Координация деятельности организации и построение системы коммуникаций

Общепринято понятие менеджмента предполагает, что он представляет собой процессы по планированию и принятию различных исполнительских решений, и контроля за их выполнением. Однако существует еще одна сторона менеджмента, он не редко выступает, как координатор с целью обеспечить такое утверждение — координация как функция управления.

Для выполнения таких задач на предприятии создается либо отдельное подразделение, либо центр, хотя зачастую такие центры координации интегрируются непосредственно в производственные структуры.

Координация как функция управления обозначает упорядоченное создание иерархической структуры, которая призвана обеспечить распределение задач, урегулирование полномочий руководства и ответственности в различных процессах деятельности, и четкого структурирования всех процессов производства. Такие процессы направлены в первую очередь на создание и интеграцию эффективной системы выполнения задач стоящих перед предприятием.

Управленческая деятельность представляет собой в широком смысле слова обмен информацией, который является сложнейшей проблемой в любой организации.

Коммуникации — это устойчивая связь между участниками управленческого процесса, представляющая собой взаимозависимость этапов работы с информацией.

Цели коммуникации:

• · Организовывать информационный обмен между субъектом и объектом управления.
• · Наладить процесс эмоционального и интеллектуального обмена управленческой информацией.
• · Установить взаимосвязь между людьми в организации.
• · Сформулировать общие взгляды на внутреннюю среду организации.
• · Организовать совместную работу коллективов с целью выполнения задач организации.

Внешние информационные системы — это обмен информацией между организацией и ее внешней средой. Они включают в себя:

• · Системы информационной связи с общественностью.
• · Системы информационной связи с потребителями.
• · Системы информационной связи с региональными структурами.
• · Системы информационной связи с федеральными структурами.
• · Системы информационной связи с международными структурами.

Внутренние потоки коммуникационных связей протекают по двум направлениям — горизонтальному и вертикальному.

Вертикальная — это обмен информацией между руководителем и подчиненными. При этом взаимодействие происходит по восходящим и нисходящим направлениям.

Нисходящий коммуникационный поток используется руководителями для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, требующие внимания, предложить варианты обратной связи по результатам работы.

Восходящий коммуникационный поток предполагает перемещение информации в организации от более низкого к более высокому уровню. Она используется для обратной связи подчиненных с руководством с целью информирования о результатах работы и текущих проблемах и служит средством доведения до сведения руководителей мнения работников. Руководители полагаются на данную информацию про анализе того, как улучшить положение дел в организации.

Горизонтальная — представляет собой процесс передачи информации между сотрудниками одного уровня. В ООО «Ваш Стиль» для обеспечения эффективного обмена информацией используются информационные технологии; устные средства (персональные беседы, групповые беседы, собрания отдельных подразделений); письменные средства (доска объявлений, брошюры для сотрудников); социальные средства (подарки к персональным событиям, социальная помощь отдельным сотрудникам, скидки при пользовании услугами организации).

В ООО «Ваш Стиль» общение среди сотрудников ограниченно несколькими каналами и основной поток информации идет через ключевую позицию в сети, то есть начальников структурных подразделений и начальников отделов. Они контролируют распределение информации и имеют преимущественный доступ к ней. Децентрализованная сеть используется в неформальных коммуникациях и выражается в социальных взаимодействиях между людьми, отражающие потребности в общении.

В ООО «Ваш Стиль» проводятся различного рода совещания, такие как: ежедневные — директор собирает заместителей, начальников структурных подразделений на совещание для решения текущих вопросов. Затем начальники структурных подразделений проводят планерки с руководителями отделов.

Как правило, обратная связь в процессе коммуникации осуществляется чаще всего между субъектами, что способствует значительному повышению эффективности обмена информацией.

По каналам общения, наряду с формальными коммуникациями присутствуют и неформальные. Такие коммуникации распространены на празднованиях дней рождений и различного рода праздников. Ежегодно в организации отмечается «день рождения предприятия». На данное мероприятие собирается весь коллектив завода. Подчиненные с помощью такой организации коммуникаций могут видеть в своих начальниках не только приказывающих руководителей, но и просто людей — это заслуживает положительной оценки.

