До начала исследования: общие рекомендации

Узнайте сроки выполнения задания

Приступая к исследованию вопроса, необходимо знать, сколько времени имеется в вашем распоряжении. Четкое понимание того, что именно представляют собой эти сроки, поможет вам правильно спланировать работу. Является ли указанный срок датой, до которой нужно отправить письменное заключение клиенту? Или это дата, к которой вы должны представить результаты своих поисков старшему коллеге? Установлен ли какой-то промежуточный срок для предварительного обсуждения с коллегами или клиентом?

Как правило, на практике документы, подготовленные младшим юристом, проверяются старшим коллегой прежде, чем они будут отправлены клиенту. Помните о том, что и вашему коллеге понадобится какое-то время на просмотр (одобрение) документа, а также что вам, возможно, придется вносить в документ правки по итогам такого просмотра. Поэтому, оценивая сроки подготовки документа, всегда учитывайте то время, которое может потребоваться для его доработки.

В условиях высокой конкуренции на рынке юридических услуг клиенты, как правило, требуют выполнения задания в предельно сжатые сроки. Если установленный срок, по вашему мнению, очевидно недостаточен для всестороннего исследования и продлить его не представляется возможным, стоит задуматься над тем, какие аспекты проблемы необходимо рассмотреть в первоочередном порядке, а какие — «оставить на потом» или вообще исключить из исследования. Об этом следует незамедлительно сообщить старшему коллеге или клиенту; это именно тот вопрос, который подлежит обсуждению и согласованию в самом начале работы.

Если над выполнением задания вы работаете вместе с коллегой-юристом или же вам помогает ассистент или секретарь, необходимо, чтобы и они были ознакомлены со сроками выполнения соответствующего задания. Если старшие коллеги или клиенты в корреспонденции ставят отметки «срочности» или используют термины «СРОЧНО» или «ASAP», не стоит воспринимать их «на свое усмотрение». Обязательно следует уточнить, какие именно сроки имеются в виду.

Кроме того, для подготовки документа часто бывает нужно получить определенную информацию или документы из внешних источников, таких, например, как реестры и кадастры. Нужно учитывать, что получение выписок, ответов и различных документов «за печатью» занимает от двух — трех дней до месяца. Помните о том, что если при подаче и (или) при получении документов вы воспользуетесь курьерской доставкой (вместо почтового отправления), с ее помощью вы можете сэкономить время.

Например, компания принимает на работу генерального директора. Перед заключением трудового договора уполномоченный сотрудник компании обязан удостовериться, что претендент на должность не лишен права занимать должности в исполнительном органе, входить в совет директоров (наблюдательный совет) или управлять юридическим лицом. Лишение такого права — дисквалификация — является видом административной ответственности и налагается судом (абз. 2 ч. 2 ст. 32.11 КоАП РФ). Информация о дисквалифицированных лицах содержится на сайте Единого федерального реестра сведений о банкротстве (fedresurs.ru). Она также предоставляется в виде документа за печатью при обращении в Федеральную налоговую службу (ФНС России).

Если вы работаете с иностранными клиентами, вероятнее всего, ваш ответ (заключение, проект договора) придется переводить на иностранный язык. Поэтому имейте в виду, что перевод документов, а также их «вычитка», тоже потребуют определенного времени. В случае если вы знаете, к какому времени завершите работу над документом, который потребует перевода, вычитки или сложного форматирования, рекомендуем заранее предупредить переводчика и коллегу, который помогает вам вычитывать или форматировать документ, с тем, чтобы они «зарезервировали» свое время к определенной дате (или часу) для работы с документом.

