Оформление служебных документов в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003

Требования к оформлению документов

Требования к оформлению организационно-распорядительной документации определены ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов", который принят постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст и введен в действие с 1 июля 2003 г.

Данный стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие, фиксирующие решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности предприятий, организаций и объединений независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности.

Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов. При этом следует иметь в виду, что требования данного стандарта носят рекомендательный характер.

Каждый документ состоит из набора отдельных элементов (автор документа, текст, номер и дата, адресат, подпись, печать и др.), которые называются реквизитами. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, составляет формуляр документа.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

• — 01 Государственный герб РФ;
• — 02 герб субъекта РФ;
• — 03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• — 04 код организации;
• — 05 основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
• — 06 идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
• — 07 код формы документа;
• — 08 наименование организации;
• — 09 справочные данные об организации;
• — 10 наименование вида документа;
• — 11 дата документа;
• — 12 регистрационный номер документа;
• — 13 ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• — 14 место составления или издания документа;
• — 15 адресат;
• — 16 гриф утверждения документа;
• — 17 резолюция;
• — 18 заголовок к тексту;
• — 19 отметка о контроле;
• — 20 текст документа;
• — 21 отметка о наличии приложения;
• — 22 подпись;
• — 23 гриф согласования документа;
• — 24 визы согласования документа;
• — 25 оттиск печати;
• — 26 отметка о заверении копии;
• — 27 отметка об исполнителе;
• — 28 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
• 29 отметка о поступлении документа в организацию;
• — 30 идентификатор электронной копии документа. Нормативными актами закреплены следующие требования к оформлению реквизитов документов.

Гербы, эмблемы, товарные знаки и т. п. Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», а герб субъекта РФ — в соответствии с правовыми актами субъектов Федерации.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят па бланке, если на нем имеется Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.

Все вышеперечисленные реквизиты располагают по центру над наименованием организации. При этом эмблему или товарный знак допускается располагать на одном уровне с наименованием организации.

Наименование организации (филиала и т. п.) и данные о ней. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации. Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке РФ.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Код организации проставляют согласно Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРП) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Сведения о документе. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 200 000). В письме наименование вида документа не указывают.

Код формы документа проставляют по ОКУД.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, созданные несколькими организациями, должны иметь одну (единую) дату. Ранее действовало правило, согласно которому в том случае, если авторами документа являлось несколько организаций, датой документа становилась наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. День и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты (например, 5 марта 2013 г.), а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца (например, 2013.03.05).

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

Адресаты. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу его инициалы ставятся перед фамилией. Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, их следует указывать обобщенно.

В состав реквизита " Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Оформление текста. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:

• — о чем? (о ком?) (например: " Приказ о создании аттестационной комиссии");
• — чего? (кого?) (например: " Должностная инструкция секретаряреферента «).

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не указывать.

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.).

Характеристики, выраженные словесно, согласовываются с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк нужно согласовывать с заголовками.

Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Связный текст, как правило, состоит из двух частей.

В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; справки).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и прочее, то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»), а в совместных распорядительных документах — от первого лица множественного числа («приказываем «, «решили »).

Текст протокола оформляется от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

• — от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
• — от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
• — от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ООО „Смоленскстрой“ считает возможным»).

Приложения. Документы-приложения могут быть трех видов:

• — утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение);
• — поясняющие или дополняющие содержание другого документа;
• — направляемые с письмом в другие организации.

На приложениях к распорядительным документам и приложениях, дополняющих или поясняющих содержание другого документа, в правом верхнем углу указывают:

Приложение к_ №_"

наименование документа

Состав реквизитов и порядок оформления документов-приложений должен соответствовать требованиям УСД, к которой относится документ-приложение.

При наличии нескольких приложений они нумеруются. При рассылке приложений без распорядительных документов на приложениях проставляется гриф утверждения с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом: " Приложение: на 5л. в 2 экз." .

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:

• 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
• 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7л. в 2 экз." .

