Передача документов в структурные подразделения

Для этого реализуются несколько технологий, иногда параллельно. Для обычной корреспонденции в службе ДОУ применяются сортировальные ячейки, аналогичные почтовым, где каждому подразделению отводится своя промаркированная ячейка. Документы из ячеек в определенное время, в соответствии с графиком работы службы ДОУ, забирают сотрудники подразделений самостоятельно.

Более важные документы, документы с ограниченным доступом разносят с соблюдением точного графика сотрудники службы ДОУ (рис. 10.2). При этом они же забирают в подразделениях и документы, предназначенные к отправке.

В случае большой срочности или конфиденциальности производится разовая доставка документов конкретному исполнителю (службой ДОУ, секретарем подразделения, вызывается исполнитель для получения документа). Как правило, документы передаются внутри организации без расписки, но для конфиденциальных документов, срочных, особо важных документов она обязательна. Для этого используют разносные книги упрощенного графления или вторые экземпляры регистрационных карточек (рис. 10.3). При эксплуатации системы компьютерной регистрации документов и автоматизированного документооборота в нормативных методических документах (инструкциях) должен быть оговорен способ передачи информации исполнителю: электронную копию документа через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.

Рис. 10.2. Образец графика доставки документов.

Рис. 10.3. Образец графления разносной книги.

Обработка поступающих документов может считаться оптимальной, если документ поступает к конечному исполнителю в течение следующего дня после его получения организацией.

Обработка отправляемой корреспонденции

Телефонограммы, факсограммы, электронные документы обычно посылаются самостоятельно, непосредственно с рабочих мест, если руководство организации не принимает решение о подконтрольной службе ДОУ централизованной рассылке всех исходящих документов.

Бумажные документы, в том числе и телеграммы, отправляются, как правило, централизованно через экспедицию. Отправка документов по почте или передача их с помощью курьеров (сотрудников) решается исходя из конкретной ситуации. При отправке для экспедиционной обработки должны приниматься только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные документы.

На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку. После регистрации документа силами службы ДОУ или исполнителем (это должно оговариваться в инструкциях по ДОУ) организуется его размножение в количестве экземпляров, обеспечивающих отправку по всем указанным адресам рассылки и сохранении обязательного экземпляра.

Исполнитель определяет индекс дела, в которое должен быть подшит контрольный экземпляр документа, содержащий отметки о согласовании, и проставляет на нем отметку о направлении в дело; если документ является ответом, то документ-запрос сдается при регистрации вместе с ответным документом.

При решении оперативных вопросов по телефону или лично на исполненном документе и в регистрационно-контрольной форме исполнитель делает отметку, содержащую исчерпывающие сведения об исполнении, например:

Недооформленные, неправильно оформленные и некомплектные документы службой ДОУ должны возвращаться исполнителям.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться в день их поступления в службу ДОУ. При этом дополнительно проверяется:

• — наличие адресов рассылки на самом документе или на отдельном листе;
• — наличие необходимого числа копий, без учета экземпляра, остающегося в офисе;
• — уточняется форма отправки корреспонденции: курьерская, телеграфная, электронная, электрографическая (факс), почтовая. В последнем случая важен вид почтового отправления: бандероль, простое, заказное, ценное письмо.

Сотрудник, осуществляющий отправку корреспонденции, обычно формирует единое почтовое отправление, если несколько авторов отправляют документы одному адресату.

Экспедиционная обработка отправляемых документов включает в себя:

• — сортировку почты по корреспондентам;
• — упаковку и оформление почтового отправления;
• — передачу корреспонденции в отделение связи.

Отправка документов на машинных носителях, посылок и бандеролей должна производиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Ответственность за упаковку документов должен нести исполнитель документа совместно со службой ДОУ. Обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основаниях.

Упаковка и оформление корреспонденции осуществляется в соответствии с действующими почтовыми правилами и должна проводиться в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Оформление и отправление служебных телеграмм должно осуществляться в течение часа после их регистрации в службе ДОУ.