Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, дата документа, отметка о поступлении документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, гриф ограничения доступа к документу, адресат, гриф утверждения документа, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст документа, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования документа, визы согласования документа, печать, отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

В процессе подготовки документов необходимо соблюдать следующие правила оформления реквизитов.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации.

При оформлении реквизита «Справочные данные об организации» указывается почтовый адрес, номера телефонов (справочная служба), факсов, адрес электронной почты и др.

Используются следующие наименования основных видов документов: постановление, распоряжение, приказ, протокол, акт, справка, служебная записка, план, отчет.

Датой документа является дата его подписания или утверждения. Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения, а не подписания.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются словесно-цифровым (12 марта 2015 г.) или цифровым (двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами; например: 12.03.2015. При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом: письмо … от 12.03.2015 №_).

Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ним проставляется ноль; например: 08.02.2015.

При обозначении в документах временного периода (план 2010— 2015 гг.) второй год следует указывать полностью, а не двумя последними цифрами.

Временной период может быть выражен с помощью предлогов с, до, но (без слова «включительно») или слов «но состоянию на…», например: «с 2010 но 2015 г.», «за период с 15.12.2015 по 31.12.2015», «по состоянию на 15.12.2014». Слово «год» сокращается только в сочетании с цифрами, нс допускаются сокращения «с.г.» и «т.г.». При включении в дату конкретного месяца слово «месяц» не указывается: «в марте 2015 года», а не «в марте месяце 2015 года». Слово «квартал» в дате не сокращается, номер квартала обозначается римской цифрой («в I квартале 2015 года»). Номер полугодия пишется словами «в первом полугодии 2015 года».

Реквизит «Регистрационный номер документа» — цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т. д.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.

Гриф «Для служебного пользования» с указанием номера экземпляра проставляется в верхнем правом углу первой страницы документа.

Гриф согласования документа состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования (проставляются в левом верхнем углу листа).

Визы согласования документа. Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Адресование документа. Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным или физическим лицам.

Наименования организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:

Министерство юстиции Российской Федерации.

Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже; инициалы указываются перед фамилией, например:

Управление Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан Заместителю начальника Управления В. Д. Матвееву.

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования или должности адресата.

Если документ отправляется в несколько однородных организаций, их наименования указываются обобщенно, например: руководителям учреждений социальной защиты населения города Москвы.

В составе реквизита «Адресат» элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес: улица, номер дома, квартиры, название населенного пункта, индекс.

Реквизит не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. При большем количестве адресатов составляется список рассылки.

Утверждение документа. Гриф утверждения документа располагается в верхнем правом углу документа и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Резолюция — реквизит, который оформляется соответствующим должностным лицом и содержит поручение по данному документу.

Резолюции, как правило, оформляются на специальных бланках формата А6, на нижнем поле которых указываются номер и дата документа, к которому относится резолюция.

В резолюции определяются подразделения или должностные лица Департамента, которым поручено выполнение задания, анализа, выработки предложений и др.

Резолюция включает фамилии исполнителей (наименование подразделений), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

Заголовок к тексту — реквизит документа, выражающий краткое содержание текста. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении.

Заголовок согласуется с наименованием вида документа, например: приказ (о чем) о создании аттестационной комиссии, карточка (чего) учета движения основных средств. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, письмам объемом менее двух страниц и ответам на обращения граждан заголовок, как правило, не составляется.

Отметка о контроле проставляется на документах, подлежащих контролю, в виде буквы «К» или штампа «КОНТРОЛЬ. СРОК_».

Текст документа. Оформление приложений к документу. Приложения к документу могут быть трех видов:

• 1) приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими нормативными правовыми и распорядительными документами (постановлениями, распоряжениями, приказами);
• 2) приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;
• 3) приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые с сопроводительным письмом.

Отметка о наличии приложения оформляется двумя способами.

Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии оформляется следующим образом: приложение — на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, указываются его наименование, количество листов и экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение:

• 1. Штатное расписание… на 4 л. в 3 экз.
• 2. Смета расходов… на 3 л. в 3 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Минюста России от 17.02.2010 № 01−4/172 и приложение к нему, всего на 7 л.

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:

Приложение: согласно описи на … л.

Подпись документа.

В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).

При подписании документов на бланке должностного лица, должность подписавшего нс указывается.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не разрешается ставить надпись от руки «зам» или косую черту перед наименованием должности.

Документы коллегиальных органов (коллегии, совета и др.) подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии (подпись) Н. В. Куликов Члены комиссии (подпись) К. М. Артемьева.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте без захвата наименования должности и подписи.

Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве в государственных органах с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Названиями разделов номенклатуры дел государственных органов являются названия структурных подразделений, которые располагаются в сводной номенклатуре дел в соответствии с утвержденной структурой.

В государственных органах номенклатуру дел составляют службы делопроизводства при взаимодействии с соответствующими структурными подразделениями и архивами государственных органов.