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

В приложении к распорядительному документу (постановление, приказ, распоряжение, правила, инструкция, положение, решение) на первом его листе в правом верхнем углу пишут " Приложение №_" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Например:

" Приложение № 2 к приказу Генерального директора

ООО «Соленоид»

от 02.02.2013 М 9″

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии последнего оформляют следующим образом: " Приложение: письмо ОАО «Хлебушек» от 14.12.2013 № 02−4/156 и приложение к нему, всего на 4 л." .

Если приложение направляют не во все указанные в документ адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: " Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес" .

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №_» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки. Например:

" ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу директора Института

от 15.02.2013 № 1%

Согласование документа. Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций.

Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться в следующей очередности:

• — руководителями структурных подразделений, специалисты которых разрабатывали проект документа;
• — работниками, ответственными за разрешение функциональных вопросов (главные, старшие специалисты и т. д.);
• — с юридической службой, службой документационного обеспечения;
• — с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером);
• — с заместителем председателя коллегиального органа или с заместителем руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа.

Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой, которая включает в себя личную подпись визирующего и дату визирования. При необходимости может быть указана должность визирующего. Расшифровка его подписи (инициалы и фамилия) обязательна. Например:

" Начальник юридического отдела Личная подпись А. С. Орлов 25.01.2013″

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

" Замечания прилагаются. Личная подпись А. С. Орлов 25.01.2013″

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Лист согласования может выглядеть следующим образом:

" «СОГЛАСОВАНО»

Зам. директора В. В. Вербицкий

" 19″ февраля 2013 г.

Главный бухгалтер Т. К. Мироненко

" 17″ февраля 2013 г."

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа должно осуществляться в следующей очередности:

• — с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;
• — организациями и научно-производственными объединениями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;
• — общественными организациями — в случае необходимости;
• — органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (санитарный, противопожарный и т. д.);
• — вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции — в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий, только с разрешения этих органов.

Внешнее согласование может быть оформлено грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа. Оформление такого согласования аналогично приведенному выше.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО без кавычек, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Например:

" СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись А. Г. Грязнова

23.02.2013″

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и другими документами, гриф согласования оформляют следующим образом:

" СОГЛАСОВАНО Письмо ЗАО «Колосок» от 30.01.2013 № 1−805″

или.

" СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания совета директоров

ООО «Сладко»

от 21.12.2013 № 10″

Утверждение документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

" УТВЕРЖДАЮ

Г" перильный директор ЗАО «Беловск» Личная подпись И. В. Сергеев Дата 12.01.2013″

Допускается в реквизите «Гриф утверждения» документа центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

" УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ЗАО «Беловск» Личная подпись И. В. Сергеев Дата 12.01.2013″

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Подписи и печати. Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами организации (устав или положение о структурном подразделении, должностная инструкция, приказ о распределении обязанностей и др.).

Две или более подписи проставляются в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц. Документы денежного, материального или кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер (бухгалтер); совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций.

Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем. Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа в единоначальном порядке, имеют одну подпись.

Право подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений может предоставляться заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных подразделений. Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.); подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.

Протокол подписывают председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь.

Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией.

В состав реквизита " Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не па бланке, и сокращенное — на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне.

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись " Верно" ; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

В приложениях 7 и 8 представлены примерные перечни документов, которые подлежат утверждению и на которых ставится гербовая печать.

Отметки на документе. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом. Она включает фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Отметка о контроле — это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» .

Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:

" П. П. Петров 924 45 67″

При направлении документов в другую организацию рекомендуется указывать имя и отчество исполнителя полностью, для того чтобы облегчить процесс общения. Для российского человека гораздо привычнее обратиться к кому-либо " Петр Петрович", нежели «господин Петров» .

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело» ; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. Например:

" Вх. № 12 345−02 От 20.02.2013″

Отметка для автоматического поиска документа (идентификатор электронной копии) проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа (можно в виде колонтитула). Она содержит имя файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.