Деловое письмо в немецкоязычном обществе

Следующие рекомендации по оформлению деловой корреспонденции приняты только в Германии и представляют собой принятую в стране норму. Обычные граждане могут быть в этом вопросе более консервативны. Оформление делового письма в Австрии и Швейцарии может показаться с точки зрения Германии старомодным.

Адресат и адресант. Название фирмы опускается, если по адресу понятно, что речь идет не о человеке. Очередность написания имя/фирма означает: личное письмо, которое не вскрывается, если адресат находится в отпуске или уволился из фирмы. Очередность написания фирма/имя означает: письма могут быть открыты в почтовом отделении, секретарем или коллегами. Zur Hand («Лично в руки») практически не используется.

Имя адресата пишется, если оно известно. Обязательно пишутся все звания («профессор», «доктор», «дипломированный инженер»). Вследствие ограниченного места на квадратных конвертах с окошком (максимум шесть строк), почтовый индекс и город указываются через дополнительную пустую строку или половину строчки.

Типографическое оформление. Как правило, в письмах используют однострочный интервал, дополнительно полуторный межстрочный интервал и дополнительная пустая строка между двумя абзацами.

Если письмо небольшое, то можно увеличить шрифт и межстрочный интервал. Между темой и обращением оставляется пустая строка. Следует обращать внимание на точное размещение адреса на листе формата А4 (конверты с окошком!).

Важные числа и факты следует использовать в начале письма. Минимум через каждые пять строк необходимо начинать новый абзац.

Шаблоны. Слово «Тема» опускают в строке темы письма. В обращении академических званий, таких как «профессор», «доктор» (в экономике) в немецком секторе высшего образования, как правило, используют.

Стандартным приветствием является «Дорогой господин/госпожа + имя» или «Дамы и господа» (анонимный). Стандартная формула прощания звучит так: «С уважением / С наилучшими пожеланиями».

«Fraulein» больше не используют даже при обращении к очень молодым, незамужним женщинам, если только тот о ком идет речь сам не использует это слово или хочет чтобы его использовали.

Количество приложений указывают после подписи. После обращения ставят запятую, дальше пишут с маленькой буквы. Старомодным подходом и чертой бюрократизма считают восклицательные знаки в обращении, формулах приветствия (например, таких как «С глубоким уважением») и заключительных формулах прощания (например, таких как «В ожидании скорейшего ответа»).

Под собственноручной подписью обязательно указывают имя печатными буквами (это важно для того, чтобы знать, в ответном письме использовать обращение «Дорогая» или «Дорогой») и имена. Также следует указать должность и звание (особенно в международном общении!).

Содержательная тема может содержать название договора и его номер, дату предыдущего письма, ключевое слово.

В пункте «постскриптум» указывают важные и (или) щепетильные вопросы.

Языковое оформление и стиль. Следует использовать все знаки препинания, включая двоеточие и дефис. Наиболее желательны короткие предложения, в среднем, но 10—15 слов.

Лучше использовать форму обращения не Вы, а Мы. Вежливость должна быть без пустых фраз. Следует использовать безличные предложения / официальный стиль.

Необходимо избегать ненужных повторений фраз и растянутых формулировок.

Не следует часто использовать конъюнктив, придаточные предложения, пассивные формы и модальные глаголы.

Наиболее важная информация указывается в начале предложения.

Психология. Необходимо всегда обращаться по имени к адресату. Желательно придерживаться почтовых норм германского стандарта письма, но в личных письмах ими можно пренебречь.

Не следует использовать формальный стиль, если в предыдущих письмах его не было (например, обращение «Любимый (-ая)»). Письмо должно соответствовать виду контакта и его развитию. Рекомендуется делать письмо более личным (обращение, формула приветствия, содержание), если существует непосредственный контакт с конкретным человеком. В «ослаблении» письменного контакта можно спокойно делать первый шаг (инициатива принадлежит тому, кто отвечает).

Факс. Факс менее конфиденциален, чем письмо. В настоящее время не стоит забывать альтернативы факсу (e-mail, смс, телефон, письмо). Следует обратить внимание на особенности оформления факса (номер факса, количество страниц). Если факс имеет несколько страниц, необходимо оформить титульный лист факса. Также необходимо графическое оформление титульного листа факса.

Практический пример

Немецкие деловые письма

Вариант 1. Официальное деловое письмо.

Henneberg & Со

Schwarzwalder Holzwarenindustrie Nagold Herbert Henneberg & Co. Postfach 23.7270

Nagold

Spielwarenhandlung Karl Reinhardt Bremer Strasse 28 2000 Hamburg 12.

Angebot iiber Spielwaren Sehr geehrter Herr Reinhardt,.

wirfreuen uns, dass Sie lnteresse an unseren Holzspielwaren haben und senden Ihnen gem den gewunschten Katalog mit der neuesten Preisliste.

Beachten Sie bitte unsere giinstige Lieferund Zahlungsbedingungen am Ende des Katalogs.

Wir hojfen, dass unsere Holzspielwaren Ihren Verkaufsvorstellungen entsprechen und wir Sie bald beliefem konnen. Mit freundlichen Griissen Herbert Henneberg & Co.

Anette Prollius

Вариант 2. Деловое письмо на имя давнего (хорошо знакомого) делового партнера.

Fachbereich Bauingenieurwesen Department of Civil Engineering Vitaly Tur Dekan der Fakultat Bauwesen.

Schwerpunkt Verkehrswesen Staatliche Technische Universitdt Ulyanovsk Special Field Transportation Prof. Dr.-Ing. Klaus Habermehl 05 Januar 2015.

Lieber Vitaly, vielen Dank fiir die guten WUnsche zu Weihnachten und Neujahr! Alle guten WUnsche auch fiir euch, wir haben hier ini Femsehen auch Bilder von Weihnacht in Russland gesehen. Alexander Orlow hat mireinen ersten Uberblick iiber seine Informationen aus Ulyanovsk gegeben. Ich glaube, sie sind fiir das geplante Projekt sehr ntitzlich! Jetzt ist Alexander Orlow mit der Zusammenstellung des Berichts beschdftigt, das soil bis Ende Januar fertigsein. Sehr gut war deine Unterstiitzung bei den Kontakten in Ulyanovsk, da fur besten Dank! Alexander hat dich auch nach Informationen zur Firma Lider gefragt, die wollen wir verwenden, um den Partnem flier einen Uberblick iiber die Partner in Russland zu geben. Wegen dervon dir geplanten Videokonferenz bin ich noch in der Vorbereitung. Welche Zeit ware denn giinstig (Tag, Uhrzeit)? Ich schlage einen ersten Versuch mit Studenten vor, damit wir nicht wieder eine Panne wie beim letzten Versuch erfahren. AIs Thema schlage ich das Projekt «WM2018 in der Oblast Ulyanovsk» vor. Zu den Beitrdgen fUrden Sammelbandbin ich noch bei Besprechungen mit den Kollegen hier in Darmstadt. Da wir erst morgen nach zwei Wochen wieder mit der Arbeit an der Hochschule beginnen, kann ich noch keine genauen Aussagen machen. Das wird aber in den nachsten Tagen moglich sein. Wir halten uns an die Vorgabe «Englisch, 6 Seiten, davon '/ Seite Abstract in Russisch». Fur das Sommersemester 2015 sind hier drei Bewerbungen eingegangen. Zur Zeit pruft wiser International Office, ob alle drei Studenten finanziert werden kbnnen. Unser Sprachenzenzrum mochte alle bis zum 31. Juli einladen (wegen der Abschlusspriijungen), also ouch Rinat Azizov. 1st das moglich? Das Eintreffen in Darmstadt sollte von 1 —3. Marz sein. Soweit vorerst von hier. Jetzt wiinsche ich eich einen guten Start in die Arbet und fixr unsere Kooperation in 2015/ Viele Griifie aus Darmstadt an dich, deine Familie some alle Freunde in Ulyanovsk! Klaus Habermehl