Информация выступает одним из важнейших инструментов управления. Анализируя и передавая информацию, получая затем обратные сигналы, руководители планируют, организуют, координируют, мотивируют и контролируют подчиненных. Коммуникации позволяют людям совместно трудиться, накапливать и передавать огромный запас знаний. Все коммуникативные процессы необходимы для эффективной организации работ на предприятии.

В практической деятельности руководитель организации применяет, как правило, не один, а два или несколько каналов передачи информации для подчиненных (официальное сообщение и сообщение с помощью слухов), что в отдельных случаях позволяет повысить эффективность процесса коммуникации. Однако при этом также могут появиться проблемы. Например, процесс передачи информации нередко осложняется, возникает двойное толкование одного сообщения, а при сочетании речевых указаний с письменными уведомлениями поток информации может стать просто неуправляемым.

Учитывая негативную роль слухов в организации, можно определить принципы профилактики. Они подразумевают прогнозирование социальных последствий, провоцируемых теми или иными организационными изменениями, и противостояние чувствам тревоги и неопределенности. Главная цель мероприятий по профилактике слухов — своевременное и исчерпывающее информирование сотрудников обо всех аспектах жизнедеятельности организации.

Основная проблема коммуникаций между элементами организационной структуры обусловлена неопределенностью во взаимоотношениях между отдельными структурными единицами организации.

В современных условиях никто не в состоянии единолично руководить организацией и решать все возникающие проблемы, даже те, которые непосредственно входят в круг служебных обязанностей. Во-первых, есть физиологические ограничения отдельного человека, во-вторых, отдельные функции и проблемы настолько специфичны, что требуют использования знаний и опыта многих людей. Поэтому, сохраняя за собой выработку стратегии, контроль и общее управление, руководитель делегирует решение других проблем, а также необходимые для этого права и ответственность подчиненным, обладающим знаниями, опытом, заинтересованностью в управлении. Таким образом, происходит расщепление и рациональное перераспределение прав, обязанностей и ответственности между субъектами управления и наделения их соответствующими полномочиями.

Полномочия — это совокупность официально представленных прав и обязанностей самостоятельно принимать решения и отдавать распоряжения в интересах предприятия.

По сути, полномочия являются ограниченным правом должностного лица на использование ресурсов и командование людьми. Средством, при помощи которого руководство устанавливает отношения между уровнями полномочий, является делегирование.

Каждый элемент управленческой структуры является носителем управленческих полномочий, которые бывают следующих видов: распорядительные, рекомендательные, координационные, согласительные, контрольно-отчетные.

Распорядительные полномочия дают его обладателям право принимать решения, обязательные для исполнения теми, кого они касаются. Они бывают линейные, предписывающие распоряжение по иерархической цепочке управленческой структуры, и функциональные, осуществляемые в условиях косвенных связей и предписывающие, как действовать, чтобы достичь цели.

Рекомендательные полномочия носят характер предложений, советов, рекомендаций. Эти полномочия могут быть предписаны референтам, консультантам и другим субъектам организационной структуры управления.

Координационные полномочия. Организационная структура базируется на разделении работы по отдельным функциям и частям. Соответствующие подразделения и отделы тем или иным образом связаны между собой для решения общих целей. Процесс такого взаимодействия называют координацией, которая в значительной степени позволяет путем согласованных действий обеспечить достижение поставленных целей. Следовательно, координация — это один из элементов реализации управленческих полномочий через процесс принятия решений.

Согласительные полномочия состоят в том, что его обладатель в обязательном порядке высказывает свое мнение (в пределах полномочий) о принимаемом решении. Эти полномочия могут нести предостерегающий или блокирующий характер. Первым располагает тот, кто проверяет решение на соответствие с известными нормами (например, юрист). Вторым — тот, без согласия которого не может быть принято решение (например, главный бухгалтер).

Контрольно-отчетные полномочия предоставляют возможность их носителям осуществлять в официально установленных рамках проверку деятельности руководителей и исполнителей и направлять полученные результаты в вышестоящие инстанции.

В ООО «Ваш Стиль» имеют место определенные виды полномочий, представленные в таблице 8.

Таблица 8 — Виды должностей и полномочий сотрудников организации.