Подготовка документов для сдачи в архив

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. В нее включаются все документы организации, распределенные в дела.

В номенклатуру дел организации включаются также ЭД и БД.

Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами ДОУ организаций, имеющих подведомственную сеть учреждений. Они являются методическими пособиями и используются организациями для составления конкретных номенклатур дел.

В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносят заголовки дел, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений.

Индивидуальная номенклатура дел составляется сотрудниками службы ДОУ организации с привлечением руководства структурных подразделений. Руководители знают о перспективах развития организации, что позволяет предусмотреть состав документов, которые могут появиться в будущем.

При составлении номенклатуры дел руководствуются учредительными документами организации (уставом или положением об организации), штатным расписанием, положениями о структурных подразделениях, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми или примерными номенклатурами дел (при их наличии), номенклатурами дел за предыдущие годы.

Сводная номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации, визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, согласовывается с ЭК организации, подписывается руководителем службы ДОУ, в необходимых случаях согласовывается с экспертнопроверочной комиссией соответствующего архивного учреждения и утверждается руководителем организации.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В случае коренного изменения функций и структуры организации составляется новая номенклатура дел.

Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров.

Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел службы ДОУ.

Второй — используется в службе ДОУ в качестве рабочего.

Третий — применяется в архиве организации.

Четвертый — в соответствующем архивном учреждении, в случае, если номенклатура дел проходила согласование с этим учреждением.

Пятый — в виде выписок соответствующих разделов тиражируется для структурных подразделений.

Номенклатура дел организации может быть как в традиционном виде, так и в электронной форме.

В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой (штатным расписанием) организации. Названиями разделов (подразделов) номенклатуры дел организации являются названия ее подразделений (например: канцелярия, отдел кадров, бухгалтерия и т. п.).

В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации. В номенклатуру дел организации включаются также дела временно действующих органов.

Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела. Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01−05, где 01 — обозначение структурного подразделения, 05 — порядковый номер дела, но номенклатуре.

Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела, не допускается употребление в заголовке дела некоторых формулировок («Разные материалы», «Общая переписка» и т. д.).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности и документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка и скобках указываются основные названия документов, которые должны быть в деле (программы, списки, доклады и г. д.).

Пример: «Документы о проведении совещаний и семинаров (программы, списки, доклады)».

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы — приложения к какому-либо документу.

Пример: «Документы к протоколам заседания совета директоров компании».

В заголовках дел, предназначенных для группировки однотипных документов, эта группа документов указывается во множественном числе.

Пример: «Протоколы заседания конкурсной комиссии по замещению вакантных должностей».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Пример: «Отчеты комиссии по занятости за 2013 г.».

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формировании и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок гранения дела, номера статей, но перечню (типовому, ведомственному).

Отметка «ЭПК» в отдельных статьях перечней документов со сроками храпения означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение.

Сроки хранения электронных документов и баз данных соответствуют сроку хранения аналогичных видов документов па традиционных носителях и определяются, но типовому перечню В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. В этой же графе на дела, состоящие из электронных документов и баз данных, проставляется соответствующая отметка «и электронном виде».

Если в течение года в организации возникают новые документированные участки работы, то на них заводятся новые дела, которые дополнительно включаются в номенклатуру дел.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения.