Письменные деловые коммуникации

В результате освоения главы 8 студент должен: знать

• • основные требования международного и государственного стандартов письменной деловой коммуникации;
• • особенности письменных деловых коммуникаций;
• • особенности современных коммуникационных систем и документоведения;

уметь

• • работать с управленческими документами;
• • работать с внутриведомственной документацией;
• • работать с деловой корреспонденцией; владеть навыками
• • оформления простых деловых писем;
• • оформления коммерческой корреспонденции;
• • ведения претензионной переписки.

Требования международного и государственного стандартов письменной деловой коммуникации

Письменные коммуникации н XXJ в. претерпели ряд изменений, вызванных распространением новых каналов информации. Между тем новые технические форматы не привели к появлению принципиально новых стандартов делопроизводства.

Еще в 60-е гг. XX в. появились государственные стандарты и методические рекомендации, но унификации текстов служебных документов, которые продолжают развиваться и совершенствоваться до сегодняшнего дня. Руководство и контроль за организацией документоведения осуществляется Федеральной архивной службой России. Разработкой методической базы занимается Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). В организациях документоведение находится в ведении службы Документационного обеспечения управления (ДОУ).

Законодательную и нормативно-методическую базу письменной деловой коммуникации составляют федеральные законы, нормативные правовые акты федеральных органов власти РФ, нормативные правовые акты субъектов РФ, государственные стандарты, межотраслевые нормативно-методические документы, регламентирующие работу с документами.

Так, оформление документов, пересылаемых с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), регламентируется соответствующими законодательными актами: в ст. 4 Федерального закона «О почтовой связи». Правительство РФ своим постановлением от 15.04.2005 № 221 утвердило Правила оказания услуг почтовой связи. Эти правила определяют комплекс требований к упаковке, адресованию, пересылке писем, почтовых карточек. Постановлением Правительства РФ от 28.08.1997 № 1108 утверждены Правила предоставления услуг телеграфной связи.

В 1995 г. Государственная Дума РФ приняла закон «Об информации, информатизации и защите информации». Сейчас регулирует отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изм. и доп.)^[1].

Международные деловые письменные коммуникации с 2006 г. регулируются данным законом, а ранее Федеральным законом «Об участии в международном информационном обмене», принятым в 1996 г. Законом также установлены ограничения на вывоз за пределы Российской Федерации документированной и нформаци и.

Следует учесть, что при подготовке международных служебных писем необходимо придерживаться единых правил оформления и обработки деловой документации. Эти правила выработаны национальными службами стандартизации в рамках Международной организации по стандартизации — ИСО (International Organization for Standardization, ISO). В настоящее время в этой организации представлены национальные органы 130 государств. Кроме того, в работе по унификации документов, в частности внешнеторговых, принимают участие более десяти международных организаций, в том числе Комитет по развитию внешней торговли Европейской экономической комиссии (ЕЭК).

Терминологию в области документации на международном уровне регламентируют стандарты ИСО серии «Документация и информация» (ИСО 5127−1: 1983, ИСО 5127- 2: 1983, ИСО 5127−3: 1988 и др.). Нужно помнить, что оформление писем, посылаемых внутри России, отличается от оформления писем международных.

Увеличение доли электронных коммуникаций привело к необходимости регламентации виртуального пространства в сфере деловой коммуникации. С целью обеспечения правовых условий использования электронной подписи в электронных документах 6 апреля 2011 г. был принят Федеральный закон «Об электронной подписи»^[2] (ранее действовал Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 2002 г.), который распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок, и устанавливает (при соблюдении определенных условий) одинаковую силу бумажного и электронного документов.

Основные правила оформления документов, требования к содержанию информации бланка, порядок адресования, согласования, подписания, утверждения документов содержит Государственный стандарт на организационно-распорядительную документацию — ГОСТ Р.6.30—2003. Следует особо отметить, что впервые стандарт носит рекомендательный характер, что обусловлено современным законодательством.

Помимо унифицированных форм и унифицированных систем документации существует ряд государственных стандартов, обязательных к применению в работе с документами, в разные периоды утвержденных Госстандартом России.

Термины, используемые в делопроизводстве и архивном деле, и их определения представлены в ГОСТ Р 51 141—98.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Росархива от 27 ноября 2000 г. № 68, закрепила изменения, произошедшие в 1990;е гг. в законодательной базе, техническом переоснащении организаций, связанные с внедрением новых информационных технологий обработки документов.

Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденное Постановлением ГКНТ СССР, Госстандарта СССР, Главархива СССР от 30 ноября 1981 г. № 463/162/298, регламентирует порядок работы с перепиской, составляющей обращения граждан.

В современном мире без знания основ документационного обеспечения управления невозможно успешно решать организационные и производственные проблемы. Успешный деловой человек должен иметь основные знания в области существующих в настоящее время в российской и мировой практике форм и методов ведения управленческой документации, владеть необходимыми навыками составления основных служебных документов, используемых юридическими и физическими лицами, иметь опыт в организации делопроизводства на предприятиях и написании деловых писем.

• [1] URL: base.garant.ru/12 148 555/ (дата обращения: 17.07.2013).
• [2] Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электроннойподписи». URL: vvww.rg.ru/2011/04/08/podpis-dok.html (дата обращения:17.07.2013).