Оформление кадровых документов при приеме на работу

Заявление о приеме на работу, назначении (переводе) на должность, личный листок по учету кадров, автобиография пишутся или заполняются гражданином собственноручно, без использования пишущей машины или принтера.

Все записи, сделанные в личной карточке по учету кадров, и текст автобиографии сравниваются сотрудником отдела кадров с персональными документами. Неподтвержденные записи, на которых настаивает гражданин, дополняются записью сотрудника отдела кадров " со слов" гражданина. Исправления в указанных документах не допускаются.

Копии с аттестатов, дипломов, свидетельств, грамот и т. п., которые приобщаются к документам для решения вопроса о приеме на работу, снимаются с помощью копировальной техники в отделе кадров и заверяются сотрудником отдела. Копии, принесенные гражданином, внимательно сличаются с подлинником и также заверяются этим сотрудником. Нотариальное заверение копий нс требуется. Запрещается заверение копий с копии.

Паспорт, военный билет, дипломы, аттестаты и другие подобные персональные документы после работы с ними сотрудника отдела кадров немедленно возвращаются гражданину (кроме трудовой книжки). Работать с указанными документами в отсутствии их владельца запрещается.

Дополнительные документы, сопровождающие процесс приема на работу руководителей, специалистов, научных и других подобных работников.

Резюме является предельно краткой и вместе с тем достаточно полной справкой о том, что представляет собой кандидат на должность в профессиональном отношении и социальном аспекте. Изучение резюме (в зарубежной практике — и медицинской справки) является обязательной процедурой при подборе персонала на любую должность.

В России резюме обычно не пересылается нанимателю с прежнего места работы гражданина, а заполняется лично кандидатом на должность. В российской практике составляется обычно основной (базовый) тип резюме, который содержит следующие данные:

• — Ф. И. О.;
• — домашний адрес и телефон;
• — должность, на которую претендует кандидат;
• — образование (указывается наименование всех учебных заведений, даты поступления и окончания);
• — список предыдущих мест работы, включая работы временного характера;
• — список публикаций (если есть);
• — патенты (если есть);
• — квалификация по должности, на которую претендует;
• — военная служба;
• — общественная деятельность;
• — личные данные (дата рождения, семейное положение, число детей, состояние здоровья, гражданство, возможность или желание совершать поездки в рамках служебных обязанностей).

В состав данных обязательно включается информация, которая может повлиять на решение о приеме на данную должность. Пункты должны формулироваться в нейтральном стиле. Можно затрагивать данные о складе ума, о ситуациях, с которыми приходилось сталкиваться и т. п. Список рабочих мест и должностей в одной организации приводится в обратном хронологическом порядке, начиная с последнего места работы. По структуре и стилю изложения резюме напоминает автобиографию.

В России резюме имеет необязательный информационно-рекламный характер и не является документом, несущим правовую нагрузку. В процессе решения вопроса о приеме помимо резюме заполняется личный листок по учету кадров (анкета) и часто составляется автобиография, содержание которых проверяется сотрудником отдела кадров и которые играют основную достоверную роль в изучении анкетно-биографических данных кандидата на должность.

Другой информационный документ — автобиография пишется поступающим на работу в произвольной форме с обязательным изложением основных этапов жизни и трудовой деятельности. В автобиографии должны быть отражены: фамилия, имя, отчество, причины изменения фамилии, год и место рождения, социальное положение, образование, какие учебные заведения заканчивал и по какой специальности, трудовая деятельность с указанием в прямом хронологическом порядке времени, должности и места работы, причин перехода с одной работы на другую и перерывов в работе более одного месяца, служба в Российской Армии, награды, поощрения, взыскания, судимость, семейное положение, основные сведения о ближайших родственниках, иные сведения, которые желает сообщить гражданин о себе. Используется повествовательная форма изложения.

Автобиография подписывается и датируется составившим ее лицом. В некоторых учреждениях действуют типовые бланки этого вида документа, облегчающие процесс его составления.

В кадровой службе на основании дополнительной анкеты и автобиографии может составляться биографическая, кадровая справка или справка из личного дела (справка-объективка) претендента на должность, в которой указываются основные анкетные данные и этапы его трудовой деятельности. В последующем, после назначения гражданина на должность, эта справка периодически (раз в два-три года) обновляется, предыдущий экземпляр уничтожается.

Рекомендательное письмо составляется организацией или авторитетным частным лицом. Письмо не носит официального характера. В нем оценивается та работа гражданина, которую он исполнял, работая в данной организации. В письме описываются знания и навыки претендента на должность и оцениваются его личные качества. С согласия гражданина на рекомендательное письмо может быть сделан запрос или необходимые сведения получены по телефону и зафиксированы сотрудником отдела кадров. По сути, рекомендательное письмо выполняет ту же функцию, что и характеристика.

Характеристика (рекомендация) является официальным документом и дает оценку деятельности данного лица в целом. Обычно выдается по запросам военкоматов, следственных органов, судов, государственных учреждений, крупных фирм и т. п., предоставляется в аттестационные комиссии. Характеристика составляется руководителем структурного подразделения, в котором трудится работник, подписывается первым руководителем организации или полномочным заместителем первого руководителя и представителем профсоюзного органа. Характеристика отражает мнение этих лиц о данном работнике. Подписи заверяются гербовой печатью организации. Характеристика оформляется на общем бланке и обязательно датируется.

В характеристике указываются анкетные данные и должность работника, время работы в организации, на предприятии, продвижение по службе, отношение к работе, рост профессионального уровня, наличие правительственных наград и поощрений. Оценивается деловой и моральный уровень работника, его личные качества, черты характера. Текст излагается от третьего лица. В конце характеристики сообщается ее целевое назначение, т. е. для представления в какую организацию или с какой целью она выдана.

Рекомендательное письмо и характеристика выдаются на руки гражданину или пересылаются по запросу.

Представление к назначению на должность. Рассмотрение вопроса о назначении на должность может сопровождаться рассмотрением представления к назначению, составленного другой организацией. Представление составляется во всех случаях приема граждан на руководящие или ответственные должности в государственном аппарате, государственных организациях, предприятиях и крупных негосударственных структурах.

Если руководящая должность, на которую рекомендуется данное лицо, входит в номенклатуру вышестоящего органа управления, то сформированный комплект указанных выше документов и одновременно в установленных законом случаях документы (выписка из протокола собрания, протокол счетной комиссии, решение) об избрании в должности направляются в этот орган для рассмотрения и издания приказа о назначении. По руководящим должностям, входящим в учетно-контрольную номенклатуру вышестоящего органа управления, требуется получение письменного согласия этого органа до издания приказа о назначении.