценка члена другой команды.