Узнайте форму ответа

Прежде чем приступать к исследованию, следует узнать, в какой форме необходимо предоставить ответ — письменной или устной. Если требуется письменная форма, документ какого объема ожидает получить клиент? Имеются ли требования к его оформлению? Ваш ответ может быть передан простым сообщением по электронной почте, а может быть оформлен как документ определенного вида (меморандум, заключение или иной «формализованный» документ, принятый в вашей организации). Иногда результаты исследования требуется предоставить в виде сравнительной таблицы, конспекта, плана, проекта документа (договора, письма и т. д.). Обо всем об этом вам необходимо узнать заранее. В таких случаях оформление документа, скорее всего, займет больше времени и это надо учитывать.

Даже если согласованная форма вашего ответа является устной, советуем иметь под рукой краткий набросок вопросов и ответов в том порядке, в котором вы планируете их обсудить или представить. Отметьте (запишите) также и те вопросы, которые по разным причинам остались за рамками вашего исследования или обсуждения. Такие записи могут вам пригодиться в дальнейшем. Как правило, на наличие неисследованных — исключенных — вопросов (например, по причине сжатых сроков) делается ссылка в письменном ответе клиенту либо в меморандуме по проекту, составляемому для внутренних целей.

Знайте своего клиента!

Во всех случаях, приступая к работе, желательно как можно больше знать о своем клиенте. Например, известно ли вам, в чем заключается деятельность (бизнес) клиента? Понимаете ли вы, в контексте какой сделки возник вопрос? Какие цели преследует клиент в данной сделке? Кто является конкурентом клиента? Какие проблемы «на рынке» в наибольшей мере затрагивают деятельность клиента? Это лишь некоторые вопросы, которые помогут вам понять «общую картину» происходящего, цели клиента и оценить реальные сроки выполнения задания. Чем больше юрист знает о своем клиенте, тем больше вероятность того, что он сможет максимально полно обеспечить соблюдение его интересов и достижение поставленных целей.

Во всех случаях юристу рекомендовано изучить документы, определяющие правовой статус клиента, полномочия лиц, ведущих переговоры и заключающих договоры, а при необходимости и статус контрагента и его полномочных лиц. Все это к тому же имеет непосредственное значение для обязанности юриста «знать своего клиента» .

" АФК «Система» призвала инвесторов и партнеров быть бдительными. Ей стало известно, что от лица АФК выступает человек, не имеющий на это никаких оснований. Некто «Джордж Ричмонд, также известный как Георгий Мгалоблишвили» может выдавать себя за уполномоченного представителя АФК — предупреждение такого содержания уже несколько дней размещено на главной странице раздела «для инвесторов» официального сайта АФК «Система». Ричмонд не является ни сотрудником, ни представителем «Системы» или каких-либо ее компаний и не получал от руководства АФК никаких указаний по ведению переговоров или переписки с кем бы то ни было, говорится в сообщении. Сейчас «Система» принимает «ряд мер», чтобы этот человек перестал выдавать себя за ее представителя" .

Требование «знай своего клиента» (Know Your Client — KYC) в первую очередь закрепилось в сфере деятельности банковских и финансовых организаций. Действующее международное и внутреннее законодательство обязывает эти организации убедиться в хорошей деловой репутации своих клиентов и исключить любые подозрения в том, что операции проводятся с целью «отмывания» денежных средств, полученных преступным путем, и финансирования терроризма. Для этого организации, осуществляющие операции с денежными средствами и иным имуществом своих клиентов, обязаны идентифицировать каждого клиента и организовать внутренний контроль предписанным законодателем способом. В настоящее время определенные требования в отношении идентификации клиентов распространяются также на юристов, адвокатов, нотариусов и других профессиональных консультантов. При наличии у них любых оснований полагать, что сделки или операции с имуществом (денежными средствами) клиентов осуществляются в целях легализации доходов, полученных преступным путем, или финансирования терроризма, они обязаны уведомить об этом Федеральную службу по финансовому мониторингу РФ.

Узнайте «номер проекта»

В юридических фирмах каждому клиенту и соответствующему «проекту» или вопросу, с которым клиент обратился за консультацией, присваиваются номера (по принятой в данной организации системе). Обязательно узнайте соответствующий номер клиента или проекта, прежде чем приступить к выполнению задания. Этот номер понадобится вам с самого начала вашей работы для того, чтобы создавать документы во внутрифирменной «системе управления документами» (каждому созданному документу система «присваивает» номер клиента и проекта). Вам также необходимо будет учитывать в соответствующей внутрифирменной системе время, затрачиваемое на исследование, иметь данный номер «под рукой» для поиска информации в платных ресурсах и базах, относить расходы на междугородние телефонные переговоры, почтовые расходы, нотариальное удостоверение документов, использование курьерской службы и т. д.

Организуйте документы правильно

Оперативность работы во многом зависит от того, как юрист организует работу с документами. На начальном этапе определитесь с тем, как вы будете собирать и хранить найденные материалы. Будете ли вы собирать полные тексты законов, судебных решений и статей или только фрагменты, имеющие отношение к вопросу? Будете ли распечатывать и подшивать тексты или предпочитаете сохранять электронные копии в единый документ в вашем компьютере? Определитесь с ключевыми словами или темами для организации и хранения найденного материала. Подумайте, могут ли найденные материалы понадобиться вам в дальнейшем, и как долго вы предполагаете их хранить? В СПС имеются функции «закладок» или «избранного»; они предоставляют возможность сохранять результаты тематических подборок и при необходимости делиться ими с коллегами. Рекомендуем их освоить.

Приготовьте папку-скоросшиватель и несколько разделителей. Распечатанные или скопированные материалы подшивайте под соответствующий разделитель, носящий название определенной темы. В начале папки поместите ее содержание с указанием названия темы и номера соответствующего ей разделителя. Если по какой-то проблеме вы предполагаете найти много документов разного вида (статьи, судебную практику, юридические заключения и т. д.), возьмите разделители с буквами для тем вашего задания и разделители с цифрами — для документов внутри каждой темы. Если вы проводите узкое исследование по одной теме, подшивайте документы по видам: статьи, судебная практика, материалы дела и т. д. Для проекта, включающего судебное или третейское разбирательство, важно организовывать документы в соответствии с датами подачи или получения документа из суда.

Папку по проекту необходимо подписать: тема, период исследования. В некоторых фирмах существуют свои стандарты по оформлению ярлыков для папок; как правило, всегда должны быть указаны: имя юриста, название и номер проекта.

Сохранять результаты своих исследований очень полезно! Проработав четыре месяца, я поняла, что так или иначе в большинстве своем перед клиентами возникают одни и те же проблемы, одни и те же вопросы. Теперь я сохраняю результаты своих поисков в распечатанном виде либо в «папках» на компьютере, активно использую «папки» и «закладки» в СПС.

Из беседы с юристом.

" Не изобретайте велосипед", спросите или позвоните!

Старая поговорка гласит: «время — деньги». Это особенно верно в профессии юриста. Сделайте все от вас зависящее, чтобы самостоятельно найти ответ на вопрос. Однако если вы все же испытываете затруднение в поиске необходимой информации, не стесняйтесь обратиться за помощью. Не пренебрегайте возможностью посоветоваться с коллегами. Не изобретайте велосипед! Советы «бывалых» с самого начала экономят и ваше время, и деньги клиентов.

Если вопрос совсем вам не знаком, а времени на исследование мало, перед началом работы рекомендуем обратиться к библиотекарю, юристу профессиональной поддержки или аналогичному сотруднику отдела «по управлению знаниями». Вам подскажут, где лучше искать нужную вам информацию или помогут — хотя бы частично — ее найти. Во многих юридических фирмах существуют «базы знаний» — внутренние информационные ресурсы стандартных форм, примеров документов по различным сделкам и описание опыта работы по проектам. В них можно осуществить поиск по ключевым словам или похожим сделкам и найти примеры по интересующему вопросу.