Документирование трудовых правоотношений

Характеристика комплексов кадровой документации

В основе информационно-документационной системы с учетом ее особого правового значения лежат Конституция и законодательные акты, которые устанавливают принципы и формы взаимоотношений граждан с учреждениями, организациями и предприятиями, работодателей и работников, диктуют порядок документирования этих взаимоотношений.

Основным законодательным актом является ТК. Большую роль в регулировании различных отношений граждан с учреждениями и фирмами играют: ГК, информационное, налоговое, пенсионное законодательство и т. п. Здесь же следует отметить нормативно-правовые документы, регулирующие трудовые правоотношения в специфических отраслях экономики, — уставы и положения о дисциплине (на железнодорожном транспорте, в пароходствах и др.).

Нормативная и нормативно-справочная документация

Нормативная и нормативно-справочная документация издается различными ветвями власти, органами субъектов РФ, детализирует и регламентирует единообразную практику применения норм права, например: Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих, Единая тарифная сетка для служащих государственных организаций и т. д. Субъекты Федерации издают свои документы, не противоречащие нормам российского законодательства.

Формирование информационной части кадровых документов и их формы основывается на общероссийских классификаторах технико-экономической и социальной информации, а также УСД.

Плановая кадровая документация

Комплекс плановой документации включает в себя документы перспективного и текущего прогнозирования и планирования в части комплектования кадрами организаций и фирм, численного состава различных категорий рабочих и служащих, нормирования труда, повышения квалификации рабочих и служащих и т. п.

Плановые документы составляются совместно сотрудниками планово-экономического управления (отдела), управления (отдела) кадров и других заинтересованных функциональных отделов. Программы и планы обычно подписываются руководителем планово-финансового подразделения и утверждаются первым руководителем организации.

Технологическая цепочка процедуры составления плановых документов в обобщенном виде включает в себя:

• — сбор, обобщение и анализ отчетных экономических показателей в сфере кадрового обеспечения организации за предыдущий и текущий периоды времени;
• — выработку концепции предполагаемого развития деятельности организации и проектирования новых направлений работы в последующие годы, совершенствования технической и технологической сферы обеспечения направлений деятельности, роста финансовых возможностей, размеров прибыли и состояния рынка продукции и услуг;
• — прогнозирование динамики изменения должностного состава работников организации в разрезе специальностей, профессий, квалификации;
• — проектирование динамики роста или уменьшения потребности по каждой должности, рабочему месту;
• — определение источников пополнения работниками по каждой должностной категории и динамики удовлетворения потребности;
• — расчет числа сокращаемых работников по должностям и определение перспектив их трудоустройства;
• — расчет возможностей роста материального обеспечения труда работников, но должностям;
• — расчет возможностей совершенствования социальной и инфраструктуры организации;
• — разработку проектов программ развития и реализующих их долгосрочных и текущих планов;
• — согласование, подписание и утверждение программ и планов;
• — детализацию программ и планов по направлениям деятельности организации, структурным подразделениям и филиалам;
• — текущее корректирование программ и планов с учетом реальных условий деятельности организации.

Программа — это плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития того или иного вида деятельности и имеющий, как правило, перспективную направленность. Например: Программа социального развития коллектива работников организации на 2010—2015 гг.

План — документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), сроки, ответственных исполнителей, например, План комплектования рабочими кадрами производственных подразделений.

Планы бывают перспективные, годовые, квартальные, месячные. В качестве приложений планы и программы могут иметь графики, обоснования и расчеты, которые подписываются руководителями, составившими основной документ. Плановые документы согласовываются с профсоюзным органом и утверждаются первым руководителем предприятия или его заместителем.

К плановой документации относятся: структура и штатная численность предприятия; штатное расписание; график отпусков рабочих и служащих; программы и планы расширения или сокращения числа сотрудников, изменения их квалификационного состава и соответствующие документы-обоснования (докладные записки, заключения, справки и др.). Указанные документы должны составляться в полном соответствии с утвержденными программами и планами развития кадрового обеспечения деятельности организации.

Структура и штатная численность организации имеют в содержательной части две графы: наименование структурных подразделений и должностей; штатная численность. Документ подписывается заместителем руководителя организации или руководителем структурного подразделения, утверждается первым руководителем организации и заверяется печатью организации. При необходимости внесения изменений и дополнений в этот документ издается приказ, в вводной части которого указывается основание для корректирования отдельных позиций структуры и штатной численности.

Штатное расписание (форма № Т-3) содержит в табличной части следующие графы: код и наименование структурного подразделения; код и наименование должности; количество штатных единиц; должностные оклады; надбавки (персональные и пр.); месячный фонд заработной платы; примечание.

Штатное расписание подписывает заместитель руководителя организации или руководитель структурного подразделения и утверждает первый руководитель организации.

(«Утверждаю штат в количестве __ единиц с месячным фондом заработной платы 500 000 рублей»). Гриф заверяется печатью организации. Для внесения изменений и дополнений в штатное расписание необходимо издание приказа.

График отпусков (форма № Т-7) в табличной части содержит следующие графы: табельный номер; фамилия, имя, отчество; должность; месяцы для фиксирования продолжительности отпуска и изменений даты ухода в отпуск и выхода на работу; основание изменения даты ухода в отпуск и выхода на работу. График подписывается руководителем кадровой службы, визируется руководителями структурных подразделений, согласовывается с профсоюзным органом и утверждается первым руководителем